Come applicare efficacemente il sistema GTD nella vita

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Un piano passo dopo passo, in base al quale puoi facilmente implementare questa tecnica di produttività nella tua vita, stabilire priorità ed essere sempre in grado di trovare il tempo per le cose importanti.

Questo materiale è una continuazione dell'articolo "". Innanzitutto, vale la pena familiarizzare con esso, poiché molti dei concetti utilizzati sono spiegati in dettaglio lì.

Questo articolo è una guida passo passo su come applicare la GTD nella vita reale. Durante la scrittura, ho aderito ai seguenti principi:

• Versatilità. Le idee qui descritte sono universali e con il loro aiuto ognuno costruirà per sé un sistema GTD che funzionerà esattamente con i servizi a cui è abituato.
• Semplicità. Il sistema dovrebbe essere intuitivamente facile da usare. Occorre dedicare un minimo di tempo ed energie all'inserimento e all'elaborazione delle informazioni, nonché alla pianificazione delle fasi successive. Solo così il sistema funzionerà a lungo termine e anche dopo lunghe pause: ad esempio, se vai in vacanza per un mese, poi al tuo ritorno, potrai ripristinare il tuo approccio alla gestione aziendale.
• Affidabilità. La cosa più importante è essere sicuri del proprio sistema, vale a dire che non dimenticherai nulla di pianificato, poiché vedrai un promemoria al momento giusto.
• Concentrazione su ciò che è importante. Il sistema dovrebbe aiutarti a concentrarti sia su ciò che stai facendo in questo momento sia su quelle cose che sono importanti a lungo termine.
• Piacere. Il sistema di gestione dei casi e delle attività dovrebbe darti piacere. Ad esempio, quando ti sdrai sul divano dopo una dura giornata di lavoro con il telefono in mano, incroci le attività completate dall'elenco e ne trai un vero piacere. Soprattutto quando è ancora visualizzato dalla crescita del tuo grafico della produttività.

5 fasi principali del sistema GTD

Fase 1. Raccolta di informazioni

È necessario raccogliere assolutamente tutti i casi, anche i più piccoli, quindi la nostra coscienza sarà pura e agiremo nel modo più produttivo possibile.

Ecco perché gli elenchi di cose da fare standard non funzionano, perché la maggior parte delle persone spesso registra solo le cose più importanti e centinaia di attività che non sono così importanti non vengono affatto prese in considerazione. Ma sono proprio compiti così piccoli, che ricordano regolarmente se stessi, che utilizzano una parte significativa delle risorse del cervello e creano esperienze aggiuntive che portano alla fatica e allo stress.

Uno dei principi importanti del sistema GTD è scaricare completamente tutte le attività dalla tua testa e inserirle in un sistema affidabile che ti aiuterà a ricordare le cose importanti al momento giusto.

È inoltre necessario tenere conto del fatto che dovrebbe esserci un numero minimo di cestini per la raccolta delle informazioni in entrata. Idealmente, uno. Allora sarà più facile da gestire.

Fase 2. Elaborazione delle informazioni

In questa fase, elaboriamo le informazioni che si trovano nella nostra Posta in arrivo.

Ci sono tre opzioni su come procedere in questa fase:

• Contrassegna l'attività come "Azione", indicando il passaggio successivo per il suo completamento e la scadenza. È possibile saltare la specifica di una scadenza se non si ha ancora una chiara comprensione di quando è necessario completare l'attività.
• Sposta le informazioni nella "Directory" se non hai bisogno di fare nulla con esse, ma potrebbe essere utile in futuro.
• Elimina le informazioni, determinando che si tratta di "Cestino": cioè, non devi fare nulla con esso e non sarà utile in futuro.

Fase 3. Organizzazione delle attività

Tutte le azioni passano attraverso la canalizzazione successiva.

Filtro 1 - "Ritaglio"

Poniti la domanda: devo davvero fare questa azione? In caso di dubbio, eliminalo.

Filtro 2 - "Delega"

Poniti la domanda: se questo deve essere fatto, allora devo davvero farlo personalmente? In caso negativo, deleghiamo e indichiamo il responsabile, il risultato finale, le fasi intermedie del controllo (punti nodali) e la scadenza.

Se l'azione deve essere eseguita da te, passa al filtro successivo.

Filtro 3 - "Azione"

Poniti una domanda: questa azione richiederà più di 2-5 minuti? In caso contrario, fallo ora e libera la testa. Se sì, registrati.

Le azioni nel sistema possono essere dei seguenti tipi.

"Le seguenti azioni" - compiti semplici che consistono in un'azione (chiamare, scrivere, andare e così via). Ad esempio, l'azione "Cambia pneumatici invernali su ruote" consisterà nelle seguenti semplici azioni: chiamare e iscriversi a un servizio di auto, programmare un orario nel calendario e recarsi a un servizio di auto al momento giusto.

È conveniente raccogliere tali azioni in elenchi in base al luogo e alle circostanze (elenchi contestuali). Potrebbe essere l'elenco In Store, dove elenchi tutto ciò che devi acquistare quando sei in negozio, o l'elenco In the Chair, dove aggiungi cose e attività che puoi svolgere la sera dopo il lavoro sulla tua sedia preferita. O un elenco di "domande del capo", in cui annoti tutte le domande che hai per il tuo capo, in modo da poterle poi risolvere tutte in una volta.

Di solito registro tutte queste azioni o nel "Google Calendar" (appuntamenti ed eventi) o in Todoist, un servizio cloud dove è conveniente organizzare le attività.

"Progetti" - attività che richiedono più di un passaggio per essere completate. Per far decollare il progetto, è necessario descrivere i primi passi per la sua attuazione e lasciare un promemoria in un sistema affidabile. Di conseguenza, il progetto si trasforma in una catena di semplici azioni, ognuna delle quali può essere eseguita nei prossimi cinque minuti e ottenere il risultato.

Pubblico progetti su schede Trello. La card è un contenitore ideale per progetti in cui è possibile posizionare:

• descrizione e scopo del progetto;
• collegamenti ad altri documenti sul progetto;
• i nomi dei responsabili;
• Scadenza;
• liste di controllo con i seguenti passaggi;
• commenti sul progetto;
• file necessari e così via.

Azioni ritardate … Se non riusciamo a pianificare le prossime azioni senza ulteriori eventi o informazioni (ad esempio, stiamo aspettando che un amico ci invii il numero di telefono di un servizio auto, dove è possibile cambiare le gomme con profitto), inseriamo tali azioni nel "Rimandato " elenco. Facoltativamente, puoi impostare un promemoria per controllare qualcosa.

Tali elenchi di attività possono anche essere strutturati come elenchi contestuali. Ad esempio, crea un elenco con le attività che hai assegnato al tuo assistente.

Elenco "Un giorno" contiene compiti che non richiedono un'azione attiva ora, ma che vorremmo realizzare in futuro.

Può essere:

• libri, video di formazione e corsi che desideri acquistare;
• abilità utili che vuoi padroneggiare;
• luoghi che vuoi visitare;
• cose che vuoi comprare.

Devi esaminare periodicamente questo elenco, prendere appunti e trasformarli in obiettivi per i quali lavorerai.

Fase 4. Revisione regolare

Affinché il sistema funzioni, è necessario rivedere regolarmente le attività e i progetti principali per eliminare quelli non più rilevanti e ordinare i nuovi per priorità e inviarli al lavoro.

Per mantenere questa revisione su base regolare, segui questi suggerimenti:

• Lascia 30-60 minuti nel tuo programma per la revisione (inizialmente una volta alla settimana sarà sufficiente).
• Crea una lista di controllo o un piano per tale revisione, dove è spiegata la sequenza, cosa viene dopo cosa. Questo piano non dovrebbe essere troppo complicato e la revisione non dovrebbe richiedere troppo tempo, o semplicemente non lo farai regolarmente.

Di seguito è riportato un esempio della mia lista di controllo panoramica settimanale. L'ho realizzato nel formato di un cheat sheet con una sequenza di azioni, che descrive i servizi/documenti che esamino. Puoi organizzarlo con un elenco normale o disegnare un diagramma a mano libera che sia conveniente per te.

Stampa quattro di queste liste di controllo al mese. Durante la revisione settimanale, prendine uno in mano e barra gli elementi completati dall'elenco. Questo semplice esercizio ti motiverà a continuare a fare queste revisioni.

Fase 5. Azioni

Quando viene redatto il piano per la settimana, resta da agire. Evita uno dei più grandi errori dei principianti GTD quando passi troppo tempo a organizzare le attività invece di completarle effettivamente.

Ecco alcuni suggerimenti per rendere più efficaci le tue azioni.

1. Fai un piano per la giornata in base al piano per la settimana. Dividi la tua giornata in blocchi, creando 2-3 blocchi per compiti importanti e un paio di blocchi per altri compiti. La durata dei blocchi è in media di 60-120 minuti. Inserisci tempo libero tra i blocchi per compiti imprevisti.
2. Lavora sul sistema Pomodoro, per questo puoi impostare un timer sul tuo telefono. La sua essenza è semplice: ogni 25-30 minuti di lavoro, fai una pausa per cinque minuti e, dopo il terzo blocco di lavoro, una pausa più lunga (15-30 minuti). Il totale è di tre blocchi di 30 minuti, con pause di cinque minuti, seguite da una lunga pausa di 15-30 minuti. Puoi fare 2-4 cicli di questo tipo al giorno, a seconda di quanto spesso sei distratto.
3. Durante i blocchi con cose importanti, cerca di non essere distratto da altre persone e suoni estranei (per questo, puoi attivare musica speciale per la concentrazione nelle cuffie).
4. Determina quando il tuo livello di energia è più alto (ad esempio, dalle 7 alle 9 del mattino) e durante questo periodo, fai le cose più importanti che ti avvicinano ai tuoi obiettivi personali.
5. Non programmare troppe cose importanti per la giornata: 1-3 è sufficiente. È importante che alla fine della giornata, dopo aver esaminato le attività barrate nel tuo piano, sei soddisfatto e fai lo stesso piano realistico per domani.