50 consigli d'oro per migliorare la produttività

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Impara a gestire il tuo tempo, lavorare in modo efficiente e riposare correttamente.

Pianificazione

1. Stabilisci gli obiettivi correttamente

Per raggiungere un obiettivo, devi prima formularlo correttamente. Usa un sistema SMART: gli obiettivi dovrebbero essere specifici e misurabili, realistici e realizzabili, significativi per te e avere scadenze chiare.

2. Concentrati sul processo

Stabilisci obiettivi in base al processo, non al risultato. "Diventare un ballerino" è un'impostazione di compito senza successo. È difficile avvicinarsi, perché non è chiaro da dove cominciare. Poniti l'obiettivo di "iscriverti a un ballo e andare a lezione tre volte a settimana", sarà più efficace. Almeno capirai se sei pronto a passare anni ad allenarti per il bene dei tuoi sogni o no.

3. Usa la tecnica GTD

GTD (Getting Things Done) è un sistema per il lavoro produttivo del business coach David Allen. Il suo obiettivo principale è completare tutti i casi disponibili e allo stesso tempo scaricare il cervello da una pianificazione infinita. L'essenza della tecnica è scrivere assolutamente tutte le attività utilizzando elenchi diversi e aggiornarle costantemente. Quindi anche i compiti più piccoli e apparentemente non importanti non ti faranno stordire la testa e ti distrarranno dal lavoro. E i progressi della loro implementazione saranno sempre davanti ai tuoi occhi.

4. Comprendi la differenza tra essere occupato ed essere efficiente

Potresti essere costantemente impegnato, ma ciò non significa che tu sia produttivo. Considera quanto sono utili le tue azioni, come si relazionano al tuo lavoro e se ci sono attività nel tuo piano che non ti avvicinano al tuo obiettivo. Se c'è, escluderli.

5. Usa calendari invece di elenchi di cose da fare

Pianificare le cose direttamente sul tuo calendario ti aiuterà a distinguere l'intenzione di fare qualcosa dall'impegno di iniziare un'attività specifica in un determinato momento. Rende più facile distribuire le cose per una settimana e un mese e trovare rapidamente il tempo libero per cambiare qualcosa nella tua pianificazione.

6. Dimentica il multitasking

Puoi fare più cose contemporaneamente, ma è improbabile che tu ottenga buoni risultati. Numerosi studi hanno dimostrato che il multitasking riduce l'efficienza del lavoro. Hai solo un senso di soddisfazione, che dura poco e viene sostituito dal burnout. Prendi l'abitudine di svolgere le attività in sequenza e la tua efficienza non farà che aumentare.

7. Dare priorità

La matrice del 34 ° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, aiuterà ad assegnare correttamente i compiti in base alla loro priorità. Tutte le attività devono essere divise in quattro gruppi:

1. Importante e urgente.
2. Importante e non urgente.
3. Poco importante e urgente.
4. Poco importante e non urgente.

Quindi vedrai cosa deve essere affrontato subito, cosa trasmettere agli altri e cosa non è necessario fare affatto.

8. Riduci l'elenco delle responsabilità importanti a tre

Non cercare di riempire il programma della tua giornata solo con compiti difficili: non è lontano dall'esaurimento o dal burnout professionale. E non c'è bisogno di parlare di produttività. Affronta non più di tre compiti essenziali al giorno, alternali a quelli semplici e trova il tempo per riposare.

9. Stabilisci delle scadenze

Se sei abituato a rimandare le cose importanti per dopo e poi fai tutto in fretta, trova le tue scadenze personali. Ad esempio, il tuo capo ti chiede di inviare due rapporti di grandi dimensioni venerdì: impostane uno tu stesso entro mercoledì.

10. Dedica un'ora al giorno a cose non urgenti

Impantanarsi nella routine delle attività quotidiane urgenti e rimandare all'infinito altre attività importanti e non urgenti è molto facile. Ma non puoi mai arrivare a loro in quel modo. Non aspettarti di avere un giorno più libero un giorno. Se vuoi finire di leggere un libro, prenditi del tempo ogni giorno. Se sogni di diventare un artista famoso, esercitati a disegnare ogni giorno.

Motivazione

11. Non aver paura di commettere errori

La paura di fare qualcosa non così spesso ti fa stare fermo e non fare nulla. Impara a percepire gli errori come una spinta allo sviluppo. Quando fallisci, pensa al motivo per cui hai fallito e colma il divario nelle tue conoscenze e abilità. Col tempo, diventerai persino grato per i tuoi errori.

12. Chiedi di criticarti

Non giudicarti severamente: invita qualcuno a valutare obiettivamente il tuo lavoro. Chiedi un feedback al tuo capo. Per un sincero desiderio di vedere i tuoi errori e migliorare le prestazioni, non sarai rimproverato. Bene, le lodi ti aiuteranno a trarre ispirazione e ad andare avanti.

13. Aumenta le tue abilità

È impossibile rimanere produttivi a lungo senza un costante apprendimento e autoeducazione. Prima o poi ti annoierai o raggiungerai il limite massimo della tua professione. Pertanto, sforzati di imparare sempre cose nuove: affronta compiti insoliti e non rinunciare a progetti interessanti.

14. Evita i piagnucoloni, i pessimisti e gli allarmisti

Le persone tendono a diventare dipendenti dalle emozioni degli altri. Se qualcuno nel tuo ambiente ripete costantemente quanto tutto vada male, un giorno la depressione ti travolgerà. Il panico di un collega, le cui scadenze bruciano ogni settimana, si diffonderà sicuramente a te. Pertanto, parti, smetti di comunicare e interrompi la relazione: non lasciare che il tuo umore si rovini.

15. Circondati di persone intelligenti

Il circolo sociale influenza il nostro sviluppo. Circondati di mentori e solo persone interessanti: lascia che ti motivino e ti ispirino costantemente, costringendoti a lottare per il loro livello. Partecipa a seminari specializzati, conferenze, unisciti a comunità professionali e fai nuove conoscenze.

16. Non seguire i successi degli altri

Troppa ossessione per i risultati degli altri ci ostacola solo. Smettila di essere geloso di un'amica che ha aperto la tua attività o di una compagna di classe che guadagna con successo con il suo hobby. Disconnettiti dallo spiare la vita degli altri e vai avanti con il raggiungimento del tuo obiettivo.

17. Chiedi aiuto

Non aspettarti di fare un grande lavoro da solo. Se hai bisogno di aiuto, chiedilo. Affrontare un compito difficile e portarlo a termine da soli non è motivo di orgoglio, ma piuttosto di stupidità. Comprendi che stai lavorando per un risultato e, per il bene di esso, non trascurare l'esperienza e i consigli degli altri.

18. Crea il tuo metodo di produttività

Non seguire ciecamente tutte le tecniche di gestione del tempo, i suggerimenti per il rilassamento e i suggerimenti per risparmiare tempo. Analizza ciò che ti sta realmente aiutando e scarta ciò che non ti sta facendo bene. Il tuo obiettivo è essere efficace, non battere il record per gli strumenti di produttività più utilizzati.

Concentrazione

19. Libera il tuo cervello dai problemi quotidiani

Metti insieme un guardaroba capsula in modo da non pensare a cosa indossare in ufficio la mattina. Stabilisci un programma per le pulizie e le faccende domestiche. Vai a fare la spesa nei fine settimana e crea un menu per la settimana. Quando tutte le faccende domestiche sono sistemate e pianificate, ti concentri sul lavoro.

20. Trova la tua attività di punta

Qualcuno consiglia di svolgere compiti complessi all'inizio della giornata lavorativa e di lasciare piccoli compiti per la sera. Ma questo metodo non è adatto per i gufi o per chi ha bisogno di accelerare. Pertanto, determina i periodi in cui puoi lavorare in modo più efficiente e pianifica le attività che richiedono tempo durante questo periodo. Per identificarli, è sufficiente annotare il livello della propria concentrazione durante il giorno per diverse settimane. Oppure usa un calcolatore di produttività dedicato.

21. Non rimandare le cose che ti rendono nervoso

Se sei preoccupato per una chiamata importante o hai paura di chiarire qualcosa con il tuo capo, non tardare. Risolvi subito compiti spaventosi, anche se il solo pensiero ti fa preoccupare. Perché sono questi pensieri che distraggono dal lavoro e riducono la concentrazione. Più velocemente lo fai, più velocemente ti calmi.

22. Prendi appunti a mano

Le idee interessanti che visitano accidentalmente la testa tendono a essere immediatamente dimenticate. A volte ci perdiamo nei nostri pensieri mentre apriamo l'app di registrazione sul nostro smartphone. E a volte ci facciamo distrarre da qualcos'altro: messaggi, notizie e social network. Pertanto, scrivilo su carta: anche le note scritte a mano ti faranno ricordare meglio le informazioni. Acquista un piccolo album da disegno approssimativo su cui puoi annotare rapidamente alcune parole o un blocco di adesivi e tenerli a portata di mano.

23. Imposta promemoria

La necessità di fare qualcosa in un determinato momento crea un'ansia interiore che distrae dal lavoro principale. Inoltre, la paura inconscia di dimenticare alcuni affari potrebbe non essere nemmeno sentita. Pertanto, imposta promemoria sonori di cose legate a un momento specifico. Questo ti libererà da sguardi costanti all'orologio e nervosismo inutile.

24. Mantieni ordinato il tuo posto di lavoro

Ogni giorno, quando finisci di lavorare, metti le cose in ordine sul tavolo: ordina gli appunti, disponi i documenti, lava la tazza. A proposito, conta anche il desktop del computer. Chiudi tutte le schede non necessarie, elimina i file temporanei.

25. Fai attenzione all'illuminazione

Gli scienziati hanno dimostrato che l'illuminazione ha un profondo effetto sulla nostra produttività. La luce in ufficio dovrebbe essere il più vicino possibile alla luce diurna naturale, non calda o troppo fredda. Il valore ottimale è 4.500-5.000 K. Alla fine della giornata lavorativa, puoi passare a una luce calda per rilassarti e prepararti al riposo.

Esecuzione di compiti

26. Corri sprint

Probabilmente hai sentito parlare della tecnica del pomodoro: organizzare il lavoro in segmenti di 25 minuti con pause di 5 minuti. Questo lasso di tempo potrebbe non essere adatto a te, ma la cosa principale è nella sua essenza. Dedicati brevi periodi di piena concentrazione - da 20 minuti a un'ora - in cui non sarai distratto da nulla, e prenditi delle pause nel mezzo.

Usa le app:

27. Non avere fretta di svolgere nuovi incarichi

Non lasciare la tua attività incompiuta a causa di un'attività improvvisa o della richiesta di qualcuno. Certo, è importante stabilire delle priorità: se un nuovo compito è più importante e deve essere svolto il prima possibile, distraiti e sacrifica l'attualità. In caso contrario, rimandare. Anche se ti chiedono molto.

28. Visualizza

La visualizzazione ti aiuterà a risparmiare tempo, memorizzare meglio le informazioni, comprendere un nuovo argomento e prendere una decisione informata. Utilizza diverse tecniche: etichetta le attività per categoria, disegna grafici, tabelle e mappe mentali.

29. Lascia i compiti incompleti

Prenditi il tuo tempo per completare contemporaneamente compiti grandi e complessi. Affidati all'effetto Zeigarnik. La sua essenza è che il cervello ricorda meglio le azioni incompiute e continua inconsciamente a pensarci. Se sei terrorizzato da un compito difficile, inizialo e rimandalo: mentre stai facendo altre cose, potrebbero venirti in mente molte idee interessanti.

30. Inizia in piccolo

Se non riesci a iniziare un'attività, dedica solo 10 minuti per essa. È probabile che sarai coinvolto e continuerai a lavorare. Bene, se no, allora almeno inizia. E allo stesso tempo, controlla tu stesso l'efficacia del punto precedente.

Risparmia tempo

31. Scopri dove stai trascorrendo il tuo tempo

Prova un esperimento: prova a scrivere assolutamente tutto per una settimana, anche i casi più piccoli e il tempo dedicato a ciascuno di essi. Infine, analizza l'elenco risultante.

32. Rifiuta le chiamate

Cerca di parlare meno al telefono. Effettuare una chiamata richiede più tempo che scrivere e leggere un messaggio. Inoltre, non a tutti viene in mente di mettere in guardia su di lui, il che significa che puoi improvvisamente e nel momento sbagliato essere distratto dal lavoro. Se hai ancora bisogno di effettuare una chiamata importante, pianificala e aggiungila alla tua lista di cose da fare in modo da poter allocare chiaramente il tempo per altre attività.

33. Disattiva avvisi

Disattiva le notifiche per app, messenger, social network e posta. Non richiedono molto tempo, ma sono molto fonte di distrazione e possono trascinarti in un viaggio su Internet. Se non riesci a liberarti della tentazione di controllare i tuoi messaggi, lascia notifiche su di loro solo da contatti importanti.

34. Controlla la tua email nel pomeriggio

Elimina il controllo e-mail mattutino per non essere distratto da attività già programmate e non adattarti alla routine quotidiana di qualcun altro. Se sei abituato a rispondere subito e non riesci a resistere agli sms, la conversazione può trascinarsi per l'intera giornata. Non tenere aperta la scheda del browser, ma utilizza i modelli per rispondere rapidamente ai messaggi.

35. Pulisci la tua casella di posta

Sforzati di garantire che solo quelli importanti rimangano tra i messaggi non letti. Elimina immediatamente lo spam non necessario e crea una casella di posta separata per la posta personale e gli abbonamenti interessanti. Quindi non devi cercare a lungo nella posta e cercare tra tutte le lettere che sono veramente necessarie.

36. Impara a digitare con il tocco

Quando si lavora al computer, la digitazione tattile consente un notevole risparmio di tempo. L'abilità può essere appresa utilizzando i servizi online,,. La cosa principale è dedicare tempo a questa attività ogni giorno.

37. Usa i tasti di scelta rapida

I tasti di scelta rapida sono progettati per un lavoro rapido. Ricorda le loro combinazioni, semplificano notevolmente l'uso di un computer e di singoli programmi.

38. Salva i file direttamente nella cartella desiderata

Quando si scarica o si crea un documento, nominarlo immediatamente e inviarlo alla cartella desiderata. Potresti non avere tempo, ma alla fine è molto più veloce e più facile che controllare e ordinare tutti i download sul tuo computer o rastrellare i file nel cloud storage.

39. Non cercare scuse

Basta non sprecare il tuo tempo su di esso. Trovare scuse è improduttivo, poco professionale e fastidioso. Meglio ammettere fermamente il tuo errore e iniziare immediatamente a correggerlo.

Ricreazione

40. Segui una dieta informativa

Enormi flussi di informazioni caricano il sistema nervoso e interferiscono con il rilassamento. Secondo le statistiche, ogni persona trascorre circa 2, 7 ore al giorno solo in TV. A questo si aggiungono Internet e i social network. Siti di notizie, canali e comunità competono senza sosta per la nostra attenzione, parlando spesso della stessa cosa. Pertanto, non è necessario dedicare tempo a guardarli: scoprirai comunque notizie importanti.

41. Fai lunghe pause

Se hai un compito difficile che richiede molta concentrazione, disconnettiti dal lavoro per almeno mezz'ora. Alzati dalla scrivania e fai un po' di attività fisica.

42. Ascolta la musica

La ricerca mostra che la musica aumenta la produttività, la creatività e l'umore in generale. Se trovi difficile concentrarti con lei, ascolta i tuoi artisti preferiti nel mezzo.

43. Esci più spesso

Preferibilmente proprio durante la giornata lavorativa. L'aria viziata in ufficio riduce la produttività, porta a mal di testa e stress. Gli scienziati hanno anche coniato il termine Sick Building Syndrome, una condizione in cui le persone avvertono sintomi dolorosi a causa della scarsa ventilazione, illuminazione e riscaldamento degli edifici. E mentre il tuo ufficio potrebbe essere sano, il tuo corpo apprezzerà ancora di più l'aria fresca.

44. Pianifica in anticipo la tua serata e il fine settimana

Decidi in anticipo come trascorrerai la tua vacanza e cerca di riempirla con le tue cose preferite. Sdraiato senza meta sul divano porterà solo a un affaticamento ancora maggiore e in previsione di un fine settimana interessante e di lavorare meglio.

45. Non pensare affatto al lavoro un giorno alla settimana

Prometti a te stesso di non toccare il tuo lavoro nel giorno libero o di non pensarci affatto. Anche se hai una riunione importante o un affare in sospeso. Ricorda che hai anche un'altra vita: dedicaci completamente questa giornata.

46. Prenditi del tempo libero

Se vai regolarmente al lavoro, non prendere del tempo libero per questioni familiari ogni settimana e raramente prendi un congedo per malattia, prenditi un giorno libero proprio così. Trascorri un giorno in più a casa dopo aver completato un progetto importante o prima di una presentazione. Consenti a te stesso di riavviare senza aspettare il fine settimana.

Salute

47. Vivi secondo un programma

Non prendere la routine quotidiana come un quadro rigoroso in cui devi guidare te stesso. Basta impostare una volta per andare a letto, svegliarsi e mangiare. E cerca di seguirlo ogni giorno. Ti sentirai sempre attivo, non soffrirai di sonnolenza e improvvisi attacchi di fame che interferiscono con la concentrazione.

48. Non usare l'alcol per rilassarti

Evita di bere prima di andare a letto, anche se trovi difficile rilassarti dopo una dura giornata di lavoro. L'alcol può davvero aiutarti ad addormentarti, ma dopo poche ore inizierà ad agire negativamente - e questo è irto di frequenti risvegli al mattino, sonnolenza diurna e perdita di concentrazione.

49. Mangia più spesso

Un pranzo abbondante sovraccarica il corpo: mette tutte le sue forze nella digestione del cibo, quindi diventa difficile concentrarsi sul completamento delle attività. Se ti senti assonnato dopo cena, dividi la tua porzione abituale in due pasti.

Invece di pasti pesanti, includi cibi che migliorano la concentrazione e la concentrazione nella tua dieta: verdure, erbe, pesce grasso, noci e cioccolato fondente. E non appoggiarti al caffè: in grandi quantità non rinvigorisce, ma piuttosto dà l'effetto opposto.

50. Fai sport

L'esercizio non solo migliora la salute, ma migliora anche l'attenzione, la concentrazione e la velocità del cervello. Aumentano anche l'autostima e li rendono più resistenti alle situazioni stressanti. Questo è un enorme vantaggio per la produttività, quindi fai almeno un po' di esercizio.

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