5 consigli per aiutarti a organizzare la tua giornata di lavoro

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Semplici trucchi che ti salveranno se non hai costantemente abbastanza tempo per qualsiasi cosa.

1. Dare priorità

C'è un modo molto semplice ma efficace per classificare i tuoi affari in base all'urgenza e all'importanza. Questo è un circuito chiamato Matrice di Eisenhower. È stato inventato da Dwight D. Eisenhower, presidente americano, generale dell'esercito degli Stati Uniti e solo una persona molto produttiva.

Ho due tipi di cose: urgenti e importanti. Le cose importanti raramente sono urgenti e quelle urgenti raramente sono importanti.

Dwight D. Eisenhower

La matrice di Eisenhower ha quattro sezioni. L'asse orizzontale mostra l'urgenza del caso e l'asse verticale mostra l'importanza. La matrice ti consente di organizzare facilmente tutte le tue attività in categorie: "Non urgenti e non importanti", "Urgenti ma non importanti", "Importanti e non urgenti" o "Urgenti e importanti".

Prova a dare la priorità alla matrice di Eisenhower e rimarrai stupito da quanto tempo dedichi a cose urgenti ma non molto importanti. Ad esempio, infiniti messaggi di colleghi o telefonate che ti distraggono solo da attività urgenti.

Trova il tempo per le cose giuste. Se c'è qualcosa di importante e urgente, fallo immediatamente. Pianifica compiti importanti, ma non urgenti, stima il tempo approssimativo per il loro completamento e decidi quando lo farai. Questioni non importanti ma urgenti possono essere delegate a qualcun altro. Rimanda i compiti non urgenti e non importanti per dopo o rifiutali del tutto.

2. Trova il tempo per un lavoro profondo

Il venture capitalist Sam Altman una volta disse: "La distrazione digitale è uno dei più grandi problemi psicologici del nostro tempo". Pensa: controlliamo i nostri smartphone in media 50 volte al giorno. E, secondo lo scienziato e scrittore Cal Newport, questo riduce significativamente la nostra capacità di pensare chiaramente ed essere creativi.

Nel suo “Lavorare con la testa. Patterns of Success da uno specialista IT” introduce il concetto di “Deep Work”. Questo tipo di lavoro implica una completa concentrazione e immersione in un compito specifico. Nessuna distrazione: massimo sforzo e concentrazione. Questo è l'unico modo per eseguire compiti davvero difficili con il giusto livello di qualità.

Newport cita le tattiche usate dal suo collega, il professore dell'Università della Pennsylvania Adam Grant. Dedica il semestre autunnale all'insegnamento, e la primavera e l'estate alla ricerca, e non li mescola mai. Durante un'intensa ricerca, il professore si espone al completo isolamento in modo che gli studenti non interferiscano con lui.

È probabile che tu non abbia l'opportunità di andare allo stesso modo e nasconderti da fonti di irritazione per diversi mesi. Non scoraggiarti: non devi immergerti nel "lavoro profondo" per un intero semestre. Newport crea il tuo programma in base alle tue preferenze personali.

Decidi a che ora ti senti più energico e vigile e svolgi il lavoro più difficile esattamente in quel momento, spegnendo lo smartphone e rifiutandoti di controllare la posta elettronica. Ad esempio, lo stesso Newport inizia a lavorare la mattina presto, ma non lo fa mai dopo le 17:30.

3. Stimare gli orari delle riunioni

Paul Graham, co-fondatore dell'incubatore di startup Y Combinator, che esistono due tipi di orari di lavoro: il programma "manager" e il programma "creatore".

La prima opzione è per organizzatori e capi. Secondo loro, l'orario di lavoro è facile da gestire. Devi dividere la giornata in intervalli orari. E quando appare una nuova attività, metti da parte un paio d'ore per essa, contrassegnandola nell'organizzatore. Pertanto, se il "manager" ha bisogno di programmare un orario per una riunione di lavoro o una sessione di brainstorming, guarda il suo calendario, trova un'ora non occupata e riunisce i suoi colleghi.

Ma per i "creatori" tali incontri, anche quelli programmati in anticipo, sono un disastro. Dopotutto, persone creative, programmatori, scrittori o artisti, non dividono il loro programma come "manager". Di solito devono utilizzare almeno mezza giornata per completare le attività e in un'ora si riscaldano solo al meglio. E quando, nel bel mezzo della loro attività lavorativa, i "creatori" devono staccarsi e andare a un incontro con i colleghi, cadono fuori dal loro ritmo e quindi è molto difficile per loro tornare al compito.

Il programma del manager e il programma del creatore funzionano bene da soli. Ma quando si intersecano, iniziano i problemi.

Paul Graham

Pertanto, se sei un manager, informati in anticipo dai tuoi subordinati quando è meglio organizzare riunioni congiunte per non interrompere le persone dal lavoro nei momenti più inopportuni.

4. Controlla il tuo consumo di energia

Tony Schwartz e Jim Loer nella vita a piena potenza! sostengono che la risorsa principale per un lavoratore produttivo non è il tempo, ma l'energia. Puoi dedicare un'intera giornata a un compito difficile, ma se ti manca la forza fisica e mentale, ristagnerai e non farai nulla di utile. Ma quando hai abbastanza energia interna, puoi affrontare una questione difficile in un paio d'ore e dedicare il resto della giornata a qualcosa di più semplice.

Schwartz e Loer distinguono quattro tipi di energia: fisica, emotiva, mentale e spirituale. E se ne perdi qualcuno, la tua produttività diminuirà.

• Energia fisica influisce direttamente sulla tua capacità di reagire all'ambiente e prendere le decisioni giuste. La mancanza di questa risorsa è associata a cattiva alimentazione, mancanza di sonno e affaticamento.
• Energia emotiva influisce sulla capacità di gestire correttamente le proprie emozioni in situazioni stressanti.
• Energia mentale ti consente di concentrarti su un compito e di non distrarti. Una persona con una grande quantità di esso può concentrarsi anche in una situazione stressante, quando tutti intorno a lui cercano di distrarlo.
• Energia spirituale ti permette di vedere l'obiettivo nelle tue attività al fine di mantenere la motivazione. Alimenta entusiasmo, tenacia e impegno.

Per mantenere tutti e quattro gli indicatori al livello corretto, mangiare bene, dormire a sufficienza ed esercitare (l'esercizio stimola l'attività cerebrale). E usa tecniche semplici per ricostituire l'energia.

La vita non è una maratona. La vita è una serie di scatti.

Tony Schwartz

Un buon metodo per alternare tra lavoro full immersion e breve riposo è la tecnica del Pomodoro, che si sposa perfettamente con il concetto di Deep Work di Cal Newport. Il principio è semplice: misuriamo 25 minuti con un timer e svolgiamo un compito importante per tutto questo tempo senza distrazioni. Quindi - una pausa per 5 minuti. Durante questo periodo, riforniamo di energia. Quindi ripetiamo il ciclo altre quattro volte e facciamo una lunga pausa per 20 minuti.

5. Mangia le rane a colazione

È mai successo a tutti così: ti imbatti in un compito che devi completare, ma davvero non vuoi farlo. Inizi a rimandare, e man mano che la scadenza si avvicina, ti incombe sempre di più, distraendo da altre cose e facendoti preoccupare ancora una volta.

Il famoso scrittore Brian Tracy chiama questi problemi "rane". E raccomanda di non rimandarli a più tardi, ma di farli il prima possibile.

Se mangi una rana al mattino, il resto della giornata promette di essere meraviglioso, poiché il peggio per oggi è passato.

Mark Twain

Dopo esserti liberato di un compito difficile, sentirai soddisfazione, otterrai una sferzata di energia positiva per il resto della giornata e potrai passare agli elementi successivi della tua lista con la coscienza pulita.