Come delegare correttamente le attività lavorative

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Gli ordini categorici, la disattenzione agli interessi dei dipendenti e la mancanza di gratitudine non sono l'approccio più efficace alla distribuzione dei compiti nel team.

Un buon leader non è uno che si carica tutto sulle proprie spalle, ma uno che è in grado di mettere insieme una squadra forte ed efficace e distribuire con competenza le responsabilità, comprese quelle non pianificate.

La delega, ovvero la delega di compiti da un dipendente a un altro, aiuta ad aumentare il livello di coinvolgimento nel team e i manager che riescono in questo, in media, portano alle loro aziende il 33% di entrate in più rispetto agli altri.

Ma solo dire "fai questo" è sbagliato. Un tono di ordinazione, un'attività pianificata male, una mancanza di spiegazione: tutto ciò può causare il rifiuto e, di conseguenza, non ottenere il miglior risultato.

Lauren Landry, esperta della Harvard Business School, ha parlato delle regole che aiuteranno a delegare in modo efficace e a migliorare le prestazioni.

1. Valutare le capacità dei dipendenti

Ci sono compiti che non possono essere delegati. Ad esempio, sono parte integrante delle tue responsabilità. Oppure un altro dipendente non ha le conoscenze e le qualifiche per svolgere tali compiti. O, al contrario, sono molto più semplici di quelli che fa di solito. Ad esempio, chiedere a un responsabile delle vendite o un revisore di trovare un maestro per riparare una macchina da caffè per ufficio sarebbe, per usare un eufemismo, inappropriato.

In generale, prima di affidare qualcosa a qualcuno, dovresti chiederti:

• Una persona riuscirà a far fronte a questo compito? Ha abbastanza tempo o interferirà con le sue altre responsabilità?
• Il dipendente avrà abbastanza conoscenze e competenze? O devi aggiornarlo per così tanto tempo che è più facile farlo da solo o trovare un altro specialista? Diciamo che devi redigere un report sul lavoro del team su un progetto, ma il collega a cui vuoi affidarlo non l'ha mai fatto, il che significa che l'attività si muoverà lentamente, con uno scricchiolio, e potresti devo rifare tutto.
• Questo compito aiuterà il dipendente a migliorare alcune abilità, acquisire esperienza? Questo è facoltativo, ma sarebbe bello.
• C'è un dipendente che può gestirlo meglio?

2. Cerca di soddisfare gli interessi e le esigenze di tutti

Ad esempio, è necessario organizzare il team building per l'intero team, ma non esiste un dipendente speciale per questo. Ma c'è una persona che è forte nella comunicazione e vorrebbe acquisire esperienza nell'organizzazione di eventi, formazione e gestione del personale. Puoi offrirgli questo compito.

Oppure l'azienda viene temporaneamente lasciata senza uno specialista SMM, ma c'è qualcuno che è esperto negli algoritmi dei social network e non gli dispiacerebbe cimentarsi nel marketing.

Naturalmente, questo non è sempre possibile. Ci sono compiti noiosi che non piacciono a nessuno. Tuttavia, non sarà superfluo valutare criticamente la squadra e pensare a chi potrebbe beneficiare il nuovo incarico.

3. Imposta l'attività correttamente

Quando ti rivolgi a un dipendente, spiega perché vuoi affidargli l'incarico, come può essere utile per l'azienda e per lui personalmente. Assicurati di lodare ed elencare i suoi punti di forza che hanno influenzato la tua scelta. Sii educato.

Raccontaci l'incarico in dettaglio. Avere un obiettivo e una tempistica chiari. Fornire tutti i documenti richiesti e altre informazioni. Sarà molto buono se tutti i materiali necessari sono chiari e strutturati, in modo che il dipendente non debba passare molte ore a capire cosa è cosa.

4. Fornire una comunicazione normale e un'atmosfera confortevole

Fai sapere alla persona che sei sempre lì per aiutare, suggerire, rispondere alle domande. Avverti che se per qualche motivo non riesce a farcela o non rispetta la scadenza, sarà in grado di parlare con te e insieme inventerai qualcosa.

Chiedi di cosa ha bisogno per completare l'attività. Potrebbe essere necessario fornirgli ulteriori informazioni o, ad esempio, liberarlo dagli affari correnti.

È importante rimanere amichevoli, in modo che il dipendente non esiti a contattarti se qualcosa va storto.

5. Stai dalla parte della sicurezza

Quando completi un compito da solo, hai il controllo completo della situazione. Se qualcun altro assume il lavoro, ci possono essere un milione di problemi che possono portare a scarsi risultati o scadenze mancate.

Pensa in anticipo a cosa farai in caso di uno sviluppo sfavorevole degli eventi. Preparati ad assumere il compito da solo o a esternalizzarlo rapidamente a qualcun altro.

Cerca di trattare queste situazioni non come un fallimento, ma come un'esperienza che ti aiuterà a capire meglio la tua squadra, le sue capacità e il livello di organizzazione.

6. Sii paziente

Sì, ci sono cose che sono più veloci da fare da soli piuttosto che affidare a qualcuno, e poi dedicare del tempo a rispondere alle domande e a monitorare il risultato.

È importante ricordare che non sei un'orchestra umana e per un lavoro efficace devi sviluppare la tua squadra, dare ai dipendenti l'opportunità di fare qualcosa di nuovo, diventare più competenti, imparare, anche dai tuoi errori.

Ciò significa che devi essere paziente se qualcuno fa troppe domande o affronta un compito più lentamente del previsto.

7. Dai e chiedi feedback

Al termine dell'attività, assicurati di dire al dipendente come valuti il suo lavoro: cosa ti è piaciuto e per cosa sei pronto a lodarlo, quali punti potrebbero essere migliorati, cosa dovrebbe essere fatto per questo e cosa cercare nel futuro.

Sii corretto. Non giurare, non alzare la voce, non svalutare o criticare senza motivo. Assicurati di iniziare con lodi e poi parla con gentilezza di ciò su cui devi lavorare.

Se il compito per la persona era nuovo e difficile, chiedigli come ci ha lavorato. Cosa è stato facile e cosa no, cosa è stato interessante e cosa non mi è piaciuto per niente, come valuta lui stesso il risultato, cosa vorrebbe migliorare e come intende farlo.

8. Non dimenticare di dire grazie

E non solo uno contro uno, ma anche pubblicamente, soprattutto se il compito non era facile. Loda la persona di fronte a tutta la squadra, concedigli un giorno libero in più, contrassegna come il miglior dipendente, se l'azienda lo pratica.

Inoltre, non dovresti appropriarti dei frutti del lavoro di qualcun altro. Invece di dire “Ho organizzato il team building” o “Ho preparato il report”, è meglio sottolineare che avete preparato tutto insieme e che il vostro collega ha aiutato molto. Le persone apprezzano essere riconosciute per i propri meriti, rendendole più coinvolte e fedeli all'azienda.