7 regole di comunicazione aziendale in messenger

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Come comportarsi nelle chat, per non perdere la faccia davanti al cliente e non inquadrare i colleghi.

1. Non utilizzare il messenger come unico canale di comunicazione

La chat è per l'efficienza. È conveniente chiarire rapidamente quei punti di lavoro che non possono aspettare. Tuttavia, non dovresti tradurre tutta la corrispondenza di lavoro nel messenger: i messaggi chiave vengono persi al suo interno (e talvolta vengono cancellati) e le persone che non sono responsabili delle decisioni sono spesso coinvolte nella discussione del problema. Questo complica solo la comunicazione.

2. Non prendere decisioni serie in corrispondenza

Nonostante l'uso diffuso di messaggistica istantanea sia nelle piccole aziende che in quelle internazionali, il galateo aziendale non classifica ancora questo canale come ufficiale. Quindi, in caso di situazione discutibile, la verità sarà per chi ha assicurato l'accordo via e-mail.

Usa la tua email di lavoro per registrare gli accordi raggiunti su WhatsApp o Telegram e coordinare ulteriori azioni.

Un altro argomento a favore di questa raccomandazione è che i documenti sono archiviati nella posta in modo più affidabile, se necessario, troverai rapidamente le informazioni di cui hai bisogno. Considerando che potresti essere escluso dalla chat e il messenger stesso potrebbe essere bloccato domani.

3. Scrivi brevemente e al punto

Agli utenti di Messenger non piacciono i messaggi lunghi che devono scorrere all'infinito.

Formula i tuoi pensieri in modo chiaro e senza ambiguità e aderisci alla regola "un pensiero, un messaggio". Sii laconico, non esprimerti in senso figurato ed evita parole parassitarie. Questo intasa la corrispondenza. Invece di impiegare molto tempo per descrivere qualcosa, invia un esempio: un link o un'immagine. Quindi il tuo interlocutore capirà immediatamente di cosa tratta il discorso.

4. Segui lo stile dei tuoi post

La corrispondenza di lavoro nel messenger non implica una comunicazione così informale che puoi permetterti con la tua migliore amica o mamma. Dopo aver creato una chat o un dialogo, non dovresti inviare un mucchio di emoticon e usare parole che potrebbero non essere note ai tuoi interlocutori (ad esempio, ASAP o "forward").

Per facilitare il passaggio dalla comunicazione personale a quella di lavoro, distribuire la corrispondenza tramite messenger. Quindi, Telegram può essere utilizzato per comunicazioni di lavoro e WhatsApp - per uso personale.

5. Fai attenzione con le emoticon

Le emoticon nella corrispondenza commerciale sono state a lungo oggetto di accesi dibattiti. Ma se parliamo di regole generali, qui tutto è abbastanza semplice.

Se hai appena incontrato una persona e non l'hai visto personalmente, non inviargli emoticon: potrebbe non apprezzare e la tua ulteriore comunicazione non funzionerà nel migliore dei modi.

Quando scrivi con un collega o un cliente che conosci da molto tempo e capisci come reagiscono ai messaggi, le emoticon saranno appropriate. Tuttavia, qui è ancora meglio fare con il set standard, ed è meglio lasciare adesivi con Yegor Letov e caricature di famosi politici per gli amici.

6. Non aver paura di usare spesso il punto interrogativo

Il compito principale della corrispondenza nel messenger è ottenere rapidamente risposte alle domande attuali. Allo stesso tempo, molti spesso descrivono in dettaglio l'essenza del problema, ma non spiegano cosa vogliono ottenere dai colleghi o dal cliente.

Fai domande, usa punti interrogativi. Questo attirerà l'attenzione dell'altra persona sul messaggio e la incoraggerà a risponderti il prima possibile.

7. Controlla T9

La correzione automatica evita errori di ortografia grossolani, ma a volte funziona contro di te. Se invii "proctologo" invece della parola "prodottologo", i destinatari non capiranno immediatamente il significato. E quelli che non sono molto divertenti si offenderanno affatto.

Usa le versioni desktop di messenger quando possibile. Prima di inviare il messaggio, è possibile verificare rapidamente la presenza di errori e correggerli se necessario.