2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01
L'impiegato TED Michael McWaters ha condiviso 10 suggerimenti sul suo blog per mantenere ordinata la sua casella di posta.
Chi, se non editori e gestori di TED, può parlare dei metodi per gestire la posta congestionata. Secondo loro, centinaia di lettere arrivano ogni giorno all'azienda e il contatore delle e-mail in arrivo per alcuni dipendenti ha già superato il migliaio molto tempo fa.
Michael McWaters, TED UX Architect, offre 10 soluzioni a questo problema.
Non avrai più tempo in futuro di quello che hai ora
Michael ha notato che molte persone rimandano la posta per dopo perché credono che ad un certo punto in futuro avranno più tempo per farlo. Non. È probabile che il tuo livello di occupazione rimanga nella prossima settimana, mese, anno. Potresti anche esserne felice. Ma ci sarà la stessa quantità di tempo per la posta. Quindi inizia subito a lavorare con lei.
Prova a ricominciare da zero
Ci sono due modi per farlo:
- Prenditi del tempo e vai a pulire la tua posta in diversi passaggi. A seconda di quante e-mail hai, ti ci vorranno fino a dieci passaggi per cancellarle. Se questo è difficile, suddividi il lavoro in diversi pezzi di 15 minuti.
- Vai per tutto. Dedica tre o quattro ore e rendi la tua Posta in arrivo l'ideale di pulizia e ordine.
Prenditi del tempo ogni giorno
Per Michael, questa è la parte più difficile del piano. Dovrai lavorare con la tua posta più volte al giorno. Consiglia di mettere da parte 15 minuti ogni quattro ore e di concentrarsi solo sulla tua casella di posta.
Se la lettera non è molto importante, elimina
C'è la tentazione di inviare ogni lettera più o meno importante in una cartella separata per affrontarla in seguito. Ma se la lettera non merita la tua attenzione in questo momento, cancellala.
Cancellati da ogni mail non necessaria
Spesso pecco semplicemente cancellando email da mailing che non mi interessano. Michael è più categorico:
Se la newsletter non ti interessa, non solo cancella la lettera, ma cancella anche l'iscrizione.
Nella parte inferiore di ogni lettera c'è un pulsante "Annulla iscrizione" o Annulla iscrizione. Usalo come indicato. E più spesso è meglio è. Puoi anche utilizzare il servizio Unroll.me, di cui abbiamo parlato qui. Ti cancellerà automaticamente dagli invii non necessari.
Se il messaggio è ancora nella tua casella di posta, leggilo
Se la lettera è stata verificata e non hai annullato l'iscrizione e non l'hai eliminata immediatamente, leggila. Se è breve, leggilo subito. Se è lungo, invia l'e-mail alla cartella Leggi creata in precedenza e torna su di essa quando hai più tempo libero. Michael crede che se sei onesto con te stesso, la percentuale minima di tutte le lettere rientrerà in questa cartella.
È meglio rispondere subito alle e-mail brevi
Se l'e-mail che hai inviato richiede una risposta rapida, rispondi … immediatamente. Non aspettare. Dopo aver inviato la risposta, elimina l'e-mail. Se la lettera contiene una copia inviata a un altro destinatario e non ha bisogno di conoscere la tua risposta, rimuovila dai destinatari.
Inoltra le email ai colleghi se possono rispondere in modo più competente
Reindirizza l'e-mail con una piccola spiegazione ed eliminala dalla tua casella di posta.
Datti da fare con l'ordinamento
Qualsiasi servizio di posta offre agli utenti la possibilità di creare cartelle. È lo strumento migliore per gestire la posta congestionata. Ho creato una cartella per lavoro, foto, studio e altre cose. Michael suggerisce di creare cartelle "Progetti", "Altro", "Rispondi dopo". La cosa principale è che ti senti a tuo agio.
Scegli l'applicazione giusta
Per me, Mailbox è diventata un'applicazione del genere. Anche Michael ha scelto lui. Ma ci sono molte opzioni. Puoi inserire la parola "mail" e il nome del sistema operativo per il quale stai cercando un client nella ricerca di Lifehacker. Ti prometto che troverai qualcosa di adatto.
Risultato
Se non sei riuscito a leggere l'articolo (dicci perché), ecco un breve elenco di tutti i passaggi:
- Smonta la tua Posta in arrivo in pochi round.
- Decidi cosa fare con la lettera non appena arriva.
- Pulisci la tua posta di tanto in tanto.
- Annulla l'iscrizione agli invii non necessari.
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