"0 in entrata": un sistema chiaro per mantenere zero la posta in arrivo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Leggendo questo articolo, diventerai il re delle email. Onestamente.

Per molti la posta elettronica è ancora uno strumento di lavoro incontrastato e sofferenza quotidiana. Qualcuno ha sette lettere in arrivo e ora le risolverà rapidamente. Qualcuno ne ha 46 in entrata, ma li rastrellerà anche in un giorno, perché ci è abituato. Per ogni persona esiste una certa soglia per il numero di e-mail in arrivo al giorno, che può far fronte senza ritardare l'elaborazione il giorno successivo e, di conseguenza, senza creare blocchi nella casella di posta elettronica. Puoi chiamare questa soglia "naturale".

Se ci sono più email di quante una persona possa elaborare, allora devi cambiare il tuo approccio alla gestione delle email. Ciò aumenterà la soglia al valore richiesto in un caso particolare. Devi gestire 100 email al giorno? Ciò significa che puoi fare 100, basta usare la metodologia corretta quando lavori con la posta. Quale? Ve lo diciamo adesso.

L'unico indicatore che una persona può gestire la posta è zero posta in arrivo alla fine della giornata lavorativa. Il principio chiave dell'elaborazione competente dei messaggi in arrivo è capire che tipo di lettera si trova di fronte a te. Per prima cosa devi imparare a classificare chiaramente le lettere e sapere cosa fare con ogni tipo.

Tutte le email in arrivo possono essere suddivise in sette categorie:

1. Non devi rispondere, non devi leggere. Esistono due modi per tali lettere: archiviare o eliminare. Se ricevi un'altra newsletter che non hai mai letto, fatti un favore: cancellati. Un'azione in cambio dell'eliminazione di dozzine di tali e-mail in futuro. Vogliamo imparare a far fronte al flusso di lettere in un giorno? Meno flusso è più facile da gestire. Non aver paura di perdere qualcosa di importante. Le informazioni veramente necessarie ti arriveranno in un modo diverso e ti compariranno davanti almeno un'altra volta.
2. Con file allegati. Queste possono essere notifiche sulla necessità di pagare qualcosa o informazioni per il lavoro attuale o futuro. È utile creare cartelle separate per tali lettere, ma senza fanatismo. Troppe cartelle? Semplificare. Per trovare qualcosa di cui hai bisogno in seguito, non hai bisogno di mille cartelle, ma della capacità di utilizzare le funzioni di ricerca del mailer.
3. Rispondi a piacimento. La risposta sembra facoltativa, ma a volte la cortesia è utile. Qui, agisci esclusivamente in base alla situazione.
4. Con un margine di tempo per la familiarizzazione. Interessante da leggere, ma non necessario. Prova a classificare il maggior numero possibile di email in questa e nella precedente categoria. Questa è la chiave per una gestione efficace della posta.
5. Devo rispondere oggi. Qui tutto è semplice: prendi e rispondi ora, se qualcosa è molto urgente, o alla fine della giornata lavorativa.
6. Devo rispondere, ma non oggi. Il bello dell'e-mail è che non è una chat o un telefono. Nessuno si aspetta e non deve aspettarsi una pronta risposta via email, se questa non è indicata nell'intestazione della lettera. Se un determinato giorno è indicato come scadenza per una risposta, o tu stesso conosci e capisci per quanto tempo hai bisogno di dare una risposta, inserisci tali lettere nella cartella appropriata. Ad esempio, "Rispondi lunedì", "Rispondi martedì" e così via. Ora crea tu stesso una lista di controllo, che contenga la voce "Al mattino, elabora la posta posticipata per oggi". Esistono anche strumenti di automazione specializzati per tali scopi: per Gmail e.
7. Lettera incomprensibile. Ci sono lettere difficili da classificare. Non tormentarti con riflessioni e concorda con te stesso di classificare tali lettere in una delle categorie sopra elencate.

Sulla base di questa classificazione, abbiamo bisogno di cartelle per le categorie 2, 3, 4 e 6.

Regole per un'elaborazione efficace della posta elettronica

• Dedica 30 minuti alla fine della tua giornata lavorativa per portare la tua casella di posta a zero. Questo è più efficace del tentativo di rispondere istantaneamente a ogni e-mail. Le persone non sono multitasking. Meno distrazioni e cambi, più efficienza.
• Cosa fare con le email urgenti? Imposta un intervallo in cui controlli la tua casella di posta durante il giorno. Ad esempio, una volta all'ora. Controlla la tua casella di posta per le email importanti urgenti e, se non ce ne sono, torna al lavoro. Ricorda il vantaggio della posta: non è un mezzo di comunicazione istantanea. È possibile che il problema menzionato in una delle e-mail non urgenti venga risolto senza la tua partecipazione entro la fine della giornata, oppure entro la fine della giornata riceverai maggiori informazioni, che ti permetteranno di risolvere il problema più velocemente e più efficiente.
• Ogni volta che non stai controllando la tua posta, tieni il mailer chiuso. Spegni le notifiche. Risparmiati la contemplazione distraente del numero di lettere in arrivo. Ora hai un altro lavoro e non è ancora arrivato il momento della posta. Nei momenti di dubbio sulla correttezza di questo approccio, ricorda: non sei in una centrale nucleare, ma anche se fossi stato lì, non saresti stato comunque informato via e-mail del surriscaldamento del reattore.
• Usa la tua voglia di finire la tua giornata di lavoro in tempo per accelerare l'elaborazione della posta. Ecco perché si consiglia di smontare la posta in arrivo a zero alla fine della giornata. Hai 30 minuti e vuoi farla finita velocemente. Fondamentalmente, risulta essere una specie di gioco, ma puoi anche ludicizzare intenzionalmente l'elaborazione della posta elettronica.
• Sii breve e vai al punto.
• Sii positivo e amichevole. Le e-mail possono costruire e distruggere relazioni. Invece di risolvere questioni davvero importanti, le persone a volte scivolano nel tentativo di chiamare l'avversario un idiota nel modo più delicato e nascosto possibile, e l'intero testo si basa su questo. Non c'è niente di strano nell'esprimere il tuo atteggiamento positivo nei confronti del destinatario con una piccola frase piacevole nel corpo della lettera. La tua cordialità tornerà da te e la tua corrispondenza diventerà molto più significativa ed efficace.
• Devi rastrellare le lettere nell'ordine inverso. E solo così. Sembra che sia più logico iniziare con lettere più vecchie, ma il nostro obiettivo è zero posta in arrivo, il che significa che entro la fine della giornata lavorativa arriveremo anche alla prima lettera ricevuta. Se ti concedi e inizi a lasciare le ultime lettere che hai ricevuto oggi per domani, allora l'intera tecnica smette di funzionare. Perché dovresti voler imparare una buona corrispondenza se non segui una regola fondamentale? Continua a lavorare come prima e soffri.
• Apri solo le lettere di cui hai bisogno, inviando il resto all'archivio o per la cancellazione. Usiamo in modo eccessivo gli abbonamenti per cose non necessarie (un abbonamento a Lifehacker, al contrario, è molto necessario) e di conseguenza otteniamo più informazioni di quante possiamo leggere. Come distinguere le lettere che desideri? C'è una regola semplice, ma molto efficace: apri solo quelle lettere che sono indirizzate a una persona specifica personalmente a te. Il resto - in una delle categorie descritte all'inizio dell'articolo in base alla situazione.
• Crea modelli. Spesso le risposte alle email sono piuttosto standard, cioè si scrive la stessa cosa. Hai notato che scrivi spesso questa frase? Crea un modello per un rapido copia-incolla o crealo nel servizio di posta stesso.
• Se la posta è stata elaborata e c'è ancora tempo, è necessario utilizzarla razionalmente. Andiamo alla categoria delle lettere numero 3, 4 e 6 e mettiamo le cose in ordine lì.

Questo tutorial, che si basa sull'ordinamento corretto, come puoi vedere, è un'ottima aggiunta ai suggerimenti e-mail più generali del CEO di LinkedIn Jeff Weiner. Inoltre, non perderti i 10 consigli per e-mail di Leo Babauta. In effetti, ci sono molti altri modi per ottenere il massimo dalla tua email. Prova le tecniche che si applicano a te, analizza i risultati e non dimenticare di lasciare nei commenti i tuoi suggerimenti per migliorare l'efficienza del lavoro con la posta elettronica.