7 suggerimenti su Gmail da un ex dipendente di Google

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Se centinaia di email in arrivo e distrazioni costanti per controllare la tua posta non ti permettono di concentrarti sulla tua attività principale, allora questo articolo fa per te. Rudolphe Dutel, un ex dipendente di Google, ha spiegato come lavorare correttamente con Gmail senza grattacapi.

Nel 2011, Rudolf Dutel ha iniziato a lavorare in Google. "Il mio primo giorno all'ufficio di Google è stato come l'arrivo di Harry Potter a Hogwarts: sei molto preoccupato, come uno scolaretto al primo appuntamento, e non è chiaro cosa fare", ricorda Rudolph. "Pertanto, ero contento di qualsiasi lavoro affidatomi e dell'opportunità di imparare qualcosa di nuovo nel processo."

Nei due anni successivi era destinato a impegnarsi da vicino nella formazione dei dipendenti dell'azienda per lavorare con il servizio di posta Gmail, nonché per le vendite aziendali.

Dütel non è più un membro di Google; ora è un dipendente di Buffer e il fondatore del progetto Remotive, un settimanale elettronico per i lavoratori a distanza. Tuttavia, usa ancora alcuni dei trucchi che ha insegnato ai suoi ex colleghi.

Come addestrare la tua email: 7 suggerimenti killer per lavorare con Gmail

A volte aprire la Posta in arrivo il lunedì mattina è una rivelazione. Sembra fisicamente impossibile risolvere l'infinito flusso di lettere.

La posta elettronica oggi non viene utilizzata se non nei villaggi remoti, dove non c'è elettricità o ripetitori per cellulari. Secondo una ricerca del McKinsey Global Institute, trascorriamo in media un terzo della nostra giornata lavorativa rispondendo alle e-mail.

Il lavoratore medio qualificato spende fino al 28% del proprio tempo utile ad analizzare la posta elettronica. Sono circa 13 ore a settimana.

Certo, non voglio essere d'accordo con statistiche così tristi. Inoltre, tutti vogliono dedicare il proprio tempo a qualcosa di più utile. A tal fine, Dutel ha trascorso molto tempo a testare le capacità di Gmail, utilità e servizi, evidenziando i sette più utili, a suo avviso, per l'uso quotidiano. Forse, la corrispondenza di lavoro non è un affare così lungo.

1. Usa il pulsante "Annulla invio"

Hai mai notato alcuni fastidiosi errori di battitura nella tua lettera dopo aver fatto clic su "Invia"? Sono sicuro di sì.

D'ora in poi non c'è più niente da temere: hai la funzione di disdetta dell'invio, utilizzo che è un presupposto rigoroso per chi ha deciso di prendersi sul serio la gestione del prezioso tempo lavorativo.

Puoi attivare la funzione andando nel menu e mettendo un segno di spunta davanti alla funzione corrispondente: "Impostazioni" → "Generale" → "Annulla invio". Facoltativamente, il periodo di cancellazione può essere impostato su 10, 20 o 30 secondi.

Provalo tu stesso, personalmente mi è piaciuto!

2. Applica modelli per risparmiare tempo

Scriviamo un numero enorme di lettere dello stesso tipo, simili tra loro come due gocce d'acqua. A volte prendiamo come base per nuove lettere quelle che abbiamo già scritto ad altre persone. Ad esempio, per i venditori, questo è conveniente e può far risparmiare molto tempo.

Quindi perché non preparare alcuni modelli per questo tipo di messaggio invece di riscrivere la stessa cosa più e più volte? Dopotutto, sostituire un paio di parole e frasi è molto più facile che scriverne di nuove. L'importante è non dimenticare di rileggerlo più tardi.

Prepara e salva alcune risposte modello che puoi utilizzare in seguito, se necessario.

Per abilitare la funzione "Modelli di risposta", vai alla scheda "Laboratorio" nel menu delle impostazioni.

Grazie a questa funzione incredibilmente utile, Rudolph e suo fratello sono riusciti a inviare manualmente i loro dettagli di contatto ai primi 1.500 abbonati Remotive in una lettera standard.

3. Utilizzare la funzione di accesso offline

Un altro trucco che abbiamo imparato da Dutel è come continuare a lavorare con Gmail senza accedere a Internet.

Forse ad alcuni di voi piace disconnettersi dagli altri per un po' per dedicarsi completamente a compiti creativi. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, non puoi semplicemente fare a meno della cartella "Posta in arrivo", dove, ad esempio, hai abbandonato l'attività tecnica. Come essere?

Per tutti i viaggi in treno, casi con accesso a pagamento o limitato alla rete Wi-Fi e altri imprevisti, puoi utilizzare la funzione "Offline". Ti consente di leggere, rispondere, cercare e archiviare le e-mail senza accesso a Internet.

Questo è davvero molto comodo, poiché questa modalità ti permette di lavorare non solo con la posta, ma anche con Google Drive e Google Docs.

4. Non hai tempo? Pausa

A volte, i messaggi in arrivo cadono nella scatola uno dopo l'altro, fastidiosi e distraendo dal lavoro su cui siamo concentrati. Una, due, quattro, dieci nuove lettere… E se ci fosse qualcosa di importante?

La migliore soluzione a questo problema, secondo Dutel, era la funzione Inbox Pause. Il significato di questa funzione è molto semplice: sospendi il flusso della corrispondenza in arrivo se sei impegnato in qualcosa di importante, e quando ti sei liberato dal peso delle preoccupazioni e da un calendario ricco di eventi, ritorni a loro come se li avessi ricevuti allo stesso secondo andando alla pagina con la scheda posta.

5. Annulla l'iscrizione a mailing list non necessarie

Si dà il caso che sia difficile sbarazzarsi completamente di tutti i tipi di mailing che entrano nella tua casella di posta elettronica di lavoro. Come sbarazzarsi di quelli che non sono per niente interessanti per te?

Dai un'occhiata a Unroll.me, un'utilità che può aiutarti a organizzare le tue email nel miglior modo possibile in pochi minuti. Una volta iscritto al servizio, apri la mailing list a cui sei iscritto. Quindi cancellati da quelli non necessari.

6. Attiva la verifica in due passaggi

Sembra che Gmail sappia quasi tutto di noi: con chi comunichiamo, quali immagini cerchiamo nella ricerca, cosa memorizziamo nei "Documenti". Possiamo dire che questo è una specie di centro di controllo del volo e il quartier generale del comando principale: tutti i collegamenti portano qui, come le strade per Roma. Ciò significa che la sicurezza dovrebbe essere prima di tutto.

La verifica in due passaggi è la soluzione migliore per questo compito. "Due-", perché per proteggere le tue informazioni, avrai bisogno non solo della tua password per la casella di posta, ma anche di un codice univoco, che riceverai ogni volta che proverai ad accedere alla tua casella di posta da un'applicazione mobile o da un messaggio SMS.

Rudolph consiglia anche di prestare attenzione al servizio 1Password.

Anche molti altri servizi popolari come Dropbox, Facebook e Twitter utilizzano la verifica in due passaggi per l'accesso.

A proposito, per la sicurezza dei tuoi dati, è importante assicurarti che il tuo account Gmail non venga utilizzato su più dispositivi contemporaneamente, ad esempio su due computer contemporaneamente.

7. Usa notifiche più informative

Molti messenger utilizzano diversi stati per i messaggi contemporaneamente: "Inviato", "Consegnato", "Letto". In alcuni luoghi, come Facebook, le icone vengono utilizzate per rappresentare queste notifiche.

Per il servizio Gmail esiste una soluzione simile: Sidekick. Questa è una buona applicazione per chi è alla ricerca di un lavoro, o per coloro le cui attività sono legate alle vendite: è molto conveniente ottenere gli stati delle tue email inviate.

Ora sai qualcosa in più sulla sicurezza e sul risparmio di tempo quando lavori con Gmail. Speriamo che il consiglio di uno specialista esperto ti aiuti a diventare più produttivo.