7 errori nella lista delle cose da fare che ostacolano la tua produttività

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Secondo gli esperti, queste attività dovrebbero essere evitate per ottenere il massimo dalla lista delle cose da fare.

1. Fai una lista al mattino

Sembra naturale scrivere i piani per la giornata di prima mattina. Tuttavia, è già troppo tardi. Così dice Eileen Roth, autrice di Organization for Dummies. "Se fai una lista di compiti al mattino e alle 8:00 hai un appuntamento dall'altra parte della città, è improbabile che tu abbia tempo per questo", dice.

Fai una lista a fine giornata. Questo ti permetterà di lasciare alle spalle i tuoi affari di lavoro e riposare in pace. “Torni a casa dal lavoro e non pensi più alla lista delle cose da fare, perché l'hai già stilata e sai cosa dovrai realizzare domani. La tua mente può finalmente riposare , afferma Eileen.

2. Troppe attività da elencare

Se la tua lista di cose da fare può richiedere settimane o mesi per essere completata, ti stai preparando per il fallimento in anticipo. Questo ti farà sentire sopraffatto.

Secondo Kyra Bobinet, autrice di Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology e Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, tre compiti sono il numero ideale per un elenco. "Il nostro cervello percepisce informazioni raggruppate in tre parti", afferma. "Quindi inizia elencando le prime tre cose da fare."

La maggior parte delle persone non si rende nemmeno conto di quante poche ore veramente produttive ci siano in un giorno.

“La nostra forza mentale è una risorsa molto più limitata del tempo. Abbiamo solo 3-6 ore al giorno in cui possiamo lavorare sodo , afferma Christina Willner, creatrice dell'elenco delle cose da fare di Amazing Marvin, app per la produttività.

Inoltre, molti non si rendono conto di quanto tempo può essere necessario per completare determinate attività. Questo è il motivo per cui elenchi di cose da fare troppo lunghi sono inefficaci. Vilner consiglia di annotare il tempo stimato per completarlo accanto a ciascuna attività. Tieni traccia di questo tempo per fare calcoli più accurati in futuro.

3. Includi sogni o obiettivi molto grandi nella tua lista di cose da fare

Obiettivi ambiziosi come scrivere un libro o scalare l'Everest non dovrebbero essere nella tua lista di cose da fare. Invece, mettili in una lista dei desideri separata.

L'elenco delle cose da fare dovrebbe contenere piani chiari.

Se devi portare a termine un progetto di grandi dimensioni, devi dividerlo in diverse attività piccole e realizzabili e solo dopo annotarle nell'elenco. Questo è il consiglio di Paula Rizzo, autrice di List Thinking: How to Use List to Be More Product, Successful and Less Anxious.

Guardare un lungo elenco di tutti i tuoi obiettivi ti farà sentire sopraffatto. Inoltre, sarai insoddisfatto del fatto che non puoi completare tutti i piani scritti. In effetti, alcuni di essi richiedono molto tempo e fatica.

4. Valuta ogni compito allo stesso modo

L'allenatore della produttività Nancy Gaines sostiene che la lista delle cose da fare dovrebbe essere una lista di priorità. "Porta solo quelle cose che fanno avanzare la tua carriera o il tuo business", afferma Gaines. - Se questa non è una priorità, non dovrebbe essere nell'elenco. Ti distrarrà solo".

Raccomanda di seguire il sistema "3-3-3" quando si crea l'elenco: cancella i tre compiti meno importanti dall'elenco, delega tre compiti che non valgono il tuo tempo e completa i primi tre compiti.

5. Stabilisci obiettivi vaghi

Se i compiti nell'elenco sono formulati vagamente, in futuro dovrai pensare a come eseguirli e persino ricordare cosa significano. Quindi fare la lista dovrebbe essere data la dovuta attenzione.

"Dedica un po' più di tempo alla pianificazione e rendi la tua lista di cose da fare il più specifica possibile", consiglia Maura Thomas, autrice di Secrets of Personal Productivity. Ad esempio, invece di scrivere un "rendiconto spese", scrivi "inserisci i dati in un foglio di calcolo".

Evita parole vaghe come "pianifica", "implementa" o "sviluppa". "Se hai poco tempo, guardando la parola" sviluppare "nell'elenco, probabilmente vorrai saltare questo punto", dice Mora. "Salva quelle parole per il tuo grande elenco di progetti".

6. Usa lo stesso elenco fino al completamento di tutte le attività

“Il problema è che ogni giorno porta qualcosa di nuovo. Pertanto, ciò che hai fatto oggi non dovrà necessariamente essere fatto domani. E i tuoi piani per domani potrebbero cambiare anche prima che questo finisca , afferma Eileen Roth. Quindi devi creare una nuova lista di cose da fare ogni giorno.

7. Non legare la lista al tuo calendario

Se l'elenco e il calendario non sono collegati tra loro e contengono compiti diversi, difficilmente sarai in grado di completarli tutti. “In questo caso, non avrai tempo per completare le attività dall'elenco. A meno che tu non debba sacrificare il sonno, i fine settimana, le vacanze o il tempo che vorresti trascorrere con la tua famiglia , avverte Katie Mazzocco, autrice di Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running a Small Business.

Cerca di dedicare sempre del tempo al tuo calendario per completare le attività dall'elenco.