Come facilitare l'adattamento a un nuovo lavoro

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Consigli di uno dei direttori delle risorse umane di maggior successo nella CSI, Mikhail Prytula, in particolare per i lettori di Lifehacker.

Il tema dell'adattamento dei dipendenti, o, come viene chiamato in Occidente, l'onboarding, è dedicato a molte ricerche, articoli, raccomandazioni e persino libri come "I tuoi primi 90 giorni in un nuovo lavoro". Non ti sovraccaricherò di riferimenti a libri, statistiche, collegamenti e così via, ma mettiti subito al lavoro e ti darò alcuni consigli dai miei 12 anni di esperienza nelle risorse umane.

L'adattamento non avviene da solo

Non importa quanto sia figo il professionista. C'è una convinzione diffusa che se assumiamo un professionista super cool, allora capirà sicuramente cosa fare e come adattarsi. Ad esempio, questo è quasi un segno di un professionista. Non adattarsi significa non essere un professionista. Prossimo!

Infatti, nel migliore dei casi, l'adattamento sarà ritardato e il dipendente raggiungerà la piena capacità in 3-6 mesi (a seconda del livello della posizione e della complessità della posizione). Con l'adattamento di qualità, questo periodo è dimezzato.

Quanto paghi lì il tuo nuovo direttore marketing? $ 5.000 al mese? E come pensi che i tuoi sforzi valgano i $ 15.000 che salverai l'azienda? È un peccato pagare le agenzie per la ricerca dei candidati per tre stipendi, ma con l'adattamento li perdi facilmente?

Il primo giorno è critico

Quindi, hai l'idea che l'adattamento sia estremamente utile. Cosa fare, dove correre? Assumere urgentemente un responsabile delle risorse umane che si occuperà dell'adattamento dei tuoi dipendenti? No, calmati prima. Il 90% del successo di adattamento è inerente al primo giorno lavorativo e il manager è in grado di farlo qualitativamente da solo. Ma devi prepararti.

I documenti

Assicurati che i documenti siano stati firmati entro questo momento (ai dipendenti non piace quando la firma dei documenti con l'azienda è ritardata di diversi giorni). È meglio farlo in anticipo, se possibile.

In STB, ad esempio, abbiamo inviato un questionario a un candidato, che una persona ha compilato a casa e ci ha inviato. In "1C" avevamo i modelli di tutti i contratti, dove abbiamo caricato il questionario del candidato e stampato tutti i documenti in 5 minuti. Il dipendente non deve aspettare mentre il tuo responsabile delle risorse umane digita i suoi dati a mano.

In Preply, generalmente firmiamo tutti i contratti a DocuSign, non abbiamo nemmeno un concetto tale da andare al dipartimento delle risorse umane. La persona invia una scansione del passaporto, la inseriamo nel contratto, la carichiamo su DocuSign e la inviamo all'amministratore delegato e al dipendente per la firma. La firma è digitale, puoi anche metterla sul tuo telefono.

Posto di lavoro e accessi necessari

Tutti gli account devono essere impostati: mail, Slack e così via. Lo facciamo subito dopo aver firmato il contratto.

Controlla che il computer sia pronto, il tavolo e la sedia aspettano il proprietario. La ciliegina sulla torta è un pacchetto per principianti: una penna e un taccuino con un logo aziendale, una maglietta, un set di adesivi, un badge per un badge, un badge aziendale (budget - $ 10-15).

Conoscenza dell'ufficio e dei dipendenti

I dipendenti devono essere informati. Se l'azienda impiega meno di 100 persone - scrivi in Slack, chi si è unito a noi, lascia cadere il link al profilo su LinkedIn (in Russia - su Facebook). Se l'azienda ha più di 100 persone, facciamo lo stesso, ma solo all'interno del dipartimento (che è anche fino a 100 persone).

Il primo giorno, organizza un giro dell'ufficio: qui abbiamo una cucina, qui un bagno, qui una sala riunioni (che prenotiamo così), fumiamo proprio lì, qui c'è la contabilità, e qui c'è il nostro direttore pony preferito.

Presentate il nuovo arrivato a chi gli è seduto accanto: "Colleghi, un momento di attenzione, si è unito a noi (…), per favore amate e favore".

Come comportarsi se…

Supervisore

Congratulazioni, hai il privilegio di assumere un nuovo dipendente. Nessuno lo farà per te, ma saranno sicuramente in grado di aiutarti. Quindi, cosa ti viene richiesto:

1. Incontra l'impiegato al mattino. Segnalo subito sul tuo calendario o chiedi alle risorse umane di segnare sempre le date di rilascio dei nuovi dipendenti.
2. Portalo in giro per l'ufficio. Mostra il posto di lavoro, controlla che il dipendente sia connesso ovunque.
3. Passa un'ora a parlare con il principiante. Parla della tua azienda, del tuo reparto, delle principali mansioni (generali e personali). Spiega cosa deve imparare il dipendente nella prima settimana, cosa ci si aspetta da lui nei primi tre mesi. Ecco i documenti di cui hai bisogno. Ecco i nomi di coloro con i quali vorrei che parlaste di questo e di quello. È meglio comunicare con me in questo modo, prendere appuntamenti in questo modo, contattarmi su tali domande. La prossima volta ci incontreremo allora e là.
4. Sorriso. Questo è estremamente importante. Anche se metà della tua faccia è paralizzata, sorridi con il resto. Dico sul serio, non essere un alcolizzato, i dipendenti vengono in azienda, ma lasciano il manager.
5. Imposta i compiti e fissali per iscritto, inviali almeno sotto forma di lettera per posta (questo è dopo la riunione, quando i compiti sono stati discussi oralmente).
6. Fornisci tutti i documenti necessari e accedi.
7. Scegli una persona esperta e socievole nella tua squadra e assegnala a fare da mentore al dipendente. Un principiante potrà contattarlo per tutte le domande.

Nuovo impiegato

1. Pensa a quali informazioni ti mancano e dove le otterrai. Sentiti libero di fare domande.
2. Comprendi i tuoi obiettivi per la prima settimana, mese, tre mesi. Se il leader non ha espresso, chiediti.
3. Scrivi i nomi di tutti quelli che incontri. In generale, all'inizio consiglio di annotare tutto: la quantità di informazioni è grande, verrà sicuramente dimenticata.
4. Raccontaci molto brevemente di te ogni volta che ti incontri, ad esempio: io sono Misha, 12 anni nelle risorse umane, ho lavorato presso Alfa-Bank, STB, Wargaming, ho realizzato i corsi di risorse umane online di maggior successo a Laba, autore di un articolo sugli hack di vita per i curriculum, che è stato letto 1 milione di volte. In un ambiente di avvio, questo è chiamato pitching o discorso dell'ascensore. Preparati in anticipo. Per i nuovi dipendenti, non sei nessuno finché non parli di te stesso. Non perdere l'occasione di fare subito una buona impressione.
5. Se la posizione prevede l'introduzione di cambiamenti in azienda, è più facile farli nei primi 60 giorni, poi sarà più difficile. Soprattutto se devi prendere decisioni impopolari o semplicemente difficili: assumere, licenziare dipendenti, trasferire in un'altra posizione, passare a un nuovo software, una nuova forma di reporting, ricostruire il processo, investire in qualcosa di nuovo.
6. Pianifica piccole vittorie, ti aiuteranno a creare fiducia in te. Ad esempio, scegli piccoli compiti che potresti risolvere nei primi 60 giorni e concentrati su di essi. Metti da parte le attività che richiedono più di 60 giorni di lavoro per ora. Qui citerei un'analogia con l'approccio Agile nella programmazione, quando non cerchiamo di realizzare un prodotto molto grande e molto complesso in una volta, ma lo dividiamo in parti e lo sviluppiamo per fasi.
7. Prendi appuntamenti di 30 minuti con tutte le persone con cui lavori. Prepara in anticipo un elenco di domande e scrivi le risposte.
8. Chiedi cosa funziona bene, cosa è male, cosa deve essere cambiato. Raccogli molte informazioni e crea fiducia.
9. Conduci un audit e presenta i risultati se sei un leader o un esperto.
10. Organizza un regolare incontro individuale con il tuo manager per condividere i risultati e ricevere feedback.
11. Sorridi ai tuoi colleghi. Nessuno vuole lavorare con dipendenti scontrosi, anche se sei sotto stress.

risorse umane

Potrei scrivere un intero libro, ma ecco alcuni dei suggerimenti più importanti:

1. Crea giorni da principiante: mettili insieme davanti ai vecchi dipendenti e chiedi loro di presentarsi brevemente (5 minuti). Questo è ciò che facciamo in Preply e funziona davvero bene.
2. Utilizza un software speciale per impostare le notifiche per il dipendente e tutte le persone coinvolte in modo che non dimentichino cosa fare quando il dipendente se ne va. Usiamo BambooHR, che ha una sezione Onboarding che ti consente di personalizzare le notifiche per qualsiasi dipendente con qualsiasi attività e scadenza. Ad esempio, tre giorni prima che un dipendente se ne vada, l'amministratore riceve una notifica sulla creazione di un account e, il giorno del rilascio, il manager riceve una notifica sulla necessità di impostare attività.
3. Chatta regolarmente con i neofiti. Se non hai un partner commerciale per le risorse umane, chiedi ai tuoi reclutatori di interagire con le nuove reclute una volta alla settimana.

Collega

Ovviamente, come collega, non hai alcuna responsabilità di adattare i nuovi arrivati, ma puoi sicuramente trarne vantaggio. Le persone ricordano bene chi li ha aiutati nei momenti difficili (anche se non sempre ne parlano pubblicamente), quindi hai tutte le possibilità di costruire un buon rapporto con un nuovo arrivato e poi contare sul suo aiuto. Ecco alcuni suggerimenti:

1. Sii il primo a incontrarti. Vieni e dì: “Ciao, mi chiamo Misha, sono il capo delle risorse umane qui. Vedo che sei nuovo, facciamo conoscenza".
2. Digli di contattarti per qualsiasi domanda.
3. Dicci cosa pensi sia importante e necessario.
4. Invita a cena.
5. Chiedi al principiante le esperienze passate, i piani e gli obiettivi. Fornire informazioni utili per raggiungerli.

Conclusione

L'adattamento in molte aziende non viene eseguito o è attuato molto male, a causa del quale soffrono sia l'azienda che il dipendente. Il motivo è la mancanza di comprensione del processo da entrambe le parti. I semplici suggerimenti di cui sopra ti aiuteranno a migliorare notevolmente il processo di onboarding nella tua azienda, anche se non hai dipendenti delle risorse umane.