Come lasciamo che l'e-mail ci controlli e cosa fare al riguardo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Questo è un estratto da un libro del giornalista e relatore americano Phil Simon. Riguarda il modo in cui le persone si invadono la vita l'una dell'altra tramite e-mail e come contrastarlo.

Se, quando lavori con la posta elettronica, ti sembra che stai giocando a un gioco in cui devi "recuperare" con un martello una talpa che improvvisamente striscia fuori in una o nell'altra tana, non sei solo. La posta elettronica è per impostazione predefinita il canale principale per le comunicazioni aziendali. Secondo Radicati Group, l'impiegato medio d'ufficio riceve circa 100 email al giorno. Questo numero aumenta ogni anno del 15%. Nel luglio 2012, la società di consulenza McKinsey Global Institute ha pubblicato un rapporto intitolato The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Dice che i dipendenti in prima linea trascorrono il 28% del loro tempo a gestire la posta elettronica.

Pensaci. Se hai una settimana lavorativa di 50 ore, 14 ore di quella settimana verranno spese leggendo e scrivendo e-mail. Difficilmente trascorri tanto tempo in Word, Excel o altri programmi di lavoro.

Questi numeri potrebbero non essere un problema se la posta elettronica fosse davvero un canale di comunicazione efficace. Piuttosto, è così per alcune aziende. Ma nella maggior parte dei casi, questo non è il caso. Certo, l'e-mail ha il diritto di esistere, ma non lasciarti trasportare. La ricerca ha dimostrato che il controllo costante della tua casella di posta abbassa il tuo livello di QI.

Negli ultimi anni, la posta elettronica è diventata una vera piaga delle comunicazioni aziendali. Tuttavia, non dovresti biasimarla per tutti i problemi. Incolpare la tecnologia è conveniente: è una buona scusa per non guardarsi allo specchio. Dopotutto, se ci guardiamo dentro, capiremo che il problema non è nell'e-mail in quanto tale, ma nel modo in cui la usiamo.

Il punto non è rinunciare alla posta elettronica (anche se alcuni lo fanno). Il punto è usarlo razionalmente.

Da dove cominciare?

Comprendere l'e-mail ≠ conversazione

Non puoi condurre un dialogo via e-mail come nella vita reale. Ci sono sempre intervalli di tempo tra le lettere e i messaggi di testo non implicano manifestazioni amichevoli vicine all'interlocutore. Justin Kruger della New York University e Nicholas Epley dell'Università di Chicago che la mancanza di segnali non verbali le persone interpretano male le e-mail.

Gli psicologi hanno scoperto che solo nella metà dei casi è possibile interpretare correttamente l'umore in un messaggio di testo. Le faccine, purtroppo, non aiuteranno, ad esempio, a distinguere l'umorismo dal sarcasmo. Questo porta spesso a fraintendimenti. Sei pronto a lanciare una moneta ogni volta cercando di indovinare se il tuo interlocutore capisce il tuo messaggio?

Segui la regola delle tre lettere

Dopo aver accettato il fatto che l'e-mail non è il posto migliore per conversazioni a cuore aperto, passa all'azione.

Usa la regola delle tre lettere: se il problema non viene risolto in tre email, è necessario un incontro personale.

È applicabile sia alle attività amministrative (come la pianificazione di una riunione) che a quelle personali. Ti farà risparmiare un sacco di tempo e molta frustrazione. Tuttavia, non a tutti piace, preparati al dispiacere di alcuni compagni. Con una ragionevole dose di presunzione, ma è ora di sbarazzarsi dell'atteggiamento "posta per tutte le domande".

Non risolvere questioni urgenti via e-mail

Se il problema è davvero importante e richiede un'azione immediata, non affrontarlo nelle e-mail. C'è un telefono per questo. Rendi questa la regola nella tua azienda.

Non utilizzare la posta elettronica per gestire le attività

La posta elettronica non è un task manager. Ma molte persone usano la posta elettronica come tale. Non sorprende che siano costantemente distratti. Ho aperto la mia casella di posta per controllare le mie attività e un flusso di lavoro e messaggi personali è caduto su di te. È facile passare a loro, dimenticando perché hai aperto il client di posta.

Esistono applicazioni autonome per la gestione delle attività: DropTask e altre. Non sostituiscono l'e-mail, sono orientati agli obiettivi che stai cercando di raggiungere.

È lo stesso con la gestione del progetto., o Basecamp: strumenti convenienti e convenienti che ti salveranno da chilometri di catene di messaggi.

Non trattare la comunicazione come estrarre carbone in una miniera

Pochi sono liberi nei loro rapporti di lavoro. Tanti, anche perché non possono scegliere i propri colleghi, clienti e partner. Alcuni di loro sono troppo "occupati" per parlare al telefono - preferiscono scrivere una dozzina di messaggi invece di discutere verbalmente di tutto in due minuti.

In questo caso, è necessario prestare attenzione alle modalità della loro comunicazione (parole, frasi e così via). Chiediti se vuoi davvero interagire con persone che evitano il telefono e parlano. Dai un'occhiata più da vicino alle persone in cerca di lavoro per una posizione vacante nella tua azienda, ai potenziali clienti o potenziali futuri fornitori. Se inizialmente comunicano come se stessero estraendo minerali in una miniera, quali sono le possibilità che cambieranno?

Ricorda la vita al di fuori della posta elettronica

Lei è! Non aver paura di chiudere la tua casella di posta. Il mondo non crollerà. Questo è ovvio, ma per molti può essere una rivelazione. Ad esempio, in Klick Health, i dipendenti utilizzano la posta elettronica. Secondo il suo CEO, la posta elettronica è uno strumento che dà il controllo su se stessa ad altre persone.

Cosa ne pensi: le email governano davvero le persone?imponendo loro compiti e l'ordine della loro attuazione?