Come 7 funzionalità di un organizzatore mi hanno aiutato a mettere le cose in ordine

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

MyLifeOrganized (MLO) può cambiare drasticamente la qualità della tua vita e aiutarti a mettere le cose in ordine. Offre una metodologia efficace per la gestione degli affari e del tempo.

Tutte le persone che stanno pianificando o stanno semplicemente pianificando la propria vita sono costantemente alla ricerca del metodo più efficace per gestire gli affari e il tempo. E questa ricerca può richiedere anni. È difficile discutere con il detto "O pianifichi la tua vita o ti succede".

Sai come pianificano nell'esercito? Una volta al mese, tutti gli ufficiali sono seduti in classe, dove devono scrivere su un apposito quaderno i compiti tipici del mese, il programma per il mese e il programma per ogni settimana. Tutto questo è dipinto con matite colorate e approvato dal comandante dell'unità. Dopodiché, il piano viene dimenticato fino al mese prossimo e, ad essere onesti, era solo per spettacolo. E se è ancora più semplice, allora in FIG nessuno ne ha bisogno. Lo sto pianificando da 13 anni…

Dopo aver lasciato l'esercito, io e mia moglie siamo stati invitati alla formazione "Pianificazione strategica per il prossimo anno". E la scoperta più grande è stata che tutto ciò che avevo pianificato per l'anno è stato completato in tre mesi. La pianificazione, ora "realizzabile", è diventata parte integrante della mia vita.

All'inizio era tutto su carta. Con lo sviluppo della tecnologia, ha iniziato a cercare opzioni alternative per un computer e in seguito per gadget mobili.

Nel libro "Come mettere le cose in ordine" David Allen ha affermato che non esiste un software del genere che controlli completamente tutti i processi della vita, degli affari, ecc. Forse al momento della stesura del libro lo era. Ma non ora…

Ho interrotto questa ricerca di metodi efficaci dal momento in cui ho conosciuto MyLifeOrganized (MLO). Ciò ha influito notevolmente sulla qualità della mia vita e ora sono concentrato solo sul completamento delle attività pianificate.

In cosa differisce MLO dagli altri organizzatori?

Ecco un elenco dei primi sette punti che vorrei condividere con voi oggi.

1. Gerarchia

L'aspetto della finestra principale dell'organizzatore non è limitato da modelli o regole. Crei il tuo diagramma della struttura di obiettivi, progetti e altre attività, che vengono visualizzati schematicamente in una gerarchia e sono organizzati in un albero.

Nel corso di tre anni di utilizzo di MLO, ho seguito molti schemi di costruzione di elenchi di cose da fare e alla fine ho optato per una gerarchia della ruota della vita. La "ruota della vita" è una tecnica psicologica molto potente, uno sviluppo versatile di una persona in tutte le sfere della vita, che non consente a un uomo d'affari di essere infelice nei rapporti personali e un buon padre di famiglia e padre di stare a casa senza soldi. Cioè, il mio diagramma inizia con le direzioni della vita (ovviamente, tutto è dipinto in diversi colori):

• Opera;
• attività commerciale;
• Casa;
• famiglia e relazioni;
• salute e sport;
• luminosità della vita;
• sviluppo personale, ecc.

Questo mi permette di vedere in quale settore quali obiettivi mi sono prefissato, quale deve essere rafforzato e dove si trova la forza bruta con un carico annuale. E anche così, è molto conveniente se devi concentrarti su un particolare settore.

A proposito, in una tale gerarchia, l'attività non sarà attiva nell'elenco delle cose da fare fino a quando tutte le sue attività secondarie non saranno state completate, e per questo un ringraziamento speciale all'algoritmo interno di creazione dell'elenco delle cose da fare integrato in MyLifeOrganized.

2. Programmazione automatica dei tuoi affari

La caratteristica MLO più interessante che non ho visto in nessun organizzatore è l'ordinamento automatico della tua lista di cose da fare, tenendo conto della priorità dell'attività, che è impostata dalla data di inizio, data di scadenza, importanza e urgenza dell'attività. Nello "Schema" imposti i parametri dell'attività e il gioco è fatto! Il programma compila quindi un elenco di cose da fare ordinato per te.

Se sei un sostenitore dell'ordinamento manuale delle attività, c'è una cosa del genere per te …

3. Flessibilità. Funziona nel modo desiderato: filtri, visualizzazioni, messa a fuoco, formattazione automatica

La flessibilità delle impostazioni e delle funzioni di questo organizer è semplicemente sorprendente. Rispetto alle arti marziali, l'MLO è un "ottagono senza regole" dove letteralmente tutto è permesso. La cosa principale è che tutto ciò è efficace e porta al risultato desiderato!

Qualsiasi tipo di pianificazione (GTD, Covey, "Autofocus" e altri)! Gestione dell'attualità! Raggiungimento di obiettivi!

Puoi:

• Crea i tuoi tipi di compiti ed elenchi, che solo la tua immaginazione può disegnare nella tua testa.
• Colora il tuo sistema usando la formattazione automatica (icone, colori, riempimento secondo le regole che specifichi).
• Con l'aiuto della messa a fuoco, concentrati su una direzione, un obiettivo, un progetto specifici.
• Utilizzando i filtri, personalizza l'elenco delle attività attive per eventuali condizioni necessarie (contesti, scadenze, tempo di esecuzione, impegno richiesto, rispetto di eventuali altri parametri).
• Tutto quello che puoi fare con le funzioni di questo programma. Ma la cosa principale è che tutto questo può essere utilizzato solo quando necessario. Hai bisogno di una semplice lista di cose da fare - per favore. Il programma non è sovraccarico di impostazioni non necessarie al momento.

Sono un forte visivo! Pertanto, per me tutto ciò che riguarda il "vedere" è molto importante per la percezione. E qui non si tratta nemmeno della bellezza del tuo sistema, ma del fatto che tutto questo chiaramente mi aiuta ad essere più efficace.

In MLO, tutto questo è disponibile tramite le funzioni di formattazione automatica. E, soprattutto, non ci sono regole ferree, solo le mie fantasie:

• Tutte le attività importanti sono evidenziate in rosso e in grassetto.
• Con l'aiuto dei flag, delego compiti e li controllo completamente (imposta un compito, lo tengo sotto controllo, attendo il completamento), nonché svolgo e controllo i compiti assegnatimi dalla direzione (si aspetta che vengano completati da me).
• Le cartelle di sezioni diverse hanno colori diversi per me e puoi vedere se ci sono attività in questa cartella o meno. È molto conveniente e consente di risparmiare tempo lavorando con attività e cartelle.
• Ho assegnato le mie icone a determinati gruppi di attività (chiamate, stampa), ecc.

Come si suol dire, è meglio vedere una volta che sentire cento volte, quindi ecco una schermata del mio diagramma di lavoro personale in tutto il suo splendore:

4. Dipendenze

Ci sono attività che non possono essere eseguite fino a quando non sono state completate altre attività:

• Non possiamo appendere un quadro finché non abbiamo comprato una vite con un tassello e finché non abbiamo preso in prestito un perforatore da un vicino.
• Non possiamo cucinare il porridge finché non abbiamo comprato cereali e altri ingredienti.

E ci sono molti esempi simili. MyLifeOrganized tiene conto di tutte queste dipendenze, organizza e mostra in modo chiaro.

Inoltre, non solo puoi configurare la dipendenza di un'attività da un'altra, ma anche specificare l'intervallo di tempo dopo il quale l'attività successiva diventerà attiva.

5. Panoramica

Ci sono compiti e idee che al momento non possono essere completati. Questi problemi in GTD sono classificati come Un giorno / Forse e si consiglia di esaminarli nella revisione settimanale in modo da non perdere un'idea importante al momento giusto.

Per tali attività in MyLifeOrganized esiste una vista "Panoramica" separata, in cui è possibile impostare la frequenza con cui si desidera visualizzarle (aggiornare in memoria per prendere una decisione se agire o rimandare ulteriormente).

D'accordo, non tutte le idee, i sogni e i compiti per il futuro richiedono un promemoria settimanale di te stesso.

• Quello che voglio comprare un giorno, ho impostato nel programma per visualizzare una volta al mese prima dello stipendio.
• I luoghi dove voglio visitare/relax/viaggiare, li allestisco per visione annuale o semestrale.

6. Analisi

Per la comodità di inserire rapidamente le attività contemporaneamente con determinate proprietà, il programma ha un'analisi dell'input di testo.

Che cos'è?

È sufficiente scrivere quando si inserisce l'attività "Esegui l'incarico domani alle 10:00, ricorda alle 5 @ Lavoro" e premere Alt + Invio, e il programma stesso assegnerà all'attività "Esegui l'incarico" la data di inizio e la scadenza data, impostare un promemoria, assegnare il massimo grado di importanza e il contesto necessario.

E questo è solo un esempio, e ci sono un numero enorme di tali opzioni in MLO.

Ecco alcuni esempi dal manuale di riferimento MyLifeOrganized di input corretti che possono essere convertiti in un dato numero e ora:

• domani alle 15:00;
• tra 5 giorni;
• venerdì (il prossimo futuro venerdì);
• mar 11:20;
• Gen26;
• dopo 3 settimane 14:00;
• dopo 30 minuti;
• 2 mesi dopo;
• oggi in 1 ora e 25 minuti;
• in un anno.

7. Promemoria sul posto

I promemoria sui dispositivi Android e iOS possono essere non solo vincolati al tempo, ma anche specifici per posizione.

Ricordi l'esempio di David Allen delle batterie delle torce? È buono, dicono, in modo che il sistema ricordi le batterie scariche nel negozio e non a casa quando hai bisogno di una torcia.

Quindi, MyLifeOrganized te lo ricorderà esattamente nel negozio.

Produzione

Questo organizzatore può essere paragonato a una segretaria personale che è costantemente con te, risolve completamente tutti i problemi della tua vita e ti ricorda tutto in tempo.

In questo articolo, mi sono concentrato solo sui sette punti più importanti di questo organizzatore per me. Sono sicuro che, avendo padroneggiato le funzionalità di questo programma, sarai il più efficace ed efficiente possibile e non dimenticherai mai nulla.

Se all'improvviso non riesci a risolvere alcun problema di pianificazione con il tuo organizzatore usato o hai esigenze individuali per il tuo pianificatore, scrivilo nei commenti a questo articolo.

Ti dimostrerò che nulla è impossibile in questa direzione!

Buona fortuna e massimi risultati.

la mia vita organizzata