Il metodo Inbox Zero è il modo migliore per gestire migliaia di email non lette

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Mantenere la tua casella di posta vuota è facile. Questo ti aiuterà a essere più produttivo e a non perdere mai i messaggi importanti.

Un mucchio di e-mail non lette che penzolano costantemente nella tua casella di posta farà prendere dal panico chiunque. Se hai molti partner commerciali e colleghi con cui interagisci per corrispondenza, devi solo mantenere la tua casella di posta elettronica pulita e ordinata.

Il CEO di JotForm Aytekin Tank è un modo interessante per organizzare la posta elettronica chiamato Inbox Zero. Come suggerisce il nome, il metodo è semplicemente mantenere la tua casella di posta vuota.

In generale, Tank non ha inventato nulla di nuovo. Inbox Zero è stato creato molto tempo fa dallo scrittore e blogger Merlin Mann, ed è un metodo collaudato e ben noto. Approssimativamente la stessa tecnica di lavoro con i documenti è stata descritta da David Allen nel suo libro "Come mettere le cose in ordine". Tank l'ha appena adattato per l'interfaccia web di Gmail.

Aytekin Tank imprenditore, fondatore e CEO di JotForm

Ricevo e invio centinaia di email ogni giorno. Ma alla fine della giornata, la mia casella di posta è invariabilmente vuota. Non ho una segretaria che si occupi della mia corrispondenza. Aderisco a un principio chiamato Inbox Zero. Questo non è difficile.

Tank elenca i vantaggi del metodo Inbox Zero:

• Non perderai un messaggio importante se la tua casella di posta è vuota.
• Non farai aspettare a lungo i tuoi destinatari, perché puoi rispondere immediatamente alle loro lettere.
• Centinaia e migliaia di lettere non lette non si accumuleranno nella tua casella di posta.
• Risparmierai più tempo sulle attività davvero importanti e non passerai ore a giocherellare con la posta elettronica.

Conosco molte persone che conservano con cura tutte le loro lettere senza cancellarne nemmeno una. Di conseguenza, la loro casella di posta inizia a sembrare un feed di Twitter. Non è comodo. Ti perderai costantemente nelle e-mail.

Carro armato di Aytekin

Supponiamo che tu stia utilizzando Gmail, sebbene questo metodo possa essere adattato a qualsiasi ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) o client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird o Sylpheed). Diamo un'occhiata ai depositi di messaggi non letti e iniziamo.

1. Svuota la tua casella di posta

Quindi, con il metodo Inbox Zero, devi agire con decisione. Apri "Posta in arrivo", seleziona tutte le lettere che si sono accumulate lì e archiviale tutte in una volta. Per alcuni, questa sembrerà pura follia, ma Tank consiglia di farlo.

Devi iniziare con una casella di posta vuota. Questa guida non ti aiuterà se hai decine di migliaia di email nella Posta in arrivo. Quindi archivia tutto e inizia con una lavagna pulita.

Carro armato di Aytekin

2. Elabora le tue email in ordine cronologico

Per sviluppare questa sana abitudine, è necessaria una certa dose di disciplina. Mentre elabori le tue e-mail, inizia con il messaggio più vecchio e procedi fino al più recente. In questo modo manterrai l'ordine cronologico e non ti confonderai.

Ci sono due funzioni per aiutarti a gestire le email in Gmail:

Attiva il cambio automatico. Per fare ciò, apri "Impostazioni" → "Generale", trova la voce "Commutazione automatica" e attivala. Ora, quando rispondi o archivi un'email, Gmail non ti riporterà alla posta in arrivo, ma visualizzerà l'email successiva. In questo modo sarai in grado di elaborare le lettere una per una nell'ordine in cui sono state ricevute, senza distrazioni.

Quindi abilita il pulsante Invia e archivia se non lo hai. Apri "Impostazioni" → "Generale" e cerca la voce "Mostra pulsante" Invia e archivia "in risposta". Questo ti farà risparmiare tempo. Dopotutto, se hai già risposto alla lettera, non ha senso conservarla nella tua Posta in arrivo, giusto? Fare clic sul pulsante di invio e l'e-mail verrà archiviata automaticamente.

Ed ecco un'altra cosa importante:

Non utilizzare la posta elettronica come chat. Non c'è niente di peggio che generare lunghe catene di risposte da lettere costantemente citate. Se hai bisogno di parlare, usa Messenger, Slack chat o contatta per telefono. La posta elettronica non è adatta a questo.

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3. Risposto - archivio

La regola principale del metodo Inbox Zero è che la tua casella di posta non è il luogo in cui archiviare la tua posta. Tutte le e-mail nella casella di posta devono essere elaborate immediatamente. Leggili uno per uno e rispondi e archivia se il messaggio richiede una risposta, oppure archivia semplicemente se il messaggio non richiede una risposta.

Se non puoi rispondere immediatamente a un'e-mail, ci sono due opzioni:

• Salvalo nell'app dell'organizzatore. Potrebbe essere Evernote, OneNote o una sorta di task manager. Imposta una data in modo che il programma ti ricordi di scrivere la tua risposta al momento giusto.
• Se riesci a scrivere subito una risposta, ma il destinatario dovrebbe riceverla dopo un po', utilizza la funzione di consegna ritardata in Gmail. Outlook, Thunderbird e altri client possono fare lo stesso.

4. Fallo e basta

Tutto è secondo i precetti del grande e potente David Allen. Se l'e-mail richiede un'azione che richiederà alcuni minuti, fallo ora. Non copiare la lettera nella tua lista di cose da fare. Non lasciarlo nella tua casella di posta.

Se devi effettuare un pagamento, fallo ora. Se devi inviare un feedback a un collega, invialo subito. Se il caso richiede un paio di minuti, non ha senso rimandarlo.

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5. Usa le scorciatoie da tastiera

Le scorciatoie da tastiera riducono notevolmente il tempo impiegato per elaborare la posta elettronica. Con loro, non è necessario spostare il cursore del mouse avanti e indietro. Tank consiglia di ricordare e utilizzare tre tasti di scelta rapida:

• Il tasto E consente di archiviare rapidamente un messaggio. L'abbiamo letto, premuto E, archiviato. È semplice.
• Il tasto R viene utilizzato per scrivere rapidamente una risposta. Se devi rispondere a una lettera, premila, inserisci la risposta, premi Invio.
• Il tasto F inoltra le lettere ricevute ad altri destinatari.

Non credo che tu abbia bisogno di altri tasti di scelta rapida. In Gmail, utilizzo solo tre scorciatoie da tastiera. Per tutto il resto, c'è un mouse. Ma questi tasti di scelta rapida ti consentono di eseguire rapidamente tre delle azioni e-mail più comuni, in modo che possano farti risparmiare molto tempo.

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6. Imposta i filtri

I filtri e-mail sono uno strumento incredibilmente utile che fa molto del lavoro per te. Devi solo configurarli una volta e ti faranno risparmiare un sacco di tempo.

Se nella Posta in arrivo trovi regolarmente lettere non importanti (notifiche di servizi Internet, invii automatici e così via), annulla l'iscrizione o imposta dei filtri in modo che tali lettere vengano archiviate automaticamente.

7. La Posta in arrivo è vuota - chiudi la posta

Quando stai cercando di concentrarti sul tuo lavoro, non dovresti essere costantemente distratto dalle email. Quindi atteniamoci alla regola: quando la tua casella di posta è vuota, chiudi la scheda Gmail o il tuo client di posta e dimentica la posta per le prossime ore. Basta darsi da fare.

Disattiva tutte le notifiche di posta elettronica in arrivo. Sono molto distraenti.

Puoi riaprire la tua posta dopo alcune ore, elaborare i messaggi che si sono accumulati lì e poi tornare al lavoro. L'obiettivo del metodo Inbox Zero è costringerti a non essere distratto dalle email in arrivo. Devi gestire la tua casella di posta, non tu.

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Se hai provato la tecnica Inbox Zero e sei pronto a dirti quello che hai, o vuoi suggerire un metodo migliore, scrivi nei commenti.