2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01
In 4, 5 ore riesci a fare molto di più che in una giornata intera in ufficio. Oggi pubblichiamo sei interessanti consigli di Elena Prokopets, scrittrice e autrice itinerante, sui reperti culturali.
Ieri ho varcato due confini, portato a termine tre progetti in corso con clienti, chiuso un affare con grandi prospettive, e la sera ho cenato a casa con la mia anima gemella.
Lavoro 25 ore a settimana, dormo otto ore al giorno, non ho orari e riesco comunque a fare molte più cose rispetto a quando ero incollato alla scrivania dell'ufficio per più di 60 ore a settimana.
Sono lontano dall'essere sovrumano. Tutto quanto sopra descritto è solo un esempio illustrativo.
Vedete, essendo indipendente dal luogo e lavorando per me stesso da oltre un anno, ho imparato alcune lezioni preziose sull'efficienza e sulla gestione del mio tempo.
Di seguito è riportato un elenco di trucchi per la vita che possono sembrare molto semplici. Tuttavia, una volta che li avrai davvero provati, noterai che le tue attività richiedono sempre meno tempo.
1. Approfitta dell'effetto Zeigarnik
Il cervello ha una funzione intrusiva incorporata per ricordarti costantemente le cose che hai lasciato incompiute, spingendoti così a completare l'attività. Questo è l'effetto Zeigarnik e ti aiuterà a completare le attività che hai già iniziato.
Non importa se ti piace che il problema venga risolto o meno, fai almeno un piccolo passo verso di esso.
Di fronte a una crisi creativa e non sai scrivere? Apri un file vuoto e inizia a digitare quello che vuoi. Hai bisogno di iniziare a pianificare il tuo matrimonio? Inizia cercando un bouquet da sposa. Hai bisogno di sviluppare una strategia di marketing per la tua azienda entro domani? Registra un paio di idee in video per iniziare.
Nel 99% dei casi, lavorerai su un compito ad oltranza.
2. Utilizzare strumenti per la gestione dei progetti (non solo per casi di lavoro)
Al nostro cervello non piacciono i compiti impegnativi. Quando si trova di fronte a un compito astratto, ad esempio "inventa una campagna di marketing mensile", si scoraggia immediatamente e preferisce fare le cose facili che fa.
Ecco perché è necessario suddividere ogni grande impresa in pochi semplici, minuscoli, realizzabili passaggi.
È qui che entrano in gioco gli strumenti di gestione del progetto. Non vuoi perdere nessun passaggio importante, giusto?
Esistono una miriade di app di gestione dei progetti personali sia gratuite che a pagamento. Mi piace di più l'approccio visivo alla gestione.
La cosa particolarmente bella di questa app è che puoi strutturare le informazioni nel modo in cui ti vengono in mente, sotto forma di relazioni, piuttosto che lineari. Ciò significa che invece di disegnare un piano lineare passo passo, è possibile creare un'immagine dettagliata del progetto con diversi flussi di azioni che si verificano contemporaneamente o uno dopo l'altro. (Leggi di più sulla mappatura mentale e sugli strumenti per farlo qui).
In altre parole, disegna una mappa visiva che ti consente di dare un'occhiata all'intero progetto, inoltre ti aiuta a fare piccoli passi che portano al tuo obiettivo.
Ecco un esempio di tale progetto:
Perché questo approccio visivo funziona alla grande per me (e forse funziona anche per te):
- Sai sempre quale passo dovrebbe essere il prossimo, quindi non ti lasci nemmeno la possibilità di procrastinare.
- Hai un'immagine grande e chiara dei tuoi obiettivi a colpo d'occhio.
- Pianificare un intero progetto è facile come disegnarlo su carta (cosa che ho fatto prima) e usare il piano è molto più conveniente.
- Se lavori in team, sarà sempre chiaro cosa è già stato fatto e cosa si sta facendo ora. Ciò significa che ci saranno meno errori e scadenze mancate.
Altri strumenti popolari che mi piace usare includono,, Trello e.
3. Cambia le tue abitudini
Oggi è facile trovare informazioni su come tenere il passo con tutta la propria attività, ma quanti di voi mettono in pratica questi consigli? C'ero anch'io su questa barca.
Abbiamo tutti delle abitudini e le cambiamo notevolmente. Tuttavia, una soluzione intelligente a questo problema può essere trovata in The Power of Habit di Charles Duhigg. L'autore lo chiama il ciclo dell'abitudine. In breve, un'abitudine ha tre componenti: uno stimolo (l'innesco che precede l'abitudine), un comportamento abituale (ripetendo effettivamente un'azione) e una ricompensa (la ricompensa esterna e interna che ricevi per eseguire l'azione abituale).
Ora la cattiva notizia è che non c'è modo di influenzare gli stimoli. La buona notizia è che puoi cambiare il tuo comportamento.
Ci sono molte cose improduttive che ho fatto e faccio, ma mi sono sempre sentito in colpa per il fatto che la prima cosa al mattino comincio a postare sui social network e sui media. Il fastidio di condividere nuovi post sul tuo blog va bene. Ma so che posso essere rapidamente coinvolto in una navigazione insensata sul Web per alcune ore e questo renderà la mia giornata un disastro.
La soluzione è programmare ciò che deve essere fatto su reti e media la sera prima. Stabilisci l'ora esatta in cui farlo e fallo ogni giorno.
Questo approccio è applicabile a qualsiasi stimolo che porta a un comportamento negativo.
Ogni volta che esegui una nuova azione abituale, assicurati di ricompensarti per essa. Crea un rituale per te stesso che ti aiuti ad anticipare i tuoi comportamenti negativi, come navigare incautamente sul web, spendere soldi o mangiare dolci, e premiarti con qualcosa di carino ogni volta che puoi evitarlo.
Ripeti per 21 giorni fino a quando la nuova abitudine si attacca.
4. Usa la regola dei 90 minuti
Circa 50 anni fa, il neuroscienziato Nathaniel Kleitman scoprì che il nostro corpo va da un picco all'altro ogni 90 minuti durante il giorno. Questo fenomeno è noto anche come ritmo ultradiano. In poche parole, possiamo essere produttivi solo per 90 minuti.
Cosa succede dopo 90 minuti? Iniziamo a cercare carburante aggiuntivo sotto forma di caffeina, barrette di cioccolato o i nostri stessi ormoni dello stress: adrenalina, norepinefrina e cortisolo. In questo momento, perdiamo la concentrazione, smettiamo di pensare chiaramente e vediamo l'intera immagine.
Il mio ieri è andato così: sono arrivato in aeroporto e ho lavorato in un bar 90 minuti prima dell'imbarco (non c'era il Wi-Fi), ho visto un film durante il volo e sono tornato al lavoro sul treno dalla Svizzera alla Francia. Quando sono tornato a casa, ho controllato velocemente la mia casella di posta, ho cenato e ho lavorato per altri 90 minuti.
Di conseguenza, in sole 4,5 ore ho svolto la maggior parte del lavoro su cui prima avrei impiegato 8 ore al giorno.
5. Dai la priorità all'ultimo
Un dirigente del Pentagono ha riassunto brillantemente l'essenza di questo consiglio:
Primo, faccio un elenco di priorità: primo, secondo, terzo e così via. E poi cancello tutto sotto il terzo.
Questa è la regola d'oro per qualsiasi lista di cose da fare quotidiana. Sposta tutte le attività dopo il terzo al giorno successivo.
Non riesci a determinare quali attività sono più importanti?
- Considera se esiste una dipendenza tra le attività. È possibile fare il passo A senza fare il passo B? In caso contrario, l'attività B è più importante. Scegli quelle attività che influiscono sul tuo successo futuro.
- Usa una matrice decisionale.
Tutto nell'angolo in alto a destra dovrebbe essere contrassegnato con l'etichetta "Fallo ora". I problemi ad alto impatto, che sono difficili da realizzare, devono essere mescolati con altri, meno difficili. Vale la pena delegare compiti di scarso impatto e facili da eseguire.
6. Organizza una "giornata in aeroporto"
Per me, un luogo di lavoro super produttivo sono gli aeroporti e gli aeroplani. Infatti preferisco più spesso i voli in coincidenza rispetto ai voli diretti (sono, tra l'altro, più economici di almeno $ 100), e cerco di portare a termine più compiti possibili nei giorni in cui sono in viaggio, e non quando lavoro da casa.
Ora lascia che ti spieghi.
Hai un tempo strettamente limitato (prima della partenza o prima dell'imbarco) e Wi-Fi gratuito limitato. Ciò significa che puoi fare uno sprint di 90 minuti per rimanere produttivo.
Non hai nulla da cui distrarti quando sei in aereo: il telefono è spento e c'è solo un lavoro puro ed efficiente che deve essere svolto in un tempo limitato. Cerco spesso di ricreare un'atmosfera simile a casa: spengo Internet e svolgo il mio lavoro per 90 minuti senza farmi distrarre da altro.
Riassumiamo. Ecco un piano per fare di più e lavorare di meno:
- Fai il primo passo nella tua attività e lascia che l'effetto Zeigarnik ti aiuti a completarlo.
- Utilizza gli strumenti di gestione del progetto per essere chiaro su ciò che deve essere fatto e rimanere concentrato.
- Tieni traccia dei tuoi irritanti e convertili in abitudini positive.
- Usa la regola dei 90 minuti.
- Dai priorità e lavora sui compiti più importanti.
- Elimina tutto ciò che ti distrae. Ad esempio, regalati una "giornata in aeroporto".
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