Il sistema GTD, collaudato in anni di pratica

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il nostro lettore Oleg Bondarenko condivide il suo collaudato sistema GTD per l'organizzazione degli affari e di tutta la vita. Non è un segreto che sappiamo quasi tutto su GTD e meccaniche simili, ma raramente siamo in grado di usarle per molto tempo. Siamo sicuri che la storia di successo in questo campo ti interesserà.

Quello che segue è un riassunto di un'implementazione personale di GTD in una forma che ha resistito alla prova degli anni. Forse aiuterà qualcuno.

Divido compiti, idee, pensieri in arrivo come segue:

• Quello che può essere spinto immediatamente su un altro artista, lo spingo immediatamente. Aggiungo un'attività di promemoria "Verifica esecuzione".
• Cosa si può fare adesso in 5-15 minuti. Mi siedo e lo faccio.
• Il che richiede più tempo o non può essere fatto in questo momento. Ciò include anche attività di promemoria del tipo "Controlla lo stato del progetto XXX". Immediatamente lo inserisco nell'elenco delle attività sul mio telefono o su Google Task: tutto è sincronizzato.
• Ciò che è interessante e può essere promettente. Lo lascio cadere in un mucchio di Evernote. Lo recensisco circa una volta alla settimana, lo ordinamento per quaderni. Qualcosa diventa compiti.

Maggiori dettagli sul 3° punto.

Per mantenere con successo un elenco di attività, è necessaria una rigorosa formalizzazione, riducendo al minimo i costi di gestione e ottenimento dei dati. Ciò si ottiene nel modo seguente.

Ogni attività ha un nome strutturato come: Progetto | Oggetto | Azione

Progetto - questo è un grande raggruppamento di attività, un codice abbreviato come CASA, UFFICIO, CLIENT1, … Per ogni Progetto, dovrebbe esserci una media di 1-10 attività. Se ci sono costantemente più attività per il progetto, assegno una parte a un progetto aggiuntivo. Pertanto, il raggruppamento delle attività è sempre a un livello. Come ha dimostrato la pratica, un raggruppamento più visivo dei compiti sotto forma di un albero a più livelli è in realtà un inutilmente dispendioso in termini di tempo e riduce la motivazione per un uso efficace del sistema.

La ricerca di attività all'interno di un progetto viene eseguita con funzioni di base: la ricerca o l'ordinamento è il mio modo preferito.

Un oggetto - questo è un oggetto o una persona su cui è necessario eseguire un'azione. Tutto è semplice qui.

Azione - un'azione elementare che deve essere eseguita sull'Oggetto.

Un altro punto prioritario: ogni compito contiene scadenza … Se non sei sicuro della data di scadenza dell'attività, imposta quella corrente. Se imposti la data corrente e non fai nient'altro, domani l'attività sarà nell'elenco delle scadenze e dovrai prendere una decisione su di essa. Ad esempio, rimuovi dalle note della vita.

A volte, per un determinato Progetto, viene visualizzato un elenco di attività, i cui tempi e sequenza di esecuzione non sono al momento chiari. In questo caso, sto cercando un'attività generale del modulo: Attività di progetto. Nei commenti elenco l'elenco delle attività. Nel tempo, la situazione diventa più chiara, qualcosa viene cancellato, qualcosa si sta realizzando, qualcosa diventa un compito separato. In ogni caso, anche da tale voce di gruppo, determino la data - quando è necessario fare riferimento ad essa e condurre un audit.

E l'ultima cosa. Nella mia pratica, circa Il 50% delle attività non viene eseguito (o non può essere eseguito) nella data selezionata. Molto non dipende da me. Le attività del tipo "Verifica dello stato del progetto" sono generalmente lunghe e richiedono un'attenzione periodica. Qualcosa viene specificato e integrato. Tali compiti sono costantemente rimandati a date successive. Questo è normale (a proposito, questo è un enorme vantaggio degli organizzatori elettronici). Il lavoro manuale di posticipare le scadenze è utile anche nel senso che a volte porta a riflessioni importanti.