Come essere il dipendente più produttivo in ufficio e tornare a casa alle 17:30

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

A volte la lista delle cose da fare ci sembra infinita. Solo a guardarlo, ci sentiamo già esausti per il duro lavoro. Tutti noi siamo tormentati dalla domanda su come essere produttivi, avere tempo per far fronte a tutte le attività lavorative, ma allo stesso tempo non passare giorni e notti al lavoro. In questo articolo proveremo a rispondere.

Questo è Cal Newport. E può essere chiamato veramente produttivo, come lui:

• un professore dell'università, che vi trascorre a tempo pieno e, oltre alle coppie, organizza diverse attività per gli studenti;
• scrive sei (o anche più) articoli all'anno per riviste scientifiche;
• autore di quattro ottimi libri e attualmente sta lavorando a un quinto;
• marito e padre premurosi;
• mantiene un blog su produttività ed efficienza, che viene regolarmente aggiornato con nuove voci.

Nonostante tutto quanto sopra, finisce di lavorare alle 17:30 e raramente fa affari nei fine settimana.

No, non è un supereroe e non ha una squadra di 15 aiutanti. Smettiamo un attimo di essere gelosi di tale organizzazione ed efficienza e pensiamo a come Cal riesce a fare tutto.

Di seguito troverai suggerimenti che ti aiuteranno a imparare come gestire efficacemente il tuo tempo, smettere di essere pigro, iniziare a fare di più e lasciare l'ufficio per tornare a casa alle 17:30. Quindi, cominciamo.

1. Le liste di cose da fare sono cattive. Pianifica te stesso

Le liste di cose da fare sono inutili da sole. Sono solo il tuo primo passo. Devi creare un programma chiaro per te stesso. Per che cosa? Questo ti aiuterà a pianificare ciò che puoi effettivamente fare. Ciò ti consentirà di completare un'attività specifica esattamente quando puoi svolgerla nel modo più efficiente, e non solo perché è il numero quattro nell'elenco.

Finché non hai una data e un'ora specifiche sulla tua lista per ogni attività, sei solo un pio desiderio.

Cal Newport

La pianificazione ti incoraggia a confrontarti con la realtà. Hai un tempo limitato e un numero specifico di compiti. Ma non puoi determinare esattamente quanto tempo impiegherà ogni attività per te. Quando esamini l'intero ambito del lavoro, sarai in grado di trascorrere ogni ora di lavoro in modo produttivo, spremere di più e lavorare dove, quando e dove è più conveniente per te.

Gli esperti concordano sul fatto che se non calcoli il tempo esatto necessario per completare le attività, ti condanni in anticipo al fallimento.

Sicuramente molti di voi ora pensano che la maggior parte delle attività appaia all'improvviso e non possa essere prevista e pianificata. Sì, certo, compiti così improvvisi sono molto difficili da includere nel tuo programma. Ma per questo non è necessario essere sette spanne in fronte. Tutto può cambiare in qualsiasi momento. Anche così, devi avere un piano, altrimenti perderai il tuo tempo.

Vuoi smettere di essere un procrastinatore? Il programma ti aiuterà.

Cal Newport

La consapevolezza di avere un ambito di lavoro chiaramente pianificato riduce già il desiderio di procrastinare nel fare le cose. Non pensi se dovresti o meno lavorare ora: la decisione è già stata presa.

Ti sembra troppo ordinato e non troppo divertente? Pensa male.

La ricerca dimostra che programmare non solo il tempo di lavoro ma anche il tempo libero è una buona idea. Così migliorerai la qualità della tua vita: il tenore di vita delle persone che pianificano chiaramente anche il loro tempo libero è molto più alto di quello di chi non lo fa.

Ok, abbiamo scaricato la lista delle cose da fare e messo insieme un programma specifico. Ora impariamo a stabilire le priorità, perché non puoi lavorare 24 ore su 24 sette giorni su sette, giusto?

2. Supponiamo che andrai a casa alle 17:30 e poi pianifica le cose da fare prima di quell'ora

Il lavoro occuperà tutto il tempo che gli dai. Datele 24 ore, sette giorni alla settimana, e state tranquilli, il lavoro consumerà tutte quelle 168 ore.

Devi stabilire dei limiti se vuoi conciliare lavoro e vita personale. I vincoli di tempo contribuiranno alla tua efficienza.

Stabilisci una scadenza: lasci il lavoro alle 17:30. E poi pianifica la quantità di attività che puoi padroneggiare in questo momento.

Cal chiama questa performance dal programma serrato.

Puoi anche andare dall'altra parte: crea tu stesso il programma di lavoro ideale per un barbone e poi fai l'esatto contrario. Lavora duro e duro senza sentirti dispiaciuto per te stesso. Fidati di me, quando lavori sodo, soluzioni intelligenti e utili ti troveranno da sole.

Ma non dimenticare che devi proteggerti dal superlavoro. Dovresti sentirti come se avessi il controllo del tuo programma. Più ti senti in controllo della situazione, meno stress provi.

Ok, immagini il giorno perfetto per un barbone e fai il contrario. Questo ti aiuterà a far fronte in modo efficiente alle tue attività attuali. E i progetti a lungo termine?

3. Fai un piano per la settimana in corso

Penso che sarai d'accordo sul fatto che i piani a breve termine non sono più belli. Se pensi solo a oggi, non sarai mai avanti.

Vuoi scrivere libri, essere coinvolto in varie attività, fare ricerca ed essere un buon genitore allo stesso tempo? Hai bisogno di un piano specifico per la settimana.

Cal Newport

Alla gente non piace guardare ai piani a lungo termine, ma dimenticano quanti benefici possono portare loro. So cosa faccio ogni ora, giorno, settimana, mese della mia vita. Pensi che questo sia difficile? Più facile di quanto pensi. Ci vuole un'ora il lunedì mattina. Soltanto.

Lunedì mattina faccio un programma per la settimana. Sfoglio la mia posta, penso ai compiti che devo svolgere, controllo il mio calendario e penso a come pianificare il mio tempo in questo modo. Una volta che ho un piano, lo invio per email a me stesso, ora lo vedrò sempre nella mia Posta in arrivo. Qui posso osservarlo tutti i giorni, e posso anche tornarci sempre più volte al giorno se improvvisamente dimentico le mie priorità.

E Cal ha ragione. Trascorri il tuo tempo in modo più efficiente quando segui un piano.

Forse pensi che sia sufficiente pensare a tutti i prossimi compiti per la settimana nella tua testa, ma non è necessario scriverli. No, non è così.

Se scrivi un piano delle cose, allora più è probabile che lo seguirai: avrai qualcosa di tangibile, non ideale, che ti ricorderà le tue priorità.

Quindi, ora hai un programma chiaro e un piano settimanale. Ma senti che manca qualcos'altro. E tu pensi correttamente.

4. Svolgi meno compiti, ma fallo con passione

Probabilmente stai pensando qualcosa del tipo: "Ho troppe cose da fare. Non sarò mai in grado di far fronte a loro nel periodo di tempo assegnato ".

E Cal ammette che potresti avere ragione. Ma non dovresti arrenderti o lavorare nel panico fino alle 22:00.

Dovresti avere meno da fare di quanto hai ora. Ricorda che non tutti i tuoi affari sono importanti come potrebbero sembrare. Dici di sì più spesso di quanto dovresti. Chiediti: "Cosa è veramente prezioso per me nella vita?" E poi tagliare il più inutile possibile.

Cal Newport

Siamo sempre apprezzati per ciò che sappiamo fare meglio. Quindi, se vuoi avere successo, non lasciarti sopraffare, permettiti di svolgere meno compiti, ma avrai l'opportunità di eseguirli meglio. La gente dice di sì troppo spesso. Dico no a tanti e tanti. Evito senza pietà i compiti che mi rilassano se sento che non mi interessano davvero.

Ti senti come se non avessi tempo, ma John Robinson, uno specialista di gestione del tempo, non è d'accordo con te e crede che oggi possiamo avere molto più tempo libero che mai.

Insiste sul fatto che le persone moderne non lavorano più duramente dei loro predecessori (sebbene la maggior parte di noi la pensi diversamente). La ricerca mostra che negli ultimi 40 anni le persone hanno trascorso molto meno tempo a completare le attività lavorative ed è molto più probabile che si impegnino in distrazioni improduttive. Tutti, secondo John, hanno tempo per riposare.

Qual è la conclusione da questo? Ti senti come se non avessi tempo perché è diviso in piccoli compiti fastidiosi che prosciugano la tua vita e te.

Quindi, fai di meno. Ma fallo "meno" con passione ed eccitazione.

I tuoi piani sono strutturati e si adattano perfettamente al tuo programma. Ma una domanda rimane ancora aperta: quali compiti dovresti svolgere?

5. Prestare meno attenzione ai piccoli compiti - concentrarsi su ciò che è di maggiore priorità

Al lavoro facciamo varie cose. Piccole cose come analizzare la posta elettronica, incontri attuali e, se ci pensi, non sempre necessari e intercettare i pettegolezzi dell'ufficio successivo non richiedono alcuno sforzo mentale speciale da parte nostra. Non usi i tuoi talenti qui. Se sei impegnato in un'attività importante, è necessaria l'attivazione di tutte le tue capacità e abilità. Questo porta a risultati di qualità.

Qual è il problema con i piccoli compiti? Stiamo annegando in "acque basse".

Le persone che lavorano spesso i fine settimana e le notti hanno la sensazione di fare molto meno di quelle che salutano il lavoro alle cinque di sera. Questo perché lavorano molto, ma il significato dei compiti che svolgono non è eccezionale.

È improbabile che qualcuno sia diventato CEO solo perché ha risposto a tutte le e-mail o ha partecipato a una riunione minore non necessaria. Sì, l'esecuzione scrupolosa anche di piccoli compiti ti salverà dal licenziamento, ma sarai in grado di svilupparti solo quando i compiti su larga scala diventeranno la tua priorità principale.

Avere tempo da dedicare esclusivamente ai compiti prioritari. Come iniziare questa difficile attività?

La cosa principale è smettere di controllare la posta per prima cosa al mattino.

Tim Ferris, autore bestseller di Come lavorare 4 ore a settimana

Cerca di non controllare la posta nelle prime due ore dopo il risveglio. È persino difficile per alcune persone immaginarlo, avranno sicuramente domande come: “Come posso farlo? Devo assolutamente controllare la posta, altrimenti non potrò mettermi al lavoro . Sarai sorpreso di sapere che nella maggior parte dei casi non è affatto così.

Sì, forse dovresti davvero entrare nella tua email e raccogliere informazioni che ti permetteranno di completare l'attività al 100%. Ma puoi prima completarlo dell'80 o del 90% e solo allora strisciare nelle tue lettere per ulteriori informazioni. Quindi ti salverai al mattino da informazioni inutili ed estranee, a cui la tua attenzione passerà sicuramente e sarai in grado di dedicarti esclusivamente al lavoro.

Quindi, come colleghiamo tutto quanto sopra? Abbastanza stranamente, solo per riassumere.

Cal ci ha dato cinque buoni consigli:

1. Le liste di cose da fare sono cattive. Crea un programma per te stesso.
2. Supponiamo che andrai a casa alle 17:30 e poi pianifica le cose da fare prima di quell'ora.
3. Fai un piano per la settimana in corso.
4. Fai meno compiti, ma fallo con passione.
5. Presta meno attenzione ai piccoli compiti: concentrati su una priorità più alta.

Ora le parole "programma" e "piani" ti suonano fredde e non capisci i benefici specifici che ti porteranno. Ma una volta che li rendi parte della tua vita, ti rendi conto di avere tempo libero per la famiglia e gli amici. Inoltre, farai cose di cui essere orgoglioso.

Cal Newport

Il lavoro intellettuale è in realtà un lavoro magistrale. Ma non è così difficile come sembra: non stai intagliando il legno, ma lavori con le informazioni. Sviluppi idee. Devi separare il grano dalla pula e talvolta creare idee dalla materia prima. Se inizi a guardare questo processo dalla prospettiva di un maestro, diventerai più felice, più soddisfatto del tuo lavoro e, naturalmente, avrai più successo nella tua vita professionale.

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