Come smettere di perdere tempo in attività inutili

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Per essere più produttivo, non forzarti a concentrarti. Basta apportare piccole modifiche alla tua giornata lavorativa.

1. Conduci il minor numero possibile di riunioni

Trascorriamo fino a quattro ore in riunioni a settimana. Più della metà di questo è una perdita di tempo. Se puoi, prova a ridurre il numero di incontri.

• Considera il numero di partecipanti. Non invitare i colleghi a una riunione solo per essere al sicuro. Lascia che trascorrano meglio il loro tempo facendo il loro lavoro in modo più produttivo.
• Le conversazioni faccia a faccia possono spesso essere un buon sostituto delle riunioni. È molto più facile discutere prima i dettagli del progetto con il dipendente responsabile e solo dopo presentare l'idea all'intero team.
• Prima di programmare o partecipare a una riunione formale, valuta attentamente quali informazioni intendi condividere con i tuoi colleghi. Molto spesso, le informazioni di base possono essere comunicate in qualche altro modo, ad esempio collegandosi a un documento, scrivendo in una chat o anche semplicemente trasmettendole oralmente davanti a una tazza di caffè. Quindi i dipendenti saranno in grado di rispondere alle tue informazioni senza interrompere il loro flusso di lavoro.

2. Cambia l'interazione con i colleghi

Naturalmente, la collaborazione di solito aiuta ad aumentare la produttività. Ma non è così semplice. Secondo i dati, ogni dipendente viene distratto in media sette volte all'ora. E l'80% di queste distrazioni sono cose piccole e insignificanti.

Pertanto, invece di fare una domanda non appena ti viene in mente, non affrettarti a distrarre i tuoi colleghi. Fai una lista e poi chiedi tutto in una volta quando il dipendente è libero. Inoltre, capita spesso che dopo qualche tempo noi stessi troviamo la risposta alla nostra domanda o capiamo che le prime tre domande ci hanno semplicemente portato a un grande quarto.

Se sei distratto, non devi progettare comunicazioni complesse con i colleghi. Ad esempio, indossare le cuffie è solitamente sufficiente per segnalare Non disturbare. Se non funziona, prova a spostarti in un'altra parte dell'ufficio dove non sarai disturbato. La maggior parte dei colleghi si abituerà a questi segnali e non ti disturberà quando sei impegnato.

3. Riduci il flusso di posta elettronica

Il problema non è con l'e-mail in sé, ma con come la usiamo. Mentre le email precedenti contenevano una grande quantità di informazioni, ora sono diventate più simili agli SMS. Una lettera tipica ora contiene da 5 a 43 parole: brevi informazioni e semplici domande di follow-up. Tali lettere si moltiplicano rapidamente nella tua casella di posta, minacciando di affogarti letteralmente in un flusso di messaggi non letti.

Prima di inviare un'e-mail, valutare se sarebbe più conveniente utilizzare un altro metodo di trasmissione delle informazioni.

Ad esempio, con l'aiuto di vari programmi di messaggistica istantanea, puoi inviare rapidamente brevi messaggi e rispondere senza le formalità inutili imposte dalla posta elettronica. E nei commenti ai documenti ad accesso aperto, più persone possono lasciare immediatamente le loro proposte per un progetto, invece di ingombrare le caselle di posta dei loro colleghi con loro.

4. Lavora da casa e dormi a sufficienza

Un dipendente ben riposato spesso farà di più in sei ore di un dipendente assonnato in tutte e dieci. Pertanto, lavorare da casa sta diventando l'opzione ideale per molti. E grazie ai moderni mezzi di comunicazione, i dipendenti non hanno bisogno di trovarsi nella stessa stanza per risolvere qualsiasi problema.

Liberandoti dalla necessità di trascorrere diverse ore sul trasporto, puoi dormire a sufficienza e questo avrà un effetto positivo sulla produttività.

Naturalmente, in alcune aree di attività è necessaria una comunicazione più stretta con i colleghi, ma uno o due giorni lavorativi alla settimana trascorsi a casa saranno utili per i rappresentanti di qualsiasi professione. Questo ti darà l'opportunità di concentrarti sul tuo progetto e semplicemente dormire. La chiave è trovare un ritmo settimanale adatto a te e alla tua squadra.

5. Fai delle pause frequenti

Le pause sono importanti quanto il lavoro stesso. Tuttavia, un semplice cambio di attività spesso non è sufficiente. Per ricaricarsi è necessario alzarsi da tavola ogni ora e mezza.

Le pause più lunghe, come il pranzo con gli amici o una passeggiata, sono utili per le persone creative. Questa pausa è ciò che serve per trasformare un pomeriggio improduttivo in una svolta creativa.

Non ti riposerai se ti distrai per un paio di minuti ogni mezz'ora. È meglio lasciare il posto di lavoro per almeno dieci minuti più volte al giorno.

Mentre queste pause ridurranno effettivamente il numero di ore lavorate, sarai più efficiente per il resto del tempo. Una giornata di lavoro veramente produttiva è possibile solo riposando e recuperando.