20 efficaci tecniche di gestione del tempo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Organizza la tua vita in modo da non perdere un minuto.

1. Regola 1-3-5

Le tue ore di lavoro durante il giorno sono limitate e la regola 1-3-5 ti consente di spenderle nel modo più saggio. La sua essenza è la seguente: in un giorno puoi svolgere solo un compito grande, tre medi e cinque piccoli. Sono nove i casi in totale, né più né meno. La regola aiuterà a ripulire gradualmente le macerie, essendo in tempo e non lavorando troppo.

2. La regola del tre

Per coloro che non sono in sintonia con i numeri o non possono fare nove cose al giorno, Chris Bailey, autore di My Productive Year, ha escogitato la regola del tre. Dice che fare le tre cose più importanti ogni giorno è sufficiente per essere produttivi.

Invece di disperdere la tua energia e attenzione su un paio di dozzine di elementi su una lista di controllo, scegli i tre compiti più importanti della giornata e concentrati su di essi. Selezionane altri tre il giorno successivo e così via. Questo ti terrà concentrato. La stessa regola può essere applicata alla definizione degli obiettivi per la settimana, il mese o l'anno.

3. Metodo 10 minuti

Hai un compito che non vuoi iniziare? Dì a te stesso: "Lo farò solo per 10 minuti e poi andrò a riposarmi". Molto probabilmente, durante questo periodo sarai attratto dal lavoro e non potrai più fermarti.

4. Pomodoro

Questo sistema è stato inventato da Francesco Cirillo per facilitarsi la preparazione agli esami. Aiuta a mettere a fuoco le persone che si distraggono facilmente. È anche un buon modo per controllare quanto tempo dedichi a un determinato lavoro.

Ecco come funziona Pomodoro: prendi un timer e lo imposti a 25 minuti. Dopodiché, concentrati sul tuo lavoro. Quando i 25 minuti sono scaduti, ti riposi per 5 minuti e poi ripeti tutto da capo. Dopo quattro cicli, avrai una grande pausa di mezz'ora.

5. Metodo 90/30

Il metodo 90/30 è utilizzato dallo scrittore e blogger Tony Schwartz, dal co-fondatore di Buffer Leo Widrich, dal critico letterario Benjamin Che Kai Wai e dall'imprenditore Thomas Oppong.

La sua essenza è la seguente: lavori sodo per 90 minuti, poi riposi per mezz'ora e poi ripeti il ciclo. In questo caso, i primi 90 minuti li dedichi al compito più importante che devi svolgere durante la giornata e i segmenti successivi li dedichi a cose meno importanti.

Secondo la ricerca di The Enchanted World of Sleep dello specialista di Yale Peretz Lafee, 90 minuti è il tempo ottimale per una persona per concentrarsi efficacemente su un compito. E mezz'ora è sufficiente per un riposo completo, come confermato dalla ricerca di Sleep and Wakefulness del neurofisiologo Nathan Kleitman.

6. Metodo 52/17

Questa è una versione privata del metodo precedente. Non è diverso se non nei numeri: lavori 52 minuti e poi riposi 17 minuti. Secondo l'esperimento The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, condotto dal servizio di collocamento The Muse utilizzando l'app DeskTime, questi periodi di tempo ti aiutano a rimanere produttivo ed evitare il superlavoro. Pertanto, usa il metodo 52/17 se ritieni di non avere la forza per lavorare per 90 minuti di fila.

7. Mangiare rane

Il metodo è stato inventato da Eat That Frog: Brian Tracy spiega la verità sulle rane, relatore motivazionale e autore di auto-aiuto Brian Tracy. Chiama "rane" compiti spiacevoli e difficili che devi completare, nonostante la tua riluttanza. Fai una cosa fin dall'inizio della giornata: mangia la rana. E poi sarà più facile per te: getterai questa pietra dalla tua anima e ti assicurerai il buon umore per l'intera giornata.

8. Blocchi di tempo

Una cosa spiacevole delle liste di cose da fare è che non ti danno un'idea di quanto tempo richiede un'attività. "Compra pane" e "Termina rapporto" occupano una riga nell'elenco, ma queste attività sono incomparabili per complessità e importanza.

Un calendario è molto meglio di una lista di cose da fare: ti permette di controllare visivamente il tempo. Vedi un grande blocco e ti rendi conto che il compito non è facile. Pertanto, prova la tecnica dei "blocchi temporali": mettili sul calendario e assegna il tempo per ciascuno in base alla complessità dell'attività. E mentre svolgi questo o quel compito, non farti distrarre dagli altri.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) è un sistema di produttività inventato dal business coach David Allen. I suoi principi fondamentali sono i seguenti:

1. Annota tutte le tue azioni e idee in un unico posto, la cosiddetta Posta in arrivo.
2. Ordina periodicamente il contenuto della Posta in arrivo assegnando priorità e tempistiche alle attività. Inserisci le note nelle cartelle in base al loro contenuto: "Lavoro", "Casa", "Acquisti" e così via.
3. Esegui revisioni: elimina le note non necessarie, cancella i casi completati, sposta i materiali che hanno perso la loro rilevanza per l'archivio.
4. Quando tutto è pianificato, procedi con l'esecuzione. Compiti che possono essere completati in un paio di minuti, risolti immediatamente. Altri possono essere delegati o inseriti in un calendario.

Puoi scoprire tutte le complessità di GTD nella nostra guida.

10. ZTD

Leo Babauta, autore del blog sulla produttività Zenhabits, ritiene che il sistema GTD di David Allen sia molto complesso e richieda troppo sforzo. Offre il suo sistema Zen to Done. Per seguirlo, devi sviluppare 10 semplici abitudini.

1. Raccogli tutte le informazioni nella Posta in arrivo.
2. Elabora tutti i record senza lasciarli nel dimenticatoio.
3. Pianifica i tuoi obiettivi principali per ogni giorno e i tuoi obiettivi più grandi per la settimana.
4. Concentrati su una cosa alla volta, senza distrarre la tua attenzione.
5. Crea elenchi di cose da fare semplici e brevi.
6. Organizza le tue note in categorie in base al loro contenuto, proprio come nel GTD originale.
7. Rivedi regolarmente i tuoi appunti e sbarazzati di cose inutili.
8. Semplificare. Riduci l'elenco dei tuoi compiti e obiettivi, scrivi in modo breve e chiaro.
9. Per entrare in sintonia con il lavoro, mantieni sempre una certa routine quotidiana.
10. Fai quello che vuoi veramente fare.

11. Kanban

Metodo di produttività giapponese che ti aiuta a tenere traccia di ciò che stai facendo, ciò che hai già fatto e ciò che deve essere fatto in futuro. Kanban visualizza visivamente il flusso di lavoro.

Prendi una lavagna adesiva (o ti iscrivi a un manager di attività come Trello) e disegna tre colonne su di essa: Da fare, Da fare, Fatto. Quindi scrivi i tuoi affari su foglietti adesivi e inseriscili nella colonna appropriata a seconda di ciò che stai facendo e di ciò che hai già fatto.

12. La regola dei due minuti

Questa regola è parte integrante di GTD, ma può essere utilizzata anche se non sei un fan della tecnica di Allen. Se l'attività richiede meno di due minuti, eseguila immediatamente. Quindi scarichi il tuo cervello, perché non devi più ricordarti di questo caso.

13. Posta in arrivo zero

Zero Inbox è stato inventato dallo scrittore ed esperto di performance Merlin Mann e funziona bene con GTD. Mann lo ha applicato alle e-mail, ma puoi gestire casi, documenti, note e altre informazioni allo stesso modo. Come suggerisce il nome, l'obiettivo di questa tecnica è mantenere vuota la Posta in arrivo.

Nel sistema GTD originale, la Posta in arrivo continuava ad accumulare un mucchio di voci. Devi prenderti del tempo per risolverli ed è facile trascurare qualcosa di importante in una Posta in arrivo piena. Mann consiglia di smontare il contenuto non appena arriva. Apri una Posta in arrivo e decidi cosa fare con ogni elemento: eliminare, delegare, rispondere, rinviare o completare. Non chiuderlo finché non hai eseguito una delle azioni specificate con tutti gli elementi.

Inoltre, i filtri automatici nella posta, le cartelle intelligenti e i programmi per l'ordinamento dei documenti ti aiuteranno a risparmiare tempo.

14. Fresco o fritto

Fresco o fritto si traduce in "fresco o fritto". Questa filosofia è stata creata da Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" Prioritization System della blogger Stephanie Lee. Secondo lei, quando ti svegli al mattino, il tuo cervello è "fresco", ma man mano che la giornata avanza, "frigge". Ciò significa che devi determinare il momento del tuo picco di produttività e avere il tempo di fare tutte le cose più importanti in un giorno durante questo periodo. È così che funziona.

1. Alla fine della giornata, quando sei già stanco, prenditi 15 minuti per creare una lista di cose da fare per domani.
2. Sposta le attività più importanti all'inizio della giornata, nella sezione Fresh. Le cose che non ti piacciono vengono inviate lì - le stesse "rane". Devono essere fatti finché hai ancora forza.
3. Le cose meno urgenti, meno difficili e più piacevoli vanno alla sezione Fritti, cioè nel pomeriggio, a seconda del tuo programma. Ti caricheranno di meno il cervello.
4. Segui la tua lista la mattina successiva. Quindi componi uno nuovo la sera.

Stephanie consiglia FoF alle persone che scoprono ogni notte di essere completamente esauste, ma non hanno tempo, anche se hanno lavorato tutto il giorno.

15. Metodo Iceberg

Ramita Sethi, autore di Ti insegnerò a essere ricco, usa questo metodo per salvare le informazioni per dopo. Funziona così: salvi tutte le e-mail, le note, gli articoli, gli elenchi in un unico posto, ad esempio in un servizio per prendere appunti come Evernote o Notion o come documenti. Quindi distribuisci questi materiali utilizzando tag, cartelle e categorie, come preferisci.

Rivedi queste informazioni ogni 4-6 settimane e valuta se possono essere applicate nella pratica. Se qualcosa è inutile, buttalo via o archivialo. Ciò consente di creare la propria base di conoscenza.

16. Messa a fuoco automatica

L'autofocus è stato inventato da The Autofocus Time Management System dall'esperto di prestazioni Mark Forster. Questo sistema di pianificazione è adatto a persone creative che hanno difficoltà a seguire GTD.

Scrivi tutte le tue attività su un quaderno senza alcun ordine. Quindi scorrere l'elenco, selezionare quelli che devono essere eseguiti il prima possibile e ordinarli. Quando le attività urgenti sono state risolte, procedi con quelle che ti piacciono di più ora. Se non hai completato qualcosa, spostalo alla fine dell'elenco, tornerai su questo più tardi. E ripeti questi passaggi giorno dopo giorno.

17. Matrice di Eisenhower

Questo schema è stato creato dal presidente americano Dwight D. Eisenhower. La matrice ha quattro sezioni per le attività: Non urgenti e non importanti, urgenti ma non importanti, importanti e non urgenti e urgenti e importanti. Dividi le tue attività in sezioni e puoi scoprire a cosa trascorri più tempo e a quali attività dovrebbe essere prestata maggiore attenzione.

18. Metodo 4D

Il 4D è stato inventato da Edward Ray, scrittore e consulente motivazionale. Il metodo ha lo scopo di aiutare le persone che sono inorridite alla vista della loro lista di cose da fare e non sanno come affrontare tutti gli elementi accumulati.

Ray sostiene che devi solo memorizzare quattro parole per la lettera D, e quindi non ti perderai d'animo di fronte a montagne di lavoro. Eccoli:

• Fare - Se ti è stato assegnato un compito, è meglio farlo ora e cancellarlo dall'elenco.
• Delegare: quando non puoi o non hai tempo per eseguire qualcosa, ma hai un assistente relativamente libero, trasferiscigli l'attività.
• Elimina: alcune cose non sono così importanti. Eliminali rimuovendoli definitivamente dall'elenco delle cose da fare. Se cercano di importi responsabilità inutili, impara a dire "no" educatamente.
• Ritardo: quando un'attività è troppo grande o non richiede l'esecuzione immediata, può essere posticipata. Ma devi assolutamente fissare scadenze chiare per lei, altrimenti rimarrà un peso morto.

Seleziona un'attività, esegui un'azione 4D con essa, quindi passa alla successiva.

19. Tempismo

Di solito, le persone che cercano di essere produttive tengono traccia del tempo che dedicano a cose importanti e dimenticano completamente di considerare i periodi in cui fanno sciocchezze. Questo problema è risolto dalla tecnica "Timing", inventata dall'esperto nel campo della gestione del tempo Gleb Arkhangelsky. Ti permette di capire dove viene speso il tuo tempo, ti insegna ad essere più attento a quello che stai facendo e meno distrazioni.

Prendi un quaderno e annota tutte le tue azioni e quanto le hai fatte, con una precisione di 5-10 minuti. Registra momenti di lavoro, trattative, riunioni e persino il tempo trascorso su YouTube e nei giochi. Prenditi un paio di settimane per questo. Quindi sfoglia il taccuino, riconosci di vista i tuoi "cronofagi" e trai le conclusioni. Forse hai bisogno di guardare video meno divertenti, o passare meno tempo a bere caffè, o il tuo nemico sono le telefonate.

20. Metodo di Tim Ferris

Timothy Ferriss è un guru della produttività che ha inventato il suo metodo a due regole per organizzare il lavoro. La prima è la Regola 80/20, o Principio di Pareto, che afferma che l'80% del nostro lavoro può essere svolto nel 20% delle volte. Il restante 20% impiegherà l'80% del tempo. La seconda è la legge di Parkinson: il lavoro occupa tutto il tempo che gli viene assegnato.

L'implicazione di questo, dice Ferriss, è che non devi lavorare di più per fare tutto: devi concentrarti meglio. Lascia che lavori con piena dedizione solo il 20% dell'orario di lavoro, ma puoi rifare tutte le cose veramente importanti. E il restante 80% può essere dedicato alla semplice routine in modo da poterti concentrare sulle attività prioritarie ed evitare il superlavoro.