Come mandare i dipendenti in trasferta senza scartoffie: esperienza personale

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Ti raccontiamo i principali problemi con i viaggi di lavoro e ti spieghiamo come risolverli.

Problema n. 1. Sistema di approvazione lento

Ogni viaggio è un mucchio di corrispondenza in cui agisco da intermediario. Ci vuole molto tempo per inviare messaggi, inoltre c'è la possibilità di confondersi e commettere errori, soprattutto quando volano più persone.

Una volta ho frainteso un impiegato e ho concordato un biglietto per il volo sbagliato. Non era rimborsabile, quindi la compagnia ha dovuto spendere soldi per un secondo biglietto, con la data corretta, e perdere circa 10 mila rubli.

Come risolvere il problema

Corto: automatizzare il processo.

I servizi per la prenotazione online di viaggi fanno fronte a questo compito: l'ho testato. Può essere utilizzato per pianificare viaggi di lavoro, acquistare biglietti aerei e ferroviari e prenotare hotel. Non è necessario pagare per la connessione e l'utilizzo del servizio.

Il servizio può essere utilizzato non solo dal capo e dal responsabile dell'ufficio, ma anche da tutti i dipendenti dell'azienda. Non c'è limite al numero di utenti, quindi ho subito caricato i dati di tutti i ragazzi che vanno in trasferta sul profilo di Lifehacker su OneTwoTrip for Business. Puoi aggiungerlo manualmente o da file XLS e CSV. Per fare ciò, nella sezione "Dipendenti" è presente un pulsante "Importa".

Quando si aggiunge un utente, è possibile inserire immediatamente i dati dei passaporti russi e stranieri, in modo da non inserirli nuovamente ogni volta.

Per ogni dipendente è possibile impostare un limite di viaggio e limitare i diritti di accesso. Ad esempio, imposta un limite per un ordine e seleziona un hotel fino a tre stelle. Quando un dipendente lascia, il suo profilo viene bloccato. Non potrà entrare nel suo account personale, ma rimarranno tutta la storia e la cronaca su di lui.

Questo ha notevolmente semplificato il mio lavoro: un dipendente può accedere al suo account personale con la sua password, selezionare il volo e l'hotel desiderati e prenotarli senza pagare. Per concordare i ticket non è necessario inviare screenshot a Telegram: il direttore, in qualità di amministratore, vede le prenotazioni e gli ordini di tutti i dipendenti nella sezione "Ordini".

Problema n. 2. Costi elevati

Cerchiamo di pianificare i viaggi in anticipo per acquistare i biglietti più economici. È vero, questo non sempre funziona.

Come risolvere il problema

Corto: risparmiare su biglietti e hotel acquistandoli tramite il servizio viaggi online.

OneTwoTrip for Business garantisce che i biglietti aerei costino lo stesso o meno che per i singoli.

I risparmi si ottengono attraverso un elevato turnover e contratti diretti con compagnie aeree e hotel.

Il sito offre circa 2 milioni di opzioni di alloggio per diversi budget: hotel, appartamenti, ostelli. Più di 1.000 dei più popolari hanno le proprie relazioni con OneTwoTrip for Business. Se l'oggetto di cui il cliente ha bisogno non è nel sistema, il servizio può concludere un contratto con esso su richiesta.

Se i piani sono confermati e il viaggio è approvato, i biglietti possono essere acquistati in due clic. In caso contrario, cancella la tua prenotazione. Tutte le carte fedeltà delle compagnie aeree sono valide, quindi puoi continuare ad accumulare miglia. Il servizio organizza promozioni con le banche: ad esempio può restituire cashback con bonus per acquisti con carta aziendale.

Problema n. 3. Biglietteria e fatturazione lunghe

Quando i biglietti e l'hotel sono stati concordati con il gestore, contatto la compagnia aerea e l'hotel per ricevere una fattura per il pagamento. Ogni organizzazione ha le sue regole di pagamento per le persone giuridiche: da qualche parte devi scrivere per e-mail, da qualche parte devi compilare un file Excel con i dettagli dell'azienda, da qualche parte - un modulo sul sito web. È successo che ho dovuto chiamare ripetutamente la hotline per ottenere documenti. Ci vuole molto tempo e l'emissione del biglietto a volte richiede diversi giorni. Alcune società non emettono affatto fatture alle persone giuridiche. In questi casi, devi rinunciare all'acquisto e cercare un altro volo o hotel.

Come risolvere il problema

Corto:pagare i biglietti e l'hotel con un'unica fattura sul sito web del servizio per l'organizzazione di viaggi di lavoro.

Su OneTwoTrip for Business, io e gli altri dipendenti che dispongono dell'accesso appropriato possiamo prenotare e pagare biglietti e hotel con la stessa facilità dei singoli individui. L'intero processo richiede 2-3 minuti: inserisci il tuo account personale, inserisci la data e la destinazione e seleziona il volo desiderato. Non è necessario inserire i dati del passaporto e il numero della carta bonus, verranno caricati automaticamente quando si seleziona un dipendente dall'elenco.

Inoltre, puoi creare un itinerario complesso o organizzare il tuo viaggio in modo più flessibile. Ad esempio, vola un giorno con diverse compagnie aeree: la mattina da Ulyanovsk a Mosca con Aeroflot e la sera torna su Pobeda. Ciò è consentito perché il servizio online può "incollare" biglietti di diverse compagnie aeree in un unico ordine. Se organizzi da solo il tuo viaggio, in questo caso, ci vorrebbe più tempo: corrispondenza con due compagnie aeree, due fatture per il pagamento, il doppio dei documenti di chiusura.

Puoi pagare i biglietti e l'hotel in due modi: con un deposito e utilizzando una carta bancaria aziendale. Utilizzo un deposito: è necessario ricostituirlo in anticipo per qualsiasi importo fatturando dalla sezione "Account". L'acquisto avviene immediatamente, e non solo durante gli orari di apertura delle banche.

Per qualsiasi problema, puoi contattare il team di supporto del servizio. Lavora 24 ore su 24 e fornisce assistenza, anche in caso di forza maggiore la sera o nei fine settimana.

Problema n. 4. Chiusura dei documenti

Il viaggio d'affari non si esaurisce con l'acquisto di biglietti e prenotazioni alberghiere. È necessario uno sforzo maggiore per preparare i documenti di chiusura. Vanno richiesti separatamente alla compagnia aerea e all'hotel, che li inviano esclusivamente in formato cartaceo. Spesso le spedizioni non arrivano per posta e vanno perse. Questo viene rivelato durante il periodo di riferimento, quindi devi cercare urgentemente il contatto di qualcuno che possa duplicare i documenti di chiusura.

Come risolvere il problema

Corto:affidare la formazione dei documenti di chiusura OneTwoTrip for Business.

In OneTwoTrip for Business con fatture e report tutto è molto più semplice. Ogni mese riceviamo un atto per tutti i servizi e una fattura per gli hotel con IVA, ogni trimestre - un atto di riconciliazione. Tutte le fatture e i rapporti sono archiviati nella sezione "Documenti". Puoi configurare quale dei dipendenti ha accesso a loro: segretario, contabile, manager. I documenti non hanno limiti al periodo di conservazione nel tuo account personale e sono disponibili in qualsiasi momento.

Qual è la linea di fondo

Organizzare viaggi d'affari attraverso fa risparmiare tempo e denaro. Il servizio consente di:

• rifiutare una lunga corrispondenza con compagnie aeree e hotel;
• coordinare i viaggi direttamente con il capo;
• prenotare le opzioni di volo e alloggio più redditizie;
• emettere i biglietti e l'hotel in 2-3 minuti in un unico luogo;
• pagare i biglietti senza attendere la fattura;
• semplificare la preparazione e l'archiviazione dei documenti di chiusura.