Come organizzare la giornata: tecniche dei geni della produttività

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il tempo è una risorsa scarsa e insostituibile. Impara a usarlo con saggezza.

Metodo Benjamin Franklin

Benjamin Franklin era figlio di un saponaio, ma grazie all'autorganizzazione e alla disciplina riuscì in molti campi: in politica, diplomazia, scienza, giornalismo. È uno dei padri fondatori degli Stati Uniti d'America - ha partecipato alla creazione della Dichiarazione di Indipendenza e della Costituzione del paese.

Il ritratto di Franklin è presente su una banconota da $ 100, sebbene non sia mai stato il presidente degli Stati Uniti. È accreditato con la paternità di frasi come "Il tempo è denaro" e "Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi".

Il tempo contava davvero per Franklin.

Ami la vita? Allora non perdere tempo, perché il tempo è il tessuto che compone la vita. Benjamin Franklin

All'età di 20 anni, Franklin ha sviluppato per se stesso un sistema di gestione del tempo, che ha usato per tutta la vita. I contemporanei la chiamavano "piramide di Franklin" (a volte chiamata anche "piramide della produttività" - piramide della produttività).

La piramide si basa sui valori della vita. Queste sono linee guida morali per risolvere qualsiasi problema. Franklin le chiamava virtù.

Per se stesso, ha individuato 13 virtù: astinenza, silenzio, amore per l'ordine, risolutezza, parsimonia, operosità, sincerità, giustizia, moderazione, pulizia, calma, castità e mansuetudine.

Per lavorare su se stesso ogni giorno, Franklin ha iniziato un taccuino speciale in cui ha preso una pagina per ogni principio di vita. Ha allineato ogni pagina in sette colonne (giorni della settimana). Poi disegnò 13 linee orizzontali secondo il numero delle virtù.

Così, ogni giorno si concentrava su una delle virtù, e la sera nelle piazze annotava gli errori commessi sulla via della "perfezione morale".

Il prossimo gradino della piramide di Franklin è un obiettivo globale. Si basa sui principi della vita e risponde alla domanda: "Cosa voglio ottenere entro l'età di N?" Un obiettivo globale per un medico, ad esempio, potrebbe essere il desiderio di diventare capo di un dipartimento fino all'età di 35 anni e, per un manager, di avviare la propria startup.

Benjamin Franklin è davvero il capostipite della pianificazione delle cose da fare. Ha sempre aderito alla routine e ha scritto letteralmente ogni passo che ha fatto. Pertanto, ulteriormente nella sua piramide sono:

• piano generale: istruzioni dettagliate per raggiungere un obiettivo globale;
• piano a lungo termine - obiettivi per i prossimi 3-5 anni;
• piano a breve termine - compiti per il prossimo anno e mese;
• pianificazione per la settimana e il giorno.

Tutti i passaggi della piramide si trovano in sequenza: ognuno dei successivi si basa su quello precedente.

Produzione

Per organizzare la tua giornata secondo il metodo Franklin, devi determinare i principi fondamentali della vita, stabilire un obiettivo globale e fare un piano per raggiungerlo.

Per la pianificazione a lungo e breve termine, puoi utilizzare uno degli strumenti elettronici o creare un taccuino cartaceo e implementare il sistema "Note rapide".

Metodo Stephen Covey

Stephen Covey è considerato uno dei seguaci del sistema Franklin. È un esperto e coach di fama internazionale nel campo del management. Covey è un oratore professionista e autore di molti libri. Uno di questi è stato incluso nell'elenco della letteratura economica più influente della rivista Time.

Questo è il libro, Le sette abitudini delle persone altamente efficaci, in anticipo sui tempi. Covey lo ha scritto nel 1989, ma non è diventato un bestseller fino a quando non è stato ristampato nel 2004.

Il concetto di Covey si basa su una sequenza di sette abilità.

1. Affila la sega, cioè migliora costantemente te stesso.
2. Raggiungere la sinergia, ovvero impegnarsi per un'interazione reciprocamente vantaggiosa.
3. Sii proattivo.
4. Prova a sentire prima, e solo dopo - per essere ascoltato.
5. Inizia immaginando l'obiettivo finale.
6. Pensa win-win.
7. Fai prima ciò che deve essere fatto prima.

La matrice di assegnazione delle attività e di priorità aiuterà a implementare quest'ultima abilità. Covey lo prese in prestito dal 34esimo presidente degli Stati Uniti, Dwight David Eisenhower.

Tutte le attività sono divise in quattro gruppi:

1. Urgente e importante (da fare quanto prima);
2. Importante non urgente (compiti strategici con una scadenza lontana);
3. Urgente non importante (devi farlo rapidamente, ma puoi posticipare o non farlo da solo);
4. Non urgenti e senza importanza (di norma, tali casi possono essere cancellati o affidati a terzi).

Secondo Covey, le persone di successo raramente si trovano in difficoltà di tempo, poiché affrontano rapidamente i compiti delle categorie 1 e 3 e sacrificano senza pietà le cose dal quadrato 4. Allo stesso tempo, dedicano il 60-80% del loro tempo e delle loro energie a risolvere problemi dal quadrato 2, perché sono la locomotiva del progresso.

Produzione

Per essere più efficaci, alla fine o all'inizio della giornata, scrivi e dai priorità alle tue attività utilizzando la matrice di Eisenhower (o la matrice di Covey, a seconda delle tue preferenze). Per fare ciò, puoi utilizzare l'app Eisenhower (iOS) o MyEffectivenessHabits (Android). Cerca di mantenere la proporzione: 40% - importanti questioni urgenti, 60% - importanti non urgenti.

Metodo Tim Ferris

Timothy Ferriss è un famoso guru della produttività. Le registrazioni delle sue apparizioni pubbliche raccolgono milioni di visualizzazioni e i libri vengono venduti nella stessa enorme tiratura.

Non c'è da stupirsi: chi non vorrebbe "lavorare 4 ore alla settimana, non gironzolare per l'ufficio" da una chiamata all'altra ", e allo stesso tempo vivere ovunque e diventare ricco"? L'omonimo libro di Ferriss è diventato il numero uno nelle liste dei bestseller del New York Times e del Wall Street Journal.

Il suo metodo si basa su due pilastri:

1. Legge di Pareto: il 20% dello sforzo dà l'80% del risultato e il restante 80% dello sforzo - solo il 20% del risultato. Ciò significa concentrarsi sulle attività che contano davvero.
2. Legge di Parkinson: il lavoro occupa tutto il tempo che gli viene assegnato. Ciò significa che l'attività deve essere assegnata esattamente quanto necessario per completarla.

Non devi allungare la tua giornata lavorativa per fare di più. Al contrario, accorcialo, concentrati solo su ciò che è veramente importante. Scartare tutto il resto, esternalizzare o delegare.

L'approccio di Ferriss segue la tecnica di pianificazione 1-3-5. La sua essenza è semplice: una cosa importante viene aggiunta alla lista delle cose da fare, tre medie e cinque piccole. Nove in totale. Sono distribuiti a priori dall'urgenza, che aiuta a liberarsi dalla sensazione di emergenza.

Ferriss è un oppositore del multitasking e del sovraccarico di informazioni. Quando si fanno più cose contemporaneamente, l'attenzione è sfocata. Di conseguenza, la produttività non aumenta, ma diminuisce. Lo stesso vale per il continuo assorbimento di informazioni. Controllare costantemente la posta, la messaggistica istantanea e i social network crea solo una falsa sensazione, ma non la avvicina all'obiettivo.

Ma lo stress, al contrario, Ferriss considera i nostri assistenti.

La paura è un indicatore. La paura è nostra amica. A volte mostra cosa non fare, ma più spesso mostra cosa vale esattamente la pena fare. Tim Ferris

Va notato che Tim Ferriss non è il solo a lottare per la produttività lavorando di meno. Stever Robbins, autore di The 9 Steps to Working Less and Getting More, suggerisce il metodo dei "giorni attivi", in cui ti assegni un "cane da guardia" in un giorno specifico per monitorare i tuoi progressi.

Produzione

Questo metodo è per te se non puoi seguire un programma rigoroso e le liste di cose da fare non funzionano per te. Organizza la tua giornata in modo che il 20% del tempo sia occupato dalle cose più difficili e importanti. Lascia che il resto faccia il suo corso. In altre parole, se devi tenere un incontro di lavoro, allora devi scegliere il giorno, l'ora, la durata e seguire rigorosamente il programma. Il resto della giornata può essere dedicato a qualsiasi lavoro in corso.

Il metodo di Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky è un esperto nel campo della gestione del tempo, fondatore e capo dell'omonima società. La sua particolarità non sta nella creazione di sviluppi originali, ma nel fatto che enuncia le modalità di gestione del tempo in modo semplice e accessibile, adattandole alle realtà domestiche.

Arkhangelsky è l'autore di diversi libri di business popolari: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive e altri.

Quest'ultimo è il più popolare. Time Drive esplora l'importanza della pianificazione, della definizione degli obiettivi e della motivazione, oltre a potenti tecniche di gestione del tempo e anti-procrastinazione.

• "Rane". Tutti hanno compiti noiosi che vengono costantemente rimandati per dopo. Queste azioni spiacevoli si accumulano e schiacciano psicologicamente. Ma se inizi ogni mattina con "mangiare una rana", cioè, prima di tutto, svolgi un compito poco interessante e poi passi al resto, gradualmente le cose verranno messe in ordine.
• "Ancore". Questi sono attaccamenti materiali (musica, colore, movimento) associati a un certo stato emotivo. Gli "ancore" sono necessari per sintonizzarsi sulla soluzione di un particolare problema. Ad esempio, puoi abituarti a lavorare con la posta sulla musica classica e ogni volta che sei troppo pigro per scaricare la posta in arrivo, devi solo accendere Mozart o Beethoven per catturare l'onda psicologica desiderata.
• Bistecca di elefante. Più grande è il compito (scrivere una tesi, imparare una lingua straniera e così via) e più stretta è la scadenza, più difficile è iniziare. È la bilancia che ti spaventa: non è chiaro da dove cominciare, se hai abbastanza forza. Tali compiti sono chiamati "elefanti". L'unico modo per "mangiare un elefante" è cucinarne delle "bistecche", cioè suddividere un grande affare in diversi piccoli.

È interessante notare che Gleb Arkhangelsky presta grande attenzione non solo alla razionalizzazione dei processi lavorativi, ma anche al riposo (il nome completo del suo bestseller è "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). È convinto che senza un buon riposo, che include sonno sano e attività fisica, sia impossibile essere produttivi.

Produzione

Organizza la tua giornata. Todoist, Wunderlist, TickTick e altri programmi e servizi simili ti aiuteranno in questo. Dividere compiti complessi su larga scala in semplici piccoli. Al mattino, fai il lavoro più spiacevole, in modo che nel tempo rimanente tu possa fare solo ciò che ti piace. Sviluppa trigger per aiutarti a gestire la pigrizia e ricorda di includere il riposo nel tuo programma.

Metodo Francesco Cirillo

Forse non conosci il nome Francesco Cirillo, ma probabilmente hai sentito parlare di Pomodoro. Cirillo è l'autore di questa famosa tecnica di gestione del tempo. Un tempo Francesco aveva problemi con gli studi: il giovane non riusciva a concentrarsi in alcun modo, era sempre distratto. Un semplice timer da cucina a forma di pomodoro è venuto in soccorso.

L'essenza del metodo Pomodoro è che il tempo assegnato al lavoro è "pomodoro". Un pomodoro = 30 minuti (25 minuti di lavoro e 5 di riposo). Avviamo il timer e lavoriamo con la massima efficienza e la minima distrazione per 25 minuti. Viene emesso un segnale: è ora di una pausa di cinque minuti. Quindi avviamo di nuovo il timer.

Pertanto, la produttività è misurata dal numero di "pomodori" eseguiti al giorno. Piu 'grande e', meglio 'e.

Per non spendere 25 minuti a pensare alle cose per te stesso, devi fare un elenco di attività in anticipo. In esso, puoi anche contrassegnare il numero di "pomodori" interi (viene messa una croce davanti al compito) e le distrazioni (viene messo un apostrofo). Ciò consente di determinare quanto tempo è stato necessario per completare un'attività e quanto sia stata difficile.

Il Metodo Pomodoro è conveniente e flessibile. Se vuoi, tieni una lista di cose da fare su carta e misura segmenti di 25 minuti con un timer da cucina, o se vuoi, usa servizi e applicazioni speciali.

finestre	OS X e iOS	Android

Secondo Cirillo, la durata ottimale del "pomodoro" è di 20-35 minuti. Ma, dopo aver imparato la tecnica, puoi sperimentare e cambiare gli intervalli per te stesso.

Puoi conoscere nel dettaglio il metodo di Francesco Cirillo.

Produzione

All'inizio della giornata, fai una lista di cose da fare e prosegui con i pomodori. Se entro 25 minuti sei distratto, metti il simbolo 'accanto all'attività. Se il tempo è scaduto, ma l'attività non è stata ancora completata, metti + e dedicagli il prossimo "pomodoro". Durante i cinque minuti di pausa, passa completamente dal lavoro al riposo: cammina, ascolta musica, bevi un caffè.

Quindi, ecco cinque sistemi di gestione del tempo di base con cui puoi organizzare la tua giornata. Puoi studiarli in modo più dettagliato e diventare un apologeta per una delle tecniche, oppure puoi svilupparne di tue combinando varie tecniche e tecniche.

GTD - un'alternativa alla gestione del tempo

David Allen, il creatore della metodologia GTD, è uno dei più famosi teorici dell'efficacia personale. Il suo libro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, è stato votato come Best Business Book of the Decade dalla rivista Time.

Il termine Getting Things Done è una parola d'ordine e molte persone lo identificano erroneamente con la gestione del tempo. Ma anche lo stesso Allen definisce la GTD "una tecnica per migliorare l'efficacia personale".

Ecco come Vyacheslav Sukhomlinov, un esperto in materia, ha spiegato la differenza tra gestione del tempo e GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Direttore esecutivo della holding del ristorante. L'esperto di applicazioni pratiche GTD non è la gestione del tempo. La gestione del tempo è impossibile. Tutti hanno lo stesso numero di ore in un giorno. Non è la quantità di tempo che conta, ma quello con cui lo riempi. Devi essere in grado di elaborare grandi flussi di informazioni in entrata, determinare quali azioni sono necessarie per raggiungere gli obiettivi e, naturalmente, agire. GTD è esattamente questo. Questo è un certo modo di pensare e di vivere. E GTD riguarda anche lo stato del flusso e la riduzione dello stress psicologico.

Sei pronto a litigare? Benvenuto nei commenti. Cosa pensi sia più importante di GTD: gestione del tempo o efficienza personale? Inoltre, dicci quali tecniche ti aiutano a organizzare la tua giornata.