Cos'è il kaizen e come aiuta le persone e le aziende a diventare persone migliori

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Un approccio giapponese alla produttività e al miglioramento continuo.

Cos'è il Kaizen

Questa è la filosofia aziendale giapponese di What is Kaizen/Investopedia, che permette di costruire e organizzare il lavoro in azienda. La parola "kaizen" ha diversi significati, il principale dei quali è il miglioramento continuo.

Lo stesso Kaizen non offre una strategia a turni già pronta che può essere seguita per far andare bene le cose. Non esiste nemmeno un manuale di istruzioni universale per il kaizen. Piuttosto, è un insieme di idee e principi su cui costruire.

Il postulato di base del kaizen è qualcosa del genere: piccoli passi nella giusta direzione ti aiutano a ottenere molto.

Questo significa che per ottenere risultati impressionanti non servono innovazioni fondamentali, ma un lavoro lento e graduale, ma quotidiano.

Si ritiene che il kaizen sia stato introdotto per la prima volta dal Toyota Production System / Toyota alla Toyota dopo la seconda guerra mondiale. E questo ha aiutato a ripristinare la produzione, eseguire il debug dei flussi di lavoro e aumentare i profitti. Pertanto, questo sistema viene utilizzato principalmente nelle aziende e nelle industrie. Sebbene in linea di principio sia possibile anche il kaizen personale.

Quali sono gli elementi del kaizen

Poiché non esiste una "bibbia" ufficiale del kaizen, c'è una certa confusione nelle descrizioni di questo approccio.

Ad esempio, sul sito web del Kaizen Institute (sì, ce n'è uno) l'autore del libro “Kaizen. La chiave della strategia di successo giapponese”Masaaki Imai fornisce alla definizione di Kaizen / Kaizen Institute cinque elementi che sono anche chiamati il nucleo del kaizen.

1. Conosci il tuo cliente. Ciò significa che devi rappresentare chiaramente il ritratto della persona a cui fornisci servizi o vendi beni: i suoi valori, desideri, bisogni e dolori.
2. Sbarazzati della spazzatura. Kaizen è strettamente correlato ai concetti di zero rifiuti e produzione snella. Tuttavia, questo principio può essere inteso in modo più ampio: sforzarsi di non utilizzare nulla di superfluo nel lavoro, prendere solo ciò che è veramente necessario, distruggere sia i rifiuti fisici che quelli informativi.
3. Vai a "produzione". L'originale usa la parola gemba, che può essere tradotta dal giapponese come "il luogo in cui si svolge il lavoro". L'essenza di questo elemento del kaizen è che il leader deve avere una buona comprensione dei processi di lavoro e dedicare tutti i suoi sforzi all'introduzione di cambiamenti in primo luogo lì.
4. Affidati ai fatti. Su statistiche, cambiamenti in indicatori significativi e numeri specifici, e non sui propri sentimenti.
5. Ispira la tua squadra. In questo caso, si tratta di fissare obiettivi specifici per le persone e aiutarle a raggiungerli.

In diverse fonti, ci sono molti altri principi associati al kaizen.

1. Raccogli le opinioni dei dipendenti. Kaizen presume che ogni membro del team debba essere ascoltato se ha qualcosa da dire. Potete fare brainstorming insieme, fare interviste individuali o creare una cassetta dei suggerimenti. Le idee che le persone hanno dovrebbero essere prese in considerazione e implementate lentamente se ne vale la pena.
2. Rinuncia al perfezionismo. Meglio un piacevole lavoro quotidiano che cercare di fare tutto in modo impeccabile.
3. Cerca la radice del problema. Difficoltà e problemi non possono essere dati per scontati. Devi chiederti almeno cinque volte perché questo sta accadendo per arrivare in fondo e trovare una soluzione.
4. Evita lo status quo. Ciò significa che è necessario lottare non per la stabilità e l'equilibrio, ma per lo sviluppo continuo.
5. Mantieni la disciplina personale. Ogni membro del team deve seguire le regole della gestione del tempo e lavorare su se stesso.
6. Costruisci lo spirito di squadra. Le persone in azienda dovrebbero avere obiettivi, valori e principi comuni e chiari. Ispira, motiva, aiuta tutti a muoversi nella stessa direzione e a lavorare in armonia.

Infine, la terza serie di principi kaizen riguarda la produzione snella. Si compone di cinque S:

• Seiri (smistamento). Ordina strumenti di lavoro, approcci e attività, identifica ciò che non è realmente necessario.
• Seiton (sistematizzazione). Mantieni in ordine la tua area di lavoro, trova una posizione ben definita per ogni strumento e oggetto. E poco importa se lavori alla macchina, al cavalletto o in ufficio a tavola.
• Seiso (pulizia). Il posto di lavoro deve essere pulito. Rimuovilo alla fine di ogni giornata.
• Seiketsu (standardizzazione). Prendi i tre passaggi precedenti per l'automatismo e rendili lo standard.
• Shitsuke (miglioramento). Controlla quanto è efficiente il sistema. Risolvi i problemi e migliora i flussi di lavoro.

Come implementare le modifiche usando kaizen

Questo sistema incoraggia fortemente l'approccio What is Kaizen / Investopedia PDCA (Plan - Do - Check - Act), o, come viene anche chiamato, il ciclo di gestione Deming - Shewhart. È chiaro dall'abbreviazione che si compone di quattro fasi:

1. Piano. Il cambiamento non deve essere spontaneo, bisogna sempre prima analizzare la situazione ed elaborare una strategia.
2. Agire. Nel caso del kaizen, questo significa cercare di implementare qualche piccolo miglioramento.
3. Controlla. Dovresti studiare come il passaggio precedente ha influenzato le prestazioni dell'azienda oi risultati personali, confrontare gli indicatori, parlare con i colleghi che sono interessati dai cambiamenti.
4. Corretta. Se necessario, è necessario eliminare i problemi sorti, modificare leggermente l'approccio o abbandonare completamente i miglioramenti se non hanno funzionato.

Come essere più produttivi con il kaizen

Inizialmente, questa filosofia è rivolta alle aziende e alle grandi industrie, ma i suoi principi funzionano bene M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Cambiare la qualità della vita attraverso l'approccio Kaizen personale: uno studio qualitativo / International Journal of Quality and Service Sciences e per ogni individuo.

Lo scrittore Robert Maurer, autore di Step by Step Towards Achievement. Il metodo Kaizen e il blogger Come applicare il Kaizen nella tua vita personale / Il medium, Gail Kurzer-Myers, offre diverse idee su come introdurre il kaizen nella vita di tutti i giorni.

1. Poniti piccoli obiettivi

"Lanciare la propria attività" o "iniziare a guadagnare il doppio" suona come qualcosa di spaventoso e travolgente. Ma suddividere questi grandi obiettivi in molti più piccoli rende tutto molto più semplice e chiaro.

Ad esempio: “raccogli idee per il tuo business”, “studia mercato e competitor”, “calcola i costi”, “disegna un business plan”. Più puoi schiacciare questo enorme blocco, meglio è.

Questo approccio potrebbe già esserti familiare: nella gestione del tempo classica si chiama "mangiare un elefante a pezzi".

2. Poniti piccole domande

Indicazioni come "Inizia lo yoga ogni mattina" sono cattive. Ma le domande giuste aiutano a trovare la motivazione e a capire te stesso:

• Cosa mi manca per fare yoga ogni mattina?
• Cosa posso comprare per rendere il compito più facile e piacevole, magari un nuovo tappeto e dei bei vestiti comodi?
• Quali piccoli passi mi aiuteranno a sviluppare questa abitudine: raccogliere vestiti e un tappeto la sera, leggere un paio di articoli sui benefici dello yoga, andare a letto presto?

3. Fai piccoli passi

Robert Maurer dà un buon esempio nel suo libro. Il medico ha cercato di persuadere il paziente a fare esercizio regolarmente per 30-60 minuti al giorno. Il paziente non era chiaramente entusiasta dell'idea. Poi le è stato chiesto di marciare davanti alla TV solo per 1 minuto ogni sera. E ci è riuscita abbastanza bene. Una volta che tale "allenamento" divenne un'abitudine, la paziente aumentò gradualmente il tempo e la difficoltà dell'esercizio e così fece dello sport una parte della sua vita.

Quindi i piccoli passi sono la chiave per grandi cambiamenti.

4. Sbarazzati della spazzatura

E in ogni senso della parola. Butta via la carta non necessaria, i pennelli rotti e i frullatori rotti. Rimuovi i programmi che non usi. Elimina le perdite di tempo e cambia abitudini distruttive. Lavora con atteggiamenti e pensieri che ti svuotano e rovinano il tuo umore.

5. Mantieni pulita e ordinata la tua area di lavoro

Ogni cosa ha il suo posto. Disciplina, aiuta a sintonizzarsi sul lavoro e ad organizzare i pensieri.

6. Migliora ogni giorno

L'idea principale del kaizen è che il cambiamento dovrebbe avvenire ogni giorno. Anche se minuscolo, non sempre evidente.

Fare 10 passi in più del solito, imparare due parole inglesi invece di una, leggere qualche pagina di un libro, passare 5 minuti in meno sul telefono rispetto a ieri: tutto questo è importante e alla fine porterà a buoni risultati.

Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta nel gennaio 2013. Ad agosto 2021 abbiamo aggiornato il testo.