Come creare un grafico di lavoro su progetti in Excel in 10 passaggi

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Utilizzando i soliti strumenti del più popolare editor di fogli di calcolo MS Excel, puoi disegnare un diagramma visivo del lavoro sui progetti, che ti aiuterà a tenere traccia dell'avanzamento di ogni attività e di quanto resta da fare.

Se gestisci progetti, è importante sapere sempre quante attività hai e quando devono essere completate. E se si redige un diagramma visivo, sarà più facile spiegare i punti chiave della vita dei progetti al team coinvolto nel lavoro, così come agli altri stakeholder.

Per gestire i progetti vengono spesso utilizzati programmi speciali, ma è anche possibile creare una pianificazione chiara e accessibile nel familiare MS Excel.

Il diagramma del lavoro del progetto mostra come gli eventi e le attività si relazionano tra loro nel tempo. Un diagramma ben progettato riflette informazioni importanti sull'esecuzione di un'attività specifica e sullo sviluppo del progetto nel suo insieme, aiutando a vedere il quadro generale.

Per creare un grafico di questo tipo in MS Excel (versioni 2007 e successive), devi eseguire solo 10 passaggi.

Cosa c'è in questo diagramma? I dettagli chiave sono mostrati con linee e tavole colorate:

• linea del giorno corrente - una linea verticale rossa che mostra dove sei oggi;
• scadenze attività - barre orizzontali grigie che mostrano quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività;
• prontezza delle attività - linee orizzontali verdi che mostrano in quale fase è stata completata l'attività e quanto resta da fare.

In diverse versioni di MS Excel, le azioni potrebbero differire leggermente, ma in un modo o nell'altro il processo sarà universale e qualsiasi utente può far fronte alla pianificazione.

Puoi guardare un'istruzione video dettagliata (in inglese), ci vorrà mezz'ora del tuo tempo.

Passaggio 1. Cominciando, pensa al risultato

Per far fronte al compito senza problemi, stampa o disegna su un foglio di carta il programma come dovrebbe apparire alla fine. Tieni il pezzo di carta di fronte a te per confrontare ogni passaggio con uno schema. Il diagramma non ha bisogno di essere disegnato con cura, basta fissare la forma del diagramma e tenerlo a portata di mano, sarà un buon promemoria.

Passaggio 2. Crea una tabella con i dati

Per costruire un grafico, devi prima stilare una tabella. Nell'esempio, il progetto è suddiviso in quattro fasi, ciascuna con compiti.

Forma una tabella sotto il grafico. La trentesima riga contiene le intestazioni delle colonne.

Scopriamo cosa significano i dati nella tabella:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" o "Oggi". Mostra a quale fase del progetto corrisponde l'evento.
• Tipo di: "Fase", "Compito", "Oggi". Mostra il tipo di evento, delimitando le attività e le fasi di esecuzione del progetto.
• Data d'inizio: data di inizio dell'evento.
• Evento: mostra il nome dell'evento nel diagramma.
• Tempi: mostra quanti giorni sono necessari per completare l'attività.
• Prontezza percentuale: mostra il grado di completamento per ogni attività e fase, 0% - l'attività non è iniziata, 100% - completata. Questo indicatore per la categoria "Fase" non è correlato al completamento delle attività ed è impostato come stima. Per decidere in quale percentuale una fase è completata, è necessario applicare le proprie regole.
• Pronto in giorni: il periodo per il quale è stato raggiunto l'indicatore di disponibilità all'evento in percentuale. Per un'attività che richiede 10 giorni ed è completata al 50%, questa cifra sarà di cinque giorni (10 giorni × 50%).
• Altezza: il valore dell'altezza è importante per la decorazione perché determina quanto in alto o in basso l'evento si rifletterà nella mappa del programma. Puoi specificare qualsiasi valore, ma è meglio prendere numeri piccoli vicini allo zero. L'esempio utilizza un intervallo da +25 a -25. Se l'altezza è positiva, l'evento si rifletterà sul grafico sopra l'asse orizzontale, se negativo - sotto l'asse.

Passaggio 3. Crea un grafico con gli assi X e Y, aggiungi i primi dati dalla colonna "Timeline" ad esso

È il momento di creare un grafico per visualizzare i dati dell'evento dalla tabella creata nel passaggio precedente. Usa un grafico a dispersione con gli assi X e Y perché ti consente di posizionare liberamente le coordinate di base su entrambi gli assi.

Seguire le istruzioni:

• Seleziona la scheda "Inserisci" nel menu principale.
• Quindi seleziona "Grafici" → "Dispersione" → "Dispersione con indicatori", apparirà un grafico vuoto di fronte a te.
• Aggancia i bordi del grafico e ridimensiona e ridimensiona il grafico in modo che il campo del grafico copra l'intervallo dalla cella B4 alla cella K26 (premi e tieni premuto il tasto Alt per allineare l'area del grafico esattamente ai bordi della cella).
• Fare clic con il tasto destro del mouse sul diagramma e selezionare la voce di menu "Seleziona dati".

Aggiungi una serie di dati all'intervallo facendo clic sul pulsante "Aggiungi" nella finestra di dialogo che si apre.

1. Per modificare il nome "Nome serie" inserire nel campo corrispondente il valore della cella E30 "Date".
2. Per il valore dell'asse X, seleziona il campo appropriato e seleziona le celle C33: C46 Data di inizio.
3. Per il valore dell'asse Y, seleziona il campo appropriato e seleziona le celle H33: H46 Altezza.
4. Fare clic su OK per chiudere la finestra di aggiunta dei dati.
5. Fare clic su OK per chiudere la finestra di selezione dei dati.

Questi passaggi ci forniranno un semplice grafico a dispersione con formattazione automatica.

Rendiamo verdi gli indicatori di evento:

• Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi indicatore di dati selezionato, selezionare modifica "Formato serie di dati".
• Nell'elenco che si apre a sinistra, seleziona la scheda "Parametri marker", quindi seleziona il tipo di marker integrato "Crystal". Aumenta la dimensione a 10 pt.
• Nella scheda Marker Fill selezionare un riempimento a tinta unita. Cambia il colore di riempimento in verde.

Ora abbiamo un grafico a dispersione che rappresenta la linea temporale. Finora, gli indicatori verdi mostrano solo l'inizio delle attività.

Cambia il nome del grafico: fai doppio clic sul campo di testo con il nome e inserisci il tuo nome.

Torneremo alle opzioni di temporizzazione nel passaggio 5, aggiungeremo barre orizzontali lungo l'asse X, ma per ora continueremo a formattare il grafico.

Passaggio 4. Ordinare l'aspetto del diagramma e aggiungere i nomi degli eventi

Ci liberiamo di ciò che non ci serve nel diagramma.

Asse Y … Nascondere l'asse verticale, perché non trasporta il carico di informazioni. Selezionare un diagramma, nel menu principale nella scheda "Lavorare con i diagrammi", selezionare "Layout". Quindi scegli Assi → Asse verticale principale → Non mostrare.

Guide orizzontali … Sono anche inutili. Seleziona il grafico, nel menu principale, vai alla scheda Layout, quindi seleziona Griglia → Griglia orizzontale lungo l'asse principale → Non mostrare.

Legenda grafico … Lo sostituiremo quindi con uno più bello, ma per ora disabilitalo: "Layout" → "Legenda" → "No".

Infine, visualizziamo le etichette dei dati per ogni marker. Nel menu principale della scheda "Layout", seleziona "Firma dati" → "Sinistra".

Come modificare i dati nella firma token

L'inserimento dei dati su ogni evento nel diagramma è lungo e difficile, perché devi selezionare ciascun marker separatamente e rinominarlo.

Ma questo processo può essere accelerato quattro volte:

• Fare clic sulla didascalia del primo indicatore (angolo in alto a sinistra del grafico) per selezionare tutti i valori contemporaneamente. Non fare clic sull'indicatore verde, questo selezionerà altri oggetti!
• Fare nuovamente clic sulla didascalia del marker per modificare il nome singolo.
• Nel campo di immissione della formula, digitare il simbolo =.
• Fare clic sulla cella D33, contiene l'evento "Fase 1", premere Invio.
• Ripeti i primi quattro passaggi per le etichette rimanenti per ogni marcatore.

Come appuntare le aree

È utile appuntare le regioni sulla riga 28 in modo da poter sempre vedere il diagramma mentre si lavora sul documento. Le prime 27 righe rimarranno davanti ai tuoi occhi, anche se scorri il resto delle righe.

Per congelare le aree:

• Seleziona la cella A28.
• Seleziona la scheda "Visualizza" dal menu principale.
• Scegli Finestra → Blocca aree.
• Seleziona "Blocca aree" dal menu a discesa.

Apparirà una linea nera orizzontale sopra la 28a linea. Tutto sopra è ora agganciato e solo le righe inferiori si sposteranno durante lo scorrimento.

Passaggio 5. Aggiungi barre di errore per visualizzare le linee temporali per trasformare il grafico in un orario visivo

Le barre di errore orizzontali sul diagramma mostreranno il tempo necessario per completare ogni attività. Per farli:

• Evidenzia il grafico.
• Dal menu principale Strumenti grafico, seleziona la scheda Layout.
• Nell'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra (area del tracciato), seleziona la serie di dati "Timeline".
• Nella scheda Layout, seleziona Barre di errore → Impostazioni avanzate barre di errore. Si aprirà una finestra di dialogo.
• Nell'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra, seleziona le barre di errore dell'asse X per formattare il grafico.
• Nella finestra di dialogo per modificare le barre orizzontali, seleziona la casella di controllo per il segno più. Fine stile → Nessun punto.
• Nell'elenco "Valore errore", seleziona la voce "Personalizzata" e fai clic sul pulsante "Specifica valore". Nella nuova finestra “Configurazione della barra degli errori” che si apre, specificare il “Valore errore positivo”, per fare ciò posizionare il cursore nell'apposito campo e selezionare l'intervallo di celle da E33 a E74. Fare clic su OK.

Ora le linee grigie si estendono dagli indicatori verdi a destra, mostrano quanto tempo devi dedicare a questa o quell'attività. Devono essere formattati per chiarezza:

• Nella finestra Format Error Bars, vai alla scheda Line Color. Seleziona Linea continua. Rendi il riempimento grigio.
• Nella scheda Tipo di linea, aumenta la larghezza della linea a 4 pt.

Per navigare meglio nel diagramma, traccia linee verticali sottili verso il basso dai marcatori. Per fare ciò, nell'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra, seleziona "Barre di errore lungo l'asse Y". La finestra di dialogo visualizza barre di errore verticali. Seleziona la direzione Meno, Stile finale → Nessun punto, Importo errore → Valore relativo, inserisci 100% in questo campo. Scegli tu stesso il colore e lo spessore delle linee.

Passaggio 6. Aggiungi il valore di prontezza al grafico

È ora di aggiungere una serie di dati al grafico che mostra la percentuale dell'attività completata.

Se un'attività richiede 10 giorni ed è completata al 50%, la barra per il completamento sarà mezza piena. Questa è una misura per il monitoraggio del lavoro e non include i fine settimana e i giorni festivi. Per aggiungere nuove informazioni al grafico, seguire le istruzioni di seguito.

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'area del grafico, selezionare "Seleziona dati" dal menu di scelta rapida.
• Fare clic sul pulsante "Aggiungi", nella finestra che appare, definire il "Nome riga" selezionando la cella G30. L'intervallo di dati per gli assi X e Y è lo stesso del passaggio n. 3.
• Sul diagramma appariranno dei marcatori rossi, che nasconderanno quelli verdi.

Passaggio 7. Formattazione delle nuove metriche dei dati

Per fare in modo che il grafico rifletta nello stesso stile e i dati non si sovrappongano, formattiamo i marcatori:

• Nell'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra, seleziona "Riga pronta". Immediatamente sotto l'elenco a discesa c'è un pulsante "Formato del frammento selezionato". Fare clic su di esso, si aprirà una finestra di dialogo.
• Modificare i parametri del marker. Seleziona il tipo di forma "Crystal", imposta la dimensione su 10 pt e seleziona un riempimento verde solido per il pennarello. Chiudi la finestra di dialogo.
• Senza rimuovere la selezione dei marcatori, nel menu principale della scheda "Layout", fare clic sul pulsante "Etichette dati", selezionare la voce "Non mostrare" nel menu visualizzato.

Passaggio 8. Aggiungi barre di errore per tenere traccia della percentuale di completamento delle attività

Ora devi aggiungere nuove tavole in modo da poter vedere a colpo d'occhio in che fase si trovano le attività.

• Seleziona di nuovo Riga pronta dall'elenco a discesa a sinistra. Premere il pulsante "Barre di errore" nel menu principale. Seleziona "Opzioni avanzate" dal menu a discesa. Si aprirà una finestra di dialogo. Imposta le lamelle verticali su un valore fisso inserendo zero nel campo corrispondente.
• Passare ai parametri delle doghe parallele all'asse X. Impostare la direzione su "Plus". Fine stile → Nessun punto, Importo errore → Personalizzato. Nella finestra di dialogo Valore errore positivo, specificare l'intervallo di celle G33-G47.
• Cambia il colore delle linee in verde scegliendo un riempimento solido. Imposta la larghezza della linea su 7 pt.

Le linee verdi orizzontali mostrano se le attività sono state completate in parte o per intero.

Passaggio 9. Aggiungi una linea verticale che rappresenta il giorno corrente

La linea rossa mostra che giorno è e rende chiaro come il progetto nel suo insieme si adatta alla scadenza.

• Richiamare il menu contestuale per il diagramma con il tasto destro. Seleziona "Seleziona dati".
• Fare clic sul pulsante "Aggiungi", inserire la parola "Oggi" nel campo "Nome serie". Immettere l'intervallo di celle C31-C32 per il valore dell'asse X e H31-H32 per il valore dell'asse Y.

Sul grafico sono comparsi due nuovi indicatori. Etichettali: seleziona le etichette dei dati e scrivi la parola "Oggi" nella barra della formula. Fare clic con il tasto destro sulla firma e selezionare la voce "Formato dati" nel menu contestuale. Metti la posizione della didascalia "Sopra".

• Vai al menu principale nella scheda "Layout".
• Seleziona "Riga odierna" nell'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra.
• Aggiungi barre di errore con parametri aggiuntivi seguendo le istruzioni come nel quinto passaggio. Avrai bisogno di una tavola lungo l'asse verticale, con la direzione Meno, lo stile finale di Nessun punto, con un valore relativo del 100%.

Ora hai una linea verticale che rappresenta il giorno corrente. Cambia il colore della linea in rosso, aumenta la dimensione a 3 pt.

Nel campione, la data corrente è fissa, quindi non cambierà. Ma per i progetti che vengono sviluppati attivamente, si consiglia un modo diverso di registrare i dati. Per fare ciò, inserisci la data nella cella B2 inserendo la formula = TODAY () e specifica nella finestra di dialogo di selezione dei dati il valore della cella B2 dell'asse X invece dell'intervallo specificato in precedenza.

Passaggio 10. Aggiungi blocchi di testo

Ora nel diagramma manca solo la legenda per la legenda in modo che possa essere compresa da tutta la squadra.

• Seleziona il diagramma, vai al menu principale nella scheda "Inserisci". Seleziona "Iscrizione".
• Posiziona l'area dell'etichetta nell'angolo in alto a destra del grafico. Seleziona il bordo della casella di testo con il tasto destro del mouse, seleziona la voce "Formato forma" nel menu contestuale. Nella finestra che si apre, seleziona il tipo di riempimento "Solido", il colore è grigio. Formatta l'etichetta. Puoi inserire un numero qualsiasi di blocchi.

Ora puoi creare un diagramma in 20-30 minuti utilizzando solo il tuo editor preferito MS Excel.