Come pulire rapidamente e facilmente la posta in arrivo di Gmail

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il problema del numero sempre crescente di messaggi non letti nella casella di posta sta preoccupando un numero enorme di utenti. Per risolverlo sono state create decine di estensioni e sono stati scritti molti articoli sulla metodologia di utilizzo di Gmail. Tuttavia, non è affatto necessario inventare qualcosa di nuovo se esistono strumenti di lavoro comprovati. In questo articolo, ti mostrerò come gestire il traffico di posta elettronica utilizzando il sistema di scorciatoie di Gmail.

Le etichette di Gmail sono etichette personalizzate che puoi utilizzare per classificare le email. Allo stesso tempo, a differenza delle cartelle, una lettera può avere più etichette, ovvero una lettera può essere contemporaneamente in più categorie.

Uno dei motivi del graduale overflow della casella di posta è che molti utenti la utilizzano per archiviare tutta la posta che cade nella loro casella di posta. Allo stesso tempo, l'analisi della posta inizia con le lettere più recenti, quindi quei messaggi che si trovano in fondo alla tua casella di posta potrebbero non arrivare mai ai tuoi occhi.

Il sistema di etichette che utilizzo mi permette di elaborare le lettere non in base all'orario di arrivo, ma in base alla loro importanza. Puoi facilmente ordinare tutte le e-mail in categorie di azioni previste e dedicare il tuo tempo a cose davvero importanti e non alla spazzatura pubblicitaria. Per fare ciò, devi solo creare cinque nuove etichette.

• "!Urgentemente!". Le lettere che richiedono un'azione urgente rientrano in questa categoria. Questa etichetta richiede attenzione in primo luogo, poiché le e-mail contrassegnate con essa devono essere elaborate immediatamente.
• "Pianificato". Contrassegna con questa etichetta quelle lettere che richiedono di agire nel prossimo futuro e hanno una data specifica. Ad esempio, un promemoria per pagare presto l'hosting o una notifica di una riunione futura.
• "Rispondere". Questa categoria raccoglierà tutte le email a cui vuoi rispondere, ma non c'è limite di tempo per la tua risposta. Ovviamente, questa mail verrà elaborata non appena il tempo sarà disponibile.
• "In attesa". A volte ci sono situazioni in cui un'attività o un progetto di cui hai discusso nella tua corrispondenza di posta, come si suol dire, si blocca. Cioè, hai fatto tutto ciò che dipende da te dalla tua parte, e ora stai solo aspettando una risposta o il prossimo ordine. Le lettere che al momento non richiedono alcuna partecipazione attiva da parte tua, ma sono comunque importanti, contrassegniamo con questa etichetta.
• "Fatto". Questa è un'etichetta per i casi completati e i problemi risolti. In linea di principio, sarebbe possibile archiviare immediatamente tale corrispondenza, ma è comunque meglio metterla temporaneamente in un papà separato. Questo ti permetterà di assecondare la tua autostima alla fine della settimana lavorativa e servirà anche come materiale per analizzare la tua produttività.

Pertanto, l'analisi iniziale della corrispondenza in Gmail si riduce a una rapida occhiata alle intestazioni o al contenuto e alla classificazione di tutte le email. Ci vorrà un ordine di grandezza in meno rispetto all'elaborazione sequenziale di ogni lettera, quindi molto presto la tua casella di posta sarà completamente vuota.

Una volta che ciò accade, puoi navigare fino a "! Urgente!" e affronta quelle lettere che contano davvero di più. Quando ci siamo occupati di questa categoria di priorità, andiamo alla categoria delle attività pianificate in precedenza ed eseguiamo quelle che stanno per scadere. Se dopo hai ancora tempo, apri la cartella con le lettere secondarie in attesa di una risposta. Questo processo, di regola, non richiede molto sforzo e attenzione speciale, quindi può essere eseguito alla fine della giornata lavorativa. Bene, le lettere etichettate "Fatto" possono essere ammirate una volta alla settimana quando si riassumono i risultati.

Quindi, con l'aiuto di questi semplici passaggi, puoi sempre prestare abbastanza attenzione alle cose importanti e non sprecarla in corrispondenza vuota. La tua casella di posta sarà sempre vuota e non perderai mai più una singola lettera nel caos e nella confusione di migliaia di lettere invisibili.

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