Perché i sistemi GTD spesso falliscono?

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

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Se usi quello che pensi sia il miglior sistema GTD, ma non vedi i risultati, è improbabile che il problema risieda nel sistema, ma piuttosto il problema con la convinzione che una lista di cose da fare perfettamente strutturata ti permetterà di fare 10 volte più lavoro dei tuoi colleghi. Nessun metodo per aumentare la produttività è efficace per te finché non inizi a pensare in modo realistico. Ne parleremo nell'articolo.

È impossibile fare "tutto" in un giorno

Ogni giorno hai molte cose che devi assolutamente fare oggi. Sembri capire che è impossibile fare tutto in una volta, ma tuttavia, con invidiabile persistenza, cerchi di dimostrare il contrario, il che alla fine porta alla sensazione di aver girato tutto il giorno come uno scoiattolo in una ruota, ma tu non ho avuto tempo di fare niente. Evitare questa sensazione è facile: devi dare la priorità. Decidi cosa è veramente necessario fare oggi e cosa potrebbe aspettare fino a domani. Dopo aver completato un piccolo elenco di attività in un giorno, sentirai dei progressi, il che significa che il giorno successivo ti metterai al lavoro con grande entusiasmo.

Probabilmente hai già pensato che, in effetti, sia difficile stabilire le priorità. Non è sempre possibile capire quale business è più importante oggi. Nel suo videoblog, il famoso blogger Ze Frank dà questo consiglio: scrivi un elenco di tutte le cose che devono essere completate, quindi inizia a leggere l'elenco dalla fine, ascoltando i tuoi sentimenti interiori. Se capisci che questo punto è davvero importante, lascialo; se c'è anche il minimo dubbio, cancellalo senza pietà. Inizia le attività rimanenti dalla prima nell'elenco.

Ricorda che ci sono 24 ore in un giorno, sei limitato da questo tempo. Avendo pianificato troppo, la sera rimarrai deluso di non aver avuto tempo. Al contrario, è meglio porsi un obiettivo troppo semplice, con il quale farai sicuramente fronte. E poi fai del lavoro aggiuntivo. Alla fine della giornata, ti sentirai un vincitore, perché oltre alle cose necessarie, sei riuscito a fare qualcos'altro.

Dimentica il multitasking e concentrati su una cosa

È molto difficile per una persona essere multitasking, ma tuttavia a molte persone piace farlo, perché in questo modo si sentono più attive e produttive. Ogni cinque minuti, potremmo interrompere alcune attività per rispondere tramite telefono o e-mail. Il multitasking distrae molto la nostra attenzione ed ecco perché: ogni volta, spostando l'attenzione da un compito all'altro, tornerai poi faticosamente al primo, ricordando da dove avevi interrotto.

In un mondo ideale, potremmo abbandonare completamente il multitasking, ma nel mondo reale sorgono ancora situazioni in cui è impossibile evitarlo. In questo caso, vale la pena fare un compromesso, usando, ad esempio, la tecnica della "pianificazione del pomodoro", quando ti concentri esclusivamente su un'attività per 25 minuti, senza lasciarti distrarre.

Lavora su un'attività e, dopo 25 minuti, rivedi l'elenco e seleziona quella successiva che attualmente richiede la tua attenzione immediata. Ciò ti consentirà di svolgere più attività ma rimanere concentrato sull'attività da svolgere.

Scegli e applica saggiamente i suggerimenti per la produttività

Ci sono molti articoli scritti sul tema della produttività e dell'efficienza, nuove tecniche e hack stanno spuntando all'infinito, ma nessuno di questi ti aiuterà a meno che tu non risolva i problemi sopra descritti. E anche dopo averli risolti, devi imparare come applicare correttamente e sul posto il sistema GTD.

Come già accennato in uno dei nostri post, se quello che fai è importante per te, non hai bisogno di sistemi, liste e promemoria. Non sarà difficile per te tenere a mente ciò che devi fare. Se il problema che stai risolvendo è globale, probabilmente lo suddividerai in parti scrivendo una lista di cose da fare, ma fallo senza pensare: "Oh, sto usando GTD!" Quindi a cosa servono i sistemi GTD e altri suggerimenti per la produttività? Per fare puntualmente cose noiose e di routine: pagare le bollette, fare chiamate, fare report. Questo è ciò che tu con tutta la tua anima sogni di rimandare al "domani", che non arriverà mai.

Tuttavia, qualsiasi sistema di produttività non dovrebbe essere applicato alla cieca, devi prima pensare a come puoi "affilarlo" per te stesso per ottenere il massimo da esso. I sistemi GTD non sono una bacchetta magica da applicare seguendo rigorosamente le istruzioni, sono uno strumento che deve essere messo a punto imparando a conoscere te stesso e il tuo modo di lavorare per farti sentire soddisfatto alla fine della giornata.