Perché una lista di controllo è un must per te al lavoro

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Una lista di controllo sembra un modo molto antiquato per organizzare il tuo flusso di lavoro, poiché ci sono così tante tecniche moderne là fuori. Ma siamo pronti a convincerti, usando un esperimento scientifico, l'opinione di un dottorato e l'esperienza del cantante del gruppo Van Halen come argomenti.

Nel mondo moderno, ci viene fornito un accesso senza precedenti alle informazioni. Possiamo imparare molto semplicemente chiedendo il termine di ricerca corretto o aprendo enciclopedie online. Tuttavia, con questa raffica di informazioni, abbiamo anche molte difficoltà.

Ora ne sappiamo più che mai, ma c'è un problema nel trasformare la teoria in pratica, dandole valore e utilità.

In molti modi, l'era dell'informazione ci ha reso molto meno pratici e saggi. Facci sapere molto, ma perdiamo facilmente la concentrazione, siamo distratti dalla cosa principale, permettiamo all'attenzione di dissiparsi. Inoltre, perdiamo facilmente di vista le basi, le informazioni di base essenziali e commettiamo errori con il senso della nostra competenza.

Secondo il chirurgo e ricercatore di sanità pubblica Atul Gawande, M. D., le persone dovrebbero sfruttare al meglio le loro conoscenze.

Atul Gawande chirurgo, giornalista, scrittore americano

Possiamo perdonare i fallimenti dovuti all'ignoranza. Se una persona non sapeva cosa fare in una determinata situazione, siamo lieti che abbia fatto ogni sforzo per risolvere il problema. Ma se ha saputo procedere, ma non ha applicato queste informazioni nel modo giusto, è difficile non arrabbiarsi.

Errori commessi a causa della ferma convinzione che "so meglio cosa fare" è spesso il più doloroso. Non hai fatto del tuo meglio e hai fallito, ma hai deliberatamente seguito la guida dell'eccessiva sicurezza e hai fallito. Atul Gawande crede che questo sia simile a come un semplice errore commesso da un chirurgo esperto porta alla morte di un paziente.

Come affrontiamo questo oceano di informazioni? Come utilizzare al meglio la conoscenza e lasciare spazio ai miracoli? Secondo il Dr. Gawande, puoi sentire il tuo potere e la tua competenza usando una lista di controllo.

Il Dr. Gawande ha studiato attentamente l'effetto delle checklist sui chirurghi, o meglio, sul numero di casi di infezione dei pazienti durante l'intervento chirurgico. Nonostante il fatto che l'esperimento coinvolgesse chirurghi rispettati e competenti, tutti loro, in un modo o nell'altro, rischiavano di commettere un errore durante l'operazione.

La lista di controllo presentata ai chirurghi era breve e semplice. Legge:

• Lavati le mani con sapone e acqua.
• Pulisci la pelle del paziente con un antisettico.
• Posizionare medicazioni sterili sul corpo del paziente.
• Indossa un cappello, una maschera, un camice sterile e guanti.

Gli studenti di medicina imparano a memoria questi passaggi, sono ovvi, semplici e necessari. Ma una persona non è una macchina e può dimenticare una delle azioni. Saltare un passaggio può portare all'infezione, il che significa cure aggiuntive, costi finanziari e, nel peggiore dei casi, la morte del paziente.

Sorprendentemente, non appena questa lista di controllo è apparsa davanti agli occhi dei medici, hanno cominciato a fare meno errori. Il numero dei contagi è diminuito del 66%. Ha risparmiato un sacco di soldi, ma soprattutto ha salvato più di mille vite.

Naturalmente, una lista di controllo come modo per strutturare i pensieri, semplificare le azioni e ricordare le informazioni necessarie è utile non solo per i medici, ma anche per ognuno di noi.

Potresti trovare offensivo scrivere una lista di controllo per non dimenticare nulla. Dopotutto, sei abbastanza intelligente e puoi fare affidamento sulla tua memoria. Ma l'obiettivo principale di una lista di controllo è la disciplina che ti aiuterà a seguire il percorso previsto ed evitare errori.

Perché fare una lista di controllo?

1. L'elenco di controllo ti aiuta a non dimenticare le informazioni di base e semplici. Il Dr. Gawande crede che la lista di controllo crei una sorta di "rete cognitiva" che ci protegge dai nostri stessi difetti: i confini della memoria e dell'attenzione. La lista di controllo ti assicura di non dimenticare le verità comuni nel momento in cui la stanchezza o la pigrizia si avvicinano.
2. La lista di controllo libera la tua mente, dandogli l'opportunità di lavorare su compiti davvero difficili. Una volta che hai smesso di preoccuparti di cose semplici e banali, hai la possibilità di concentrarti su scelte difficili. Funziona particolarmente bene nei casi in cui si verificano costantemente situazioni impreviste o non pianificate ed è piuttosto difficile controllarsi.
3. La lista di controllo aiuta a essere disciplinati. Questo è importante quando si tratta di attività di routine. Quando ci abituiamo a fare qualcosa di giorno in giorno, perdiamo facilmente entusiasmo e attenzione, commettiamo errori e calcoli sbagliati. Se ti senti troppo a tuo agio sul posto di lavoro, ti rilassi e la tua attenzione è distratta, la lista di controllo ti aiuterà a rimanere sveglio ogni minuto.
4. La lista di controllo fa risparmiare tempo. Non devi più pensare ad ogni tuo passo: hai già descritto tutto su un pezzo di carta. Se è necessario prendere una decisione ora, il tempo è la risorsa più preziosa. Una lista di controllo ti aiuterà a guadagnare secondi preziosi.

Sì, una lista di controllo non è il modo più originale per controllare il tuo flusso di lavoro. Ma allo stesso tempo, questo semplice strumento si rivela incredibilmente prezioso per chi cerca di ridurre gli errori e migliorare la qualità del proprio lavoro.

Come creare una lista di controllo efficace

Ci sono buone liste di controllo e cattive liste di controllo. Quindi, come crei una lista di controllo che ti aiuti a iniziare?

1. Concentrati solo sulle cose semplici. Lo scopo di una buona lista di controllo è trasmettere le informazioni necessarie. Nessun dettaglio. La lista di controllo non è una guida, non è un tour del tuo flusso di lavoro. Questo è un diagramma che ti aiuta a ricordare le cose più importanti. Una buona lista di controllo dovrebbe avere da cinque a dieci punti.
2. La lista di controllo dovrebbe essere semplice e pratica. Usa parole chiare che descrivano accuratamente il compito. Se hai bisogno di più tempo per ricordare esattamente cosa significa ogni elemento, la tua lista di controllo è pessima.
3. Decidi quando mettere in pausa. Quando utilizzerai la tua lista di controllo? Quando passerai al prossimo articolo? Come si verifica che l'articolo sia stato completato? Scegli un momento in cui esamini la lista di controllo e assicurati che tutto sia fatto e puoi passare all'attività successiva.
4. Definisci il tipo della tua lista di controllo. Ad esempio, se questa è una ricetta, leggerai ogni passaggio e seguirai le istruzioni. Questo è un tipo di lettura. E se la tua lista di controllo contiene incarichi di lavoro per oggi e devi semplicemente barrare le attività completate da essa, allora questo è il tipo "fatto - confermato". Questo passaggio ti aiuterà a semplificare il tuo lavoro con la tua lista di controllo e a controllarti meglio.
5. Preparati a rivedere e aggiornare la tua lista di controllo. Sentiti libero di rivederlo e apportare nuove attività o modifiche. Devi sperimentare affinché la tua lista di controllo sia veramente efficace.

L'ultimo passaggio è particolarmente importante. La tua lista di controllo non è scolpita nella pietra; è ricettiva alle mutevoli circostanze.

Niente M&M's marroni

David Lee Roth, cantante dei Van Halen, ha una curiosa abitudine. Il pilota rocker sembra adeguato: elenca i requisiti tecnici per l'attrezzatura. Ma uno dei punti sciocca regolarmente i dipendenti di sale da concerto, stadi e club musicali: da qualche parte nel mezzo della lista c'è una ciotola di M & M, che non dovrebbe contenere una sola caramella marrone.

Questi cavalieri si comportano come liste di controllo: i dipendenti si spostano da un punto all'altro, soddisfacendo le richieste del musicista. Quando David Lee Roth accetta un lavoro, è principalmente interessato a una ciotola di caramelle. Riesci a indovinare perché?

Mentre chiedere di rimuovere tutte le M&M marroni sembra folle, David Lee Roth può spiegarlo. Se il personale dello stadio lascia caramelle marroni nella ciotola, significa che non sta prestando attenzione al pilota. Quando David incontra un tale confetto, va a controllare tutto il resto: se gli strumenti sono ben collegati, se l'attrezzatura è impostata correttamente, se le sue esigenze per i locali e le attrezzature sono prese in considerazione. E se non ci sono caramelle marroni e gli operai del cantiere hanno rispettato anche un desiderio così strano, il musicista può esserne sicuro: anche tutto il resto è stato fatto.