David Allen: Come mettere ordine nella tua vita

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

David parla del flusso di informazioni intorno a noi e di come affrontare i sovraccarichi di informazioni, se esistono davvero.

Scommetto, David, che la maggior parte delle persone che leggono questo articolo ora si sente impantanata negli affari - posta, messaggi, telefonate - 24 ore al giorno. Lo stress ha assunto altre forme oggi?

Le persone ora si sentono sopraffatte perché non sperimentano il vero stress che i nostri antenati hanno sperimentato in un periodo abbastanza lungo della storia. L'obiettivo principale era sopravvivere. E ciò che è interessante, è stata proprio una tale situazione di crisi che ha fatto sì che una persona si comportasse in modo più calmo: raccogliere ed elaborare rapidamente le informazioni, prendere rapidamente decisioni e ascoltare la loro intuizione. Si sono concentrati su una sola cosa: sopravvivere ad ogni costo!

Ma quando sei privato di questa crisi, il mondo intorno a te inizia a sommergerti di sciocchezze, sei al centro di un diluvio: le tasse sono aumentate, il freddo ha torturato, la stampante mastica la carta … E tutta questa spazzatura dai nostri dispositivi elettronici 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana!

Per far fronte a questo flusso, dobbiamo riacquistare la nostra capacità di prendere decisioni rapide e allocare risorse limitate. In generale, nulla è cambiato dai tempi antichi. L'unica differenza è quante altre decisioni le persone devono prendere ora.

Se non riesci a concentrarti su qualcosa, devi imparare a discernere ciò che è importante per te ora nel tuo mondo. Come diamo la priorità a tutta la spazzatura che ci circonda? Hai bisogno di mappe mentali per guidarti. Dovrebbe esserci una mappa che ti dice cosa dovresti fare nei prossimi tre anni e cosa nei prossimi tre minuti. E queste sono carte diverse. Fondamentalmente, anche il tuo calendario può fare un ottimo lavoro. La cosa principale è che risponde alla domanda: a cosa dovrei prestare attenzione ora?

Quali strumenti usi personalmente per essere più produttivo?

Sto usando Lotus Notes perché lo stiamo usando come un'applicazione aziendale. Il mio amico Eric Mack ha sviluppato un'estensione che mi consente di utilizzare comodamente il mio calendario, la posta e l'elenco delle cose da fare qui. Tutto questo è sincronizzato con il mio BlackBerry, perché non abbiamo ancora configurato questa funzione per l'iPhone, ma stiamo cercando di correggere questo malinteso il prima possibile.

Sto usando TheBrain e MindManager. Differiscono per funzionalità e servono a risolvere problemi essenzialmente diversi.

Cos'altro? Ho anche un piccolo taccuino. Le idee a volte raggiungono i posti più inaspettati e devi scriverle urgentemente. Pertanto, la carta rimane nella mia vita come il modo più semplice per riparare rapidamente qualcosa.

Ma continuo a cercare nuovi strumenti che mi aiutino a gestire il mio tempo e le risorse del mio cervello. Ad esempio, il mio iPad ha iniziato a trasformarsi gradualmente da giocattolo a gadget piuttosto funzionale. Ma è ancora molto goffo, mi piace solo un'applicazione di Adobe in cui puoi disegnare le forme più semplici. Puoi giocarci, ma non può ancora sostituire una normale lavagna. Quindi sono lontano dall'alta tecnologia in questo senso. Uso anche Microsoft Office. Lavoro su un Mac, ma ho Parallels.

E per quanto riguarda gli strumenti reali, non elettronici?

Oh, ho un vero cestino dove metto tutti i miei appunti. Questo è il mio salvatore, questo è un cestino chiamato "Non voglio pensare a tutto questo ora". La cosa principale è non dimenticare di tornare in questo cestino, finché tutto non è ammuffito lì. E anche se ho appena buttato via l'80% dei miei appunti, mi libera molto bene la testa: l'ho buttato nel cestino e l'ho dimenticato, poi sono tornato e ho deciso se era necessario o meno.

Sarebbe sicuramente bello fare tutto questo elettronicamente. Ma c'è un problema che può essere caratterizzato come segue: fuori dalla vista - fuori dalla mente! Il vero cestino fisico incombe costantemente davanti ai tuoi occhi ed è facile dimenticare la spazzatura elettronica. Conosco molte persone che hanno familiarità con l'alta tecnologia, eppure tornano alla carta, perché è molto più ovvio. Devi avere una forte forza di volontà e autodisciplina per tornare a ciò che si trova da qualche parte nel computer.

Si parla molto ora del fatto che siamo soggetti a un sovraccarico di informazioni. Cosa puoi dire di questo?

Che cos'è il sovraccarico di informazioni? Se lo fosse davvero, potresti entrare in biblioteca e cadere morto. Oppure vai su Internet ed esplodi, sparpagliandoti in piccoli pezzi.

In effetti, il luogo più saturo di informazioni è allo stesso tempo il più rilassante: è la natura. Tante immagini, suoni e odori diversi ci circondano. A proposito, hai sentito parlare di deprivazione sensoriale? Puoi semplicemente impazzire se non provi tutto questo per molto tempo.

Qui il punto è diverso. Ci sono molte cose in natura che portano informazioni, ma solo alcune di esse sono veramente significative per noi, ad esempio: animali, bacche o ortiche. Il problema con la posta elettronica non è che contiene molte informazioni, ma che in base a queste informazioni dobbiamo intraprendere qualche azione o prendere una decisione. E quando ricevi una lettera, non importa da chi: da un cugino o da un capo, tu, prima di aprirla, ti stai preparando al fatto che ti saranno richieste azioni. Stai già scorrendo le opzioni di cosa può contenere questa lettera: "questo può essere importante, molto importante, mi farà cambiare i miei piani …" Ora moltiplica questi pensieri per il numero di lettere che ricevi al giorno.

Inoltre, pensieri sparsi e incapacità di concentrazione sono un fattore di stress e un forte freno alle prestazioni. Al lavoro pensi alle faccende domestiche e a casa pensi al lavoro. Sei ovunque e non sei da nessuna parte. E per tutto il giorno, una noiosa sensazione di ansia ti accompagna.

Ancora una volta, nulla è cambiato molto, tranne la frequenza con cui accade. In 72 ore, tu ed io possiamo ricevere così tante informazioni che cambieranno la nostra attenzione e le nostre priorità, che i nostri genitori non hanno ricevuto in un mese. Nel 1912 qualcuno parlava del telefono come si dice della posta elettronica: “oh, rovinerà la qualità della vita”, “le conversazioni diventeranno superficiali e insignificanti”, “tutti ne saranno solo distratti”! Suona familiare, eh?

E nel 1983, un uomo con un piccolo diario in tasca era considerato un fanatico della produttività.

La nostra rivista ha pubblicato molti articoli sul possibile impatto della tecnologia sulla conoscenza umana e sulla capacità di pensare. Ad esempio: "Google ci rende stupidi?" Come pensi che la saggezza umana e la capacità di pensare stiano cambiando in meglio o in peggio?

Beh, probabilmente hai avuto enciclopedie durante l'infanzia. E li hai anche letti sperando di saperne di più sul mondo. Cosa è cambiato, se non che l'accesso alla conoscenza è diventato un numero enorme di volte più facile? Viviamo in un grande momento, penso che sia favoloso poter comunicare facilmente in questo modo, pur essendo in diverse parti del globo.

Basti pensare al successo che una persona potrebbe ottenere con un processore in testa! A patto che sia l'unico, ovviamente. Ma se rimani l'ultima persona sulla Terra, non avrai più bisogno di pianificatori o GTD.

Per favore rispondi alla domanda principale, qual è la cosa più importante che una persona ha bisogno di ricordare in modo che possa sentire il controllo completo sulla sua vita?

Tutto dovrebbe essere caricato dal tuo cervello su un supporto esterno. Non so cosa potrebbe essere più facile! Registra ciò che è importante (anche potenzialmente), chiarisci cosa significano queste cose per te e salva i risultati in modo da poter sempre tornare indietro di un passo e guardare le cose in modo più ampio.

Fondamentalmente, tutto si riduce a una cosa: smetti di usare il tuo cervello come luogo per raccogliere e organizzare tutte le informazioni che ti interessano. Se provi a tenere tutto questo nella tua testa, presto troverai lì sabbie mobili, in cui tutto affonderà all'istante. Sogno un futuro glorioso in cui possiamo liberare completamente le nostre teste dalla spazzatura e dedicare le nostre menti esclusivamente a pensieri saggi.