OmniFocus 2: sperimenta la potenza di GTD su OS X

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Per la mia lunga pratica di auto-organizzazione, GTD è diventato il sistema migliore, anche se non ideale, e OmniFocus 2 è il miglior organizzatore per GTD per Mac. È di questo che parleremo.

Il potere di GTD risiede nel sistema di raccolta, smistamento, visualizzazione, controllo e presa di decisioni. Un'applicazione GTD, come minimo, dovrebbe supportare tutti questi processi. Idealmente, tutti questi processi dovrebbero, grazie all'applicazione, essere semplici e veloci. Diamo un'occhiata alla validità dell'affermazione di OmniFocus 2 di essere la migliore app GTD.

Raccolta ("Posta in arrivo")

OmniFocus 2 ha tutto ciò di cui hai bisogno per aggiungere rapidamente attività alla tua Posta in arrivo. È possibile visualizzare la finestra per la creazione di un'attività utilizzando i tasti di scelta rapida personalizzati:

Come puoi vedere, nella finestra puoi inserire tutti i dati relativi all'attività (nota, progetto, contesto, ora di inizio e data di scadenza), oppure puoi digitare rapidamente il nome e inviare l'attività nel cestino.

Puoi creare un'attività nella cartella Posta in arrivo inviando un'e-mail a un indirizzo e-mail speciale. La riga dell'oggetto diventerà il titolo dell'attività e il contenuto verrà inserito nelle note. Sui miei dispositivi iOS, ho digitato l'e-mail OmniFocus nell'app e ho creato attività in due tocchi in questo modo.

E un altro modo - attraverso il menu contestuale "Servizi":

E in modo che tu non debba aprire il menu contestuale ogni volta che selezioni il testo, vai alla voce "Servizi" e trova l'opzione per inviare la selezione a OmniFocus lì, imposta una scorciatoia da tastiera. Questo viene fatto nella scheda "Scorciatoie da tastiera" delle impostazioni della tastiera:

Con questa configurazione, l'utilizzo del collegamento invierà ogni testo selezionato alla Posta in arrivo di OmniFocus 2.

Ordinamento ("Progetti")

Per le possibilità e la comodità di smistamento, è possibile creare cartelle e tre tipologie di progetti: con casi sequenziali, paralleli e separati. Nel caso di task sequenziali, nel progetto sarà sempre attivo un solo task, dopodiché diverrà attivo il successivo. Pertanto, se si seleziona il filtro Disponibile, verranno mostrate solo le prime attività dei progetti sequenziali.

Perché sono necessari progetti, credo, non c'è bisogno di spiegarlo, e le cartelle si possono adattare alle aree di responsabilità: attività professionale, salute, relazioni, sviluppo, spiritualità, finanza, e così via.

Visualizza ("Verifica")

La revisione è la revisione periodica di progetti e attività al fine di tenere il dito sul polso e non perdere nulla. Impostiamo una frequenza di visualizzazione per ogni progetto e con questa frequenza appare nella scheda Checkout.

Assomiglia a questo: apriamo la scheda "Verifica" e guardiamo i compiti del progetto NNN. Un'attività è stata contrassegnata con una bandiera, a un'altra è stata assegnata una scadenza e l'inizio della terza è stato posticipato. Dopo tutte le necessarie manipolazioni, contrassegniamo il progetto come verificato e ce ne dimentichiamo fino al prossimo colpo nella scheda "Verifica".

Questo aiuta a non perdere nulla di importante e ci salva dalla revisione quotidiana dei progetti, che è sufficiente controllare una volta alla settimana o addirittura al mese.

Controllo ("Previsione")

La scheda "Previsione" ha un'attività simile, ma con azioni e appuntamenti pianificati per l'intera giornata o per un'ora specifica del giorno. Si sincronizza con il tuo calendario e raccoglie la scadenza pianificata in OmniFocus e quella pianificata nel tuo calendario in un'unica posizione.

Questa scheda ci aiuta a non perdere appuntamenti ed eventi o scadenze assegnate alle attività.

Processo decisionale ("Contesti" e "Prospettive")

I greci avevano due parole per indicare il tempo: chronos e kairos. Chronos è il concetto di tempo, che ci dice la data o il tempo rimanente prima dell'evento o trascorso da esso. Kairos è il momento giusto (Kairos è l'antico dio greco di un momento felice).

Dicono che Pushkin raccogliesse i nomi dei critici pignoli delle sue opere in un vaso speciale e, quando insisteva il kairos di uno stato d'animo caustico, ne tirava fuori uno a caso e scriveva un velenoso epigramma per lo sfortunato critico.

Nel sistema GTD, il concetto di kairos è espresso dalla parola "contesto":

Il contesto può essere assegnato in base allo stato psicofisico (vigoroso, mal di testa, spossato…), in base al luogo di permanenza (ufficio, ipermercato, abitazione…), in base alle persone con le quali è necessario discutere le questioni (il consiglio dell'impresa, Ivan Ivanovich …), secondo gli strumenti disponibili ecc.

Le regole GTD consentono di assegnare un solo contesto a un'attività e OmniFocus 2 aderisce rigorosamente a questa regola. Ma questo non è sempre giustificato, e bisogna creare contesti come "Internet + Mac". Ma l'applicazione ti consente di impostare le coordinate geografiche per i contesti in modo che i promemoria vengano attivati quando ti avvicini a una determinata posizione.

E per un processo decisionale ancora più rapido, c'è l'opportunità di creare prospettive:

Come puoi vedere dallo screenshot, questo è un semplice filtraggio delle attività per progetto (cartella), stato (contrassegnato, in un prossimo futuro, per data di scadenza …), disponibilità (prima disponibile, sinistra, tutto, completata), durata, contesto o contenuto di un frammento di testo nel nome o nelle note dell'attività.

Per un rapido accesso alla prospettiva, puoi impostarla come scorciatoia da tastiera o aggiungerla ai preferiti, che la collocherà nella barra laterale sinistra. Le quattro schede superiori negli screenshot sono le prospettive che ho creato.

Outlook si sincronizza con le versioni iOS in entrambe le direzioni, rendendo molto più facile prendere decisioni sull'attività successiva.

Svantaggi di OmniFocus 2

Non importa quanto ci provi lo sviluppatore, è semplicemente impossibile per le persone imperfette in un mondo imperfetto creare un'applicazione ideale senza difetti e carenze. OmniFocus 2 non fa eccezione.

Il primo inconveniente (relativo) è il prezzo: la versione base per OS X e iOS costerà 40 dollari; Aggiorna a Pro: $ 40 per OS X e $ 20 per iOS (se hai acquistato una versione precedente di OmniFocus, l'aggiornamento a Pro è gratuito).

Il secondo svantaggio è la sincronizzazione. È lento e dà errori se hai creato o modificato un'attività offline senza aver precedentemente sincronizzato il dispositivo con i dati effettivi sul server.

E il terzo inconveniente è difficile per me da descrivere a parole. In tre anni di "relazione" con OmniFocus 1 e 2, non siamo riusciti a diventare buoni amici con lui, e il motivo non è chiaro. Sembra che ci sia tutto ciò che è necessario per una grande applicazione GTD (ho sopportato la mancanza di sincronizzazione), ma ho costantemente riscontrato difficoltà nel prendere decisioni e vedere l'intero quadro di progetti e attività.

Forse il problema è che usavo MLO da cinque anni prima e non ero mai riuscito a riadattarmi a OmniFocus. Quindi di recente ho installato CrossOver e sono tornato a MyLifeOrganized. Ma questa è un'altra storia…

Così. Se prendi in considerazione gli organizzatori per OS X e prevedi di utilizzare tutta la potenza del sistema GTD, oggi non troverai OmniFocus 2 migliore.