15 suggerimenti di Google Calendar per sfruttare appieno

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Applica tasti di scelta rapida, aggiungi luoghi di incontro e nascondi eventi privati.

1. Crea calendari separati per esigenze diverse

Per impostazione predefinita, Google ti fornisce un solo calendario, che memorizza tutti i tuoi eventi. Se lo usi attivamente, le attività lavorative e le riunioni, le faccende domestiche e gli eventi personali si mescoleranno e si trasformeranno in una vera discarica.

Pertanto, è meglio creare diversi calendari per diversi tipi di eventi. Per fare ciò, fai clic sull'icona dell'ingranaggio in alto e vai alle impostazioni. Lì, seleziona l'opzione "Aggiungi calendario" → "Crea calendario". Fornire un titolo e, se applicabile, una descrizione. In questo modo, puoi mantenere il lavoro da fare in un calendario, il tuo programma di allenamento in un altro, i compleanni in un terzo e così via.

2. Iscriviti ai calendari dei colleghi

A volte abbiamo bisogno di tenere traccia di ciò che stanno facendo i nostri amici o colleghi. Se utilizzano Google Calendar, puoi aggiungere i loro calendari a te stesso e tenere traccia di quali eventi vengono visualizzati lì.

Nella barra laterale a sinistra, trova la riga che dice "Trova persone". Inserisci qui il nome o l'indirizzo email del tuo amico. Nella finestra pop-up che appare, fai clic su "Richiedi accesso" e la persona riceverà un messaggio che chiede loro di consentire loro di visualizzare il proprio calendario. Quando confermerà il tuo accesso, gli eventi che ha creato verranno visualizzati nella tua sezione "Altri calendari".

3. Scegli un orario per la riunione adatto a tutti

Hai bisogno di organizzare un incontro con i colleghi o degli incontri con gli amici, ma non trovi un momento in cui tutti saranno liberi? Invece di inviare inviti, usa la funzione "Trova l'ora".

Crea un nuovo evento e fai clic sul pulsante "Altre opzioni". Nella pagina che si apre, seleziona la scheda "Trova l'ora". Nella casella Aggiungi ospiti a destra, inserisci i nomi delle persone che desideri invitare: Google ti consente di aggiungere fino a 20 persone. I loro eventi appariranno di fronte a te. Se qualcuno ha in programma qualcosa, verrà contrassegnato come "Occupato". Resta solo da trovare un momento per l'incontro quando tutti sono liberi.

4. Nascondi eventi privati

Diciamo che devi tenere una riunione riservata. E non vuoi che l'intero ufficio veda dove stai andando. Per fare ciò, è necessario contrassegnare la riunione come "Personale". Quindi solo coloro a cui hai permesso di modificare (e non solo di visualizzare) il tuo calendario vedranno le informazioni su di esso.

Crea un evento e vai su "Altre opzioni". Fare clic sul pulsante "Impostazioni di privacy predefinite" e selezionare l'opzione "Privato". Ecco, ora gli estranei non vedranno dove, con chi e a che ora ti stai incontrando. Se il tuo calendario è aperto ad altri, durante un evento privato, mostrerà semplicemente il segno "Occupato", nessun dettaglio.

5. Aggiungi riunioni video

Invece di trasmettere il tuo login Skype o Google Hangouts a tutti i tuoi colleghi, puoi inserire il link della videoconferenza direttamente nel tuo evento del calendario. Per fare ciò, quando si crea un evento in "Altri parametri" fare clic sul pulsante "Aggiungi videoconferenza". Quando arriva il momento della riunione, agli invitati verrà chiesto di chiamare in Google Hangouts.

6. Allega allegati

Spesso, in occasione di riunioni o convegni, è necessario accedere a qualche documento, per lo studio del quale tutti si sono riuniti. Google Calendar ti consente di allegare file e documenti direttamente all'evento. In questo modo, tutti i partecipanti invitati avranno un accesso facile e veloce ad essi.

Seleziona l'evento richiesto e fai clic sul pulsante con l'icona a forma di matita per modificarlo. Nella voce "Descrizione", fai clic sull'icona della graffetta e carica tutti i file necessari. Possono essere prelevati dal tuo computer o aggiunti dal cloud di Google Drive.

7. Accendi l'orologio mondiale

La funzione Orologio mondiale in Google Calendar è molto utile se lavori con lavoratori remoti in tutto il mondo. Con il suo aiuto, puoi facilmente scoprire che ora hanno, direttamente dall'interfaccia.

Apri "Impostazioni" facendo clic sulla voce appropriata nel menu con un ingranaggio in alto. Trova "Orologio mondiale" sul lato. Attiva l'opzione Mostra orologio mondiale, quindi aggiungi le città in cui vivono i tuoi colleghi. E la loro ora locale verrà visualizzata nella barra laterale.

8. Notifica gli invitati via e-mail

A volte è necessario informare gli invitati a una riunione di fare qualcosa, ad esempio portare con sé i propri laptop o leggere alcuni materiali in anticipo. In linea di principio, puoi scrivere di questo nei commenti all'evento, ma è più affidabile attirare l'attenzione delle persone via e-mail.

Per fare ciò, apri l'evento imminente e fai clic sull'icona della busta. E ti verrà chiesto di scrivere un messaggio che verrà inviato a tutti i partecipanti invitati.

9. Aggiungi punti di incontro specifici

Il vantaggio degli eventi pianificati in "Google Calendar" è che puoi allegare ad essi link a "Google Maps". Quindi non devi chiamare o scrivere ai partecipanti alla riunione e spiegare loro a lungo e noiosamente come arrivarci.

Vai alle opzioni della riunione e trova il campo "Dove". Inserisci l'indirizzo lì e Google lo troverà. Ora, quando l'invitato apre l'evento, può cliccare sull'indirizzo e vedere il luogo dell'incontro sulla mappa.

10. Aggiungi calendari interessanti

Google ti consente di abbonarti ai cosiddetti calendari interessanti. In essi puoi vedere, ad esempio, il programma delle vacanze nella tua zona, gli eventi del mondo dello sport o le fasi lunari.

Trova la sezione "Altri calendari" nel riquadro di sinistra e fai clic sul segno "+". Nel menu che si apre, seleziona Calendari interessanti. Seleziona le caselle a cui vuoi iscriverti e appariranno nel tuo programma.

11. Condividi i tuoi calendari

Se necessario, puoi fare in modo che altri utenti possano visualizzare (o persino modificare) i tuoi calendari. Questo è utile se gestisci un team di colleghi e vuoi che siano a conoscenza di tutti gli eventi imminenti. Oppure sei uno studente e hai creato un programma di lezioni per i compagni di classe.

Passa il mouse sul calendario desiderato nel riquadro di sinistra e fai clic sui puntini di sospensione. Seleziona Impostazioni e condivisione. Nel menu che si apre, nella sezione "Autorizzazioni di accesso", puoi rendere pubblico il calendario (per tutti gli utenti Internet), aggiungere singoli conoscenti (per questo è necessario il loro indirizzo email), o copiare il link al calendario, che dovrebbe quindi essere inviato in qualsiasi modo conveniente.

12. Usa i tasti di scelta rapida

L'uso della tastiera può essere più rapido ed efficiente rispetto allo spostamento del cursore del mouse. Google Calendar ha una discreta quantità di tasti di scelta rapida, di cui è possibile trovare un elenco completo. Ecco alcuni dei più utili:

• C - creare un nuovo evento.
• Backspace o Elimina - eliminare l'evento.
• / - vai alla barra di ricerca.
• Numeri da 1 a 6 - cambia la visualizzazione del calendario: giorno, settimana, mese, anno, agenda.
• T - vai a oggi.
• K o P - scorrere il calendario fino all'intervallo di date precedente. Cioè, se hai un calendario in visualizzazione mensile, scorrerà al mese precedente. Se in modalità giorno - il giorno precedente e così via.
• J oppure - scorrere il calendario fino all'intervallo di date successivo.

13. Trascina e rilascia gli eventi

Se hai creato un evento, ma hai perso il giorno o l'ora del giorno, non è necessario accedere alle impostazioni dell'evento e inserire i numeri manualmente. Prendi l'evento e trascinalo nel giorno o nell'ora desiderati: sarà più veloce in questo modo.

14. Usa Google Task

Google Tasks è un semplice gestore di attività integrato direttamente in Google Calendar. Per aprirli, fai clic sull'icona blu nel pannello a destra e vedrai un elenco delle tue attività. Non ci sono tante funzionalità come alcune Wunderlist, ma Google Tasks è sempre davanti ai tuoi occhi.

Puoi aggiungere nuovi casi, modificarli, assegnare loro una data di scadenza e ripetere la frequenza tramite il pannello nell'interfaccia web o tramite Google.

15. Annulla azioni non necessarie

Infine, un piccolo trucco. Supponiamo che tu abbia creato un evento, fornito diligentemente una descrizione, allegato un gruppo di file, coordinato con tutti i tuoi colleghi e quindi cancellato involontariamente.

Calma! Non devi ricrearlo. Basta premere la combinazione di tasti Ctrl + Ze l'evento eliminato verrà ripristinato. In questo modo puoi annullare qualsiasi attività involontaria del calendario. Questo è un po' oscuro perché l'interfaccia non ha un pulsante "Annulla", ma è molto utile.