Come dare la priorità quando sei costantemente sopraffatto

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Definiamo la cosa principale nella vita e impariamo a metterla al primo posto.

Quando stai affogando in un mare di compiti e impegni, anche decidere cosa fare prima può essere complicato. In una situazione del genere, è importante accettare che è semplicemente fisicamente impossibile completare tutto e evidenziare la cosa più importante. Altrimenti, stress e sensi di colpa ti perseguiteranno.

Quale dovrebbe essere la priorità?

Ognuno avrà i propri compiti specifici, ma ci sono diverse aree della vita a cui dovremmo prestare maggiore attenzione. Sono quelli che ti aiutano ad avvicinarti ai tuoi obiettivi a lungo termine e a rendere la vita utile. Eppure molti li ignorano per mesi o addirittura anni. Prova a spostarli in cima alla tua lista di cose da fare.

1. Salute

Uno stile di vita sano passa più spesso in secondo piano. Rinunciamo a passeggiare nel parco e ad allenarci per fare le cose, oppure scegliamo il fast food per non perdere tempo a cucinare.

I risultati di tali decisioni si accumulano e iniziano a influenzare tutte le aree della vita. Il fast food non fornisce abbastanza energia per funzionare bene. Lo stress e l'irritabilità che derivano dal non prenderci cura di noi stessi possono farci sentire come se fossimo dai nostri cari. Di conseguenza, non solo il benessere fisico soffre, ma anche il benessere mentale, lo stato emotivo si deteriora. Quindi ricorda a te stesso: la salute è alla base di tutto.

2. Dormire

Preparati per gli esami, finisci di scrivere un rapporto, fai tardi a guardare una serie: scegliamo tutto tranne che dormire. Sembra che riducendolo, guadagneremo qualche ora in più per i nostri affari. Ma il prezzo è molto alto.

Probabilmente hai sperimentato gli effetti della mancanza di sonno: stanchezza, irritabilità, incapacità di concentrazione e di fare qualcosa di produttivo. Ma gli studi dimostrano che la costante mancanza di riposo porta a problemi ben più seri, dalle malattie del sistema cardiovascolare al deterioramento del cervello. Non trascurare il sonno.

3. Relazioni con i propri cari

Nei momenti di stress, spesso iniziamo relazioni con le persone care, credendo che non andranno da nessuna parte e torneremo alla comunicazione solo quando avremo più tempo. E così ci perdiamo il concerto di un bambino a causa di un incontro di lavoro, o ci dimentichiamo di augurare buon compleanno a un amico perché i pensieri sono occupati dagli affari. Queste piccole cose accumulano e rovinano le relazioni, ed è difficile ripristinarle in seguito.

Prenditi del tempo per rafforzare la famiglia e le amicizie in modo da non dover rimpiangere ciò che ti sei perso. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a farlo:

• Fai il primo passo. Non aspettare che gli altri suggeriscano qualcosa. Sii quello che si tiene in contatto e invita la famiglia e gli amici da qualche parte.
• Determina tu stesso cosa non ti mancherà per niente al mondo. Ad un certo punto, dovrai inevitabilmente fare una scelta a favore del lavoro o di altre responsabilità. Ma ci devono essere situazioni che non possono essere trascurate, come un anniversario di matrimonio o aiutare un amico in un momento difficile per lui.
• Rimaniamo in contatto. Siamo tutti impegnati, ma questo non è un motivo per perdere i contatti. Chiama, scrivi, congratulati con i tuoi cari per le loro vittorie, esprimi simpatia in caso di fallimenti, ringrazia e mettiti in contatto proprio così.

4. Lavoro produttivo

Lavorare duro ed essere produttivi non sono necessariamente la stessa cosa. Puoi lavorare dalla mattina alla sera, ma ottenere risultati minimi. Pertanto, è importante agire non solo con diligenza, ma con saggezza: lavorare in profondità, concentrarsi su compiti che aiutano a crescere, anche professionalmente. Cerca e dai priorità alle opportunità che ti consentono di imparare cose nuove e fare cose che ti ispirano.

Cosa escludere dalle priorità

Per salire qualcosa nella lista delle cose da fare, devi rinunciare a qualcos'altro. Ecco alcune attività che puoi svolgere per liberare tempo ed energie.

1. Social media e assorbimento dei contenuti

Controllare le novità su Instagram o Twitter non dovrebbe essere la tua priorità. Ecco cosa consiglia l'autore di Digital Minimalism Cal Newport: "Concentrati su una manciata di attività online accuratamente selezionate che supportano i tuoi valori e salta il resto".

Per facilitare questo processo:

• Tieni traccia di dove sta andando il tuo tempo. Ci sono servizi speciali per questo. Quando vedi quanto stai sprecando, è più facile reindirizzare quel tempo a qualcos'altro.
• Rendi più difficile l'accesso a te stesso. Rimuovi le app di social media per evitare l'accesso alla noia.

2. Compiti di scarso valore

Ci sono sempre cose che richiedono molto tempo, ma non ci fanno andare avanti:

• controllare la posta e rispondere alle lettere;
• leggere i messaggi accumulati nelle chat di lavoro;
• svolgere compiti amministrativi ripetitivi;
• soddisfare la richiesta urgente di qualcuno.

Un tale turnover distrae solo dalla cosa principale. Ricorda a te stesso che non raggiungerai grandi obiettivi se fai sempre cose così piccole.

3. Atteggiamento negativo

Spesso ci soffermiamo su eventi e contrattempi spiacevoli, dubitiamo di noi stessi o ci arrabbiamo con gli altri. Questo non solo rovina l'umore, ma richiede anche tempo che potrebbe essere speso per i cambiamenti nella vita. Usa le seguenti strategie per evitare di rimanere bloccato in pensieri negativi:

• Raccogli una raccolta di complimenti. Quando qualcuno ti ha detto qualcosa di buono, ti ha elogiato, ringraziato, ti ha fatto i complimenti, annotalo su un quaderno o salva uno screenshot. Quando sei di cattivo umore, rileggere le parole gentili ti aiuterà a sentirti meglio.
• Guarda il tuo dialogo interno. Quando noti pensieri negativi su di te, immagina di dire qualcosa del genere a un amico intimo o a un bambino. Molto probabilmente, scoprirai di essere troppo critico con te stesso.
• Sii più gentile. Ricorda che le persone potrebbero averti ferito perché stavano incontrando difficoltà. Ma non dimenticare di essere gentile con te stesso. Se ritieni che la persona sia tossica, difendi i tuoi confini o smetti di comunicare.

Mettere l'importante al primo posto

1. Combina tutte le attività

Sicuramente hai un elenco di attività lavorative e affari personali e varie idee ti girano costantemente in testa. È così difficile sapere da cosa iniziare. Pertanto, il primo passo è raccogliere tutti i casi in un unico luogo e segnare entro quale data devono essere completati. Per fare ciò, puoi utilizzare carta o servizi come Trello e Todoist.

2. Sbarazzati delle distrazioni

Blocca l'accesso ai siti che richiedono molto tempo. Puoi farlo per l'intera giornata o per un certo periodo in cui hai bisogno di lavorare senza distrazioni. Se questa non è un'opzione per te, disattiva almeno le notifiche non necessarie.

3. Resisti alla tentazione di passare a qualcosa di nuovo

Ci sarà sempre una nuova idea o compito che vorrai affrontare. Ma passando da uno all'altro, non avanzerai in quello che stai facendo. Anche se ti annoi, provaci. Non rinunciare a un'abitudine dopo una settimana per provarne un'altra. Non intraprendere un nuovo progetto finché non hai finito quello attuale.

4. Distinguere tra questioni importanti e urgenti

Tendiamo a dare priorità alle attività con scadenze, anche se sono meno importanti per noi in sé e per sé. Ma attività come chiamare la nonna o fare una passeggiata non sono una priorità, anche se semplicemente rendono la vita equilibrata e regalano ricordi preziosi.

Usa la matrice di Eisenhower per dare la priorità ai casi. Ha quattro categorie:

• Urgente e importante: compiti che sono preziosi per te - devono essere completati il prima possibile.
• Non urgente, ma importante: compiti che aiutano a svilupparsi - devono essere inseriti nel calendario.
• Urgente ma poco importante: compiti che possono essere delegati a qualcun altro.
• Non urgenti e non importanti: compiti da abbandonare.

Cerca di fare il più possibile le cose importanti e minimizza quelle non importanti.

5. Gestisci non il tempo, ma la tua energia

Per fare ciò, devi determinare quando sei più produttivo e distribuire le attività in base al tuo livello di energia. Per esempio:

• Se sei mattiniero, metti le cose importanti da fare al mattino quando sei più energico.
• Se sei un nottambulo, fai progetti che richiedono concentrazione la sera.
• Se hai bambini piccoli, il tuo tempo produttivo è quando dormono o qualcun altro si prende cura di loro. Usa queste lacune per i tuoi compiti prioritari.

6. Fai una lista dei tuoi impegni

Spesso ci assumiamo troppo, anche se le nostre energie e il nostro tempo sono limitati. Pertanto, è utile rivedere periodicamente i tuoi obblighi:

• Fai un elenco il più dettagliato possibile di ciò su cui stai trascorrendo il tuo tempo.
• Dividi queste attività in categorie: carriera, famiglia, hobby e così via.
• Decidi quanto tempo in percentuale desideri dedicare a ciascuna categoria.
• Riduci il numero delle responsabilità meno importanti in modo da avere risorse sufficienti per quelle più importanti.
• Crea una lista di cose da fare ogni giorno in base alle tue categorie principali.

7. Sforzati di "mangiare la rana" il prima possibile

Una rana significa la cosa più difficile o spiacevole della giornata. Ad esempio, lavorare a un progetto che sogni di realizzare, fare sport, scrivere più di mille parole per un libro futuro. Di solito, vuoi rimandare queste cose per dopo, ma è meglio farle prima.

Questo ti farà andare avanti e renderà tutto il resto più facile durante il giorno. Se "mangi una rana" ogni giorno, gradualmente otterrai risultati maggiori.

8. Distribuisci le attività in blocchi

Questo ti aiuterà a costruire un programma basato sulle priorità e non perdere tempo a passare da uno all'altro. Ecco come funziona il metodo:

• Crea una lista di cose da fare per la giornata.
• Dividere le attività dello stesso tipo in blocchi, ad esempio "Lavorare con la posta", "Scrivere testo", "Appuntamenti".
• Calcola quanto tempo ci vorrà per ogni blocco.
• Aggiungi blocchi al calendario uno per uno.
• Passa a quello successivo solo quando hai finito quello precedente.
• Se necessario, sposta i blocchi nel calendario.

Cerca di avere almeno uno dei blocchi ogni giorno dedicato alle tue priorità.

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