Un modo non ovvio ma funzionante per ridurre i tempi di spedizione

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Per ottimizzare il tempo che passi a lavorare con la tua posta, non cercare di mettere le tue e-mail in perfetto ordine. Tutto è molto più semplice, afferma un dipendente di MailChimp. Un paio di semplici passaggi - e avrai solo bisogno di un'ora e mezza al giorno per gestire tutte le lettere.

Jon Smith del team di supporto di MailChimp ha scoperto la formula e-mail perfetta per tentativi ed errori. In primo luogo, ha creato molte cartelle, quindi ha eliminato tutte le singole, ma nessuno di questi approcci ha funzionato. E poi è arrivato a un sistema completamente diverso.

Nonostante il fatto che le risposte alle lettere siano quasi centrali nel suo lavoro, è stato in grado di ridurre il tempo dedicato alle varie azioni con la posta a un'ora e mezza al giorno. Ha scoperto che anche quando la cassetta della posta è piena di lettere, un paio di semplici azioni possono cambiare le cose.

In cosa non dovresti perdere tempo

Come dice John, all'inizio ha cercato di classificare le lettere e ha creato tutti i tipi di cartelle: per i messaggi del capo, per le informazioni sui vari progetti, i messaggi su cui era necessario intraprendere qualsiasi azione, e così via. Credeva che questo avrebbe dovuto aiutarlo a risparmiare tempo. Ma in realtà, iniziò a dedicare più tempo a cercare di memorizzare il suo sistema di classificazione e meno tempo sul lavoro stesso.

Ad esempio, ho ricevuto un messaggio dal mio capo su un progetto a cui stavo lavorando e questo messaggio mi richiedeva anche di intraprendere determinate azioni. In quale cartella deve essere posizionato? E qual era la probabilità che mi ricordassi dove cercare questa lettera più tardi?

John Smith

Così John decise di sbarazzarsi di tutte le cartelle e nella sua posta regnava il caos completo. La mancanza di un sistema non era migliore di un sistema eccessivamente complesso. Quindi John ha deciso di riconsiderare ancora una volta il suo approccio al lavoro con la posta. Decise di ordinare le lettere non per argomento, ma per il tipo di azione che dovevano intraprendere. Ecco come farlo.

Non complicare troppo

Lascia nella Posta in arrivo solo i messaggi a cui devi rispondere. I più importanti, se non riesci a capirli subito, contrassegnali come non letti.

Forse questo ti sembrerà illogico, perché le cose più scottanti dovrebbero essere fatte il più rapidamente possibile. Lo è, ea volte c'è davvero bisogno di rispondere immediatamente a tali messaggi. Ma contrassegnando i messaggi importanti come non letti, non li perderai sicuramente nella massa generale. Inoltre, in questo modo non devi spostare queste email: rimangono nella tua Posta in arrivo e continuano ad attirare l'attenzione finché non le raggiungi.

Cerco di assicurarmi che nella mia casella di posta non si accumulino più di 60-70 messaggi alla volta. Questo è esattamente il numero di lettere che posso gestire facilmente in una volta sola.

John Smith

Crea un programma di spedizione regolare per te stesso

John mette da parte un'ora ogni mattina per pulire la cassetta della posta. Come già accennato, lascia spesso messaggi urgenti “non letti”. John sfoglia rapidamente le newsletter e le comunicazioni interne dell'azienda e risponde a tutti i messaggi non urgenti che riesce a gestire entro quell'ora.

Quando l'ora della posta volge al termine, John Smith non chiude la cassetta della posta, ma vi presta molta meno attenzione. Quando arrivano nuovi messaggi, scansiona rapidamente il loro contenuto e i nomi dei mittenti per dare loro la priorità. Se è possibile rispondere a un messaggio senza interrompere altre attività per lungo tempo, John lo fa. Ma non ricomincia a spedire.

Verso la fine della giornata lavorativa, John riserva altri 30 minuti per dedicarli esclusivamente al lavoro con la posta. In questo momento, è impegnato in lettere che gli richiedono di intraprendere qualsiasi azione: dare l'approvazione, scrivere una risposta dettagliata o prendere qualsiasi decisione. È allora che presta attenzione ai messaggi che ha contrassegnato come non letti.

Potrei dedicare molto più tempo alla posta, ma questi limiti di tempo mi aiutano a concentrarmi meglio e ad essere più produttivo.

John Smith

Classifica le email per tipo di risposta

Per alcuni messaggi, John ha comunque creato cartelle separate. Certe lettere che non segna come non lette, le distribuisce solo in due direzioni. I messaggi che richiedono un'azione o una risposta da parte di un collega (non necessariamente urgenti), Giovanni li inserisce nella cartella "Da fare". È per le e-mail che possono essere gestite il giorno successivo o più tardi nella settimana.

Anche le lettere meno urgenti John si sposta nella cartella "Leggi". Inoltre, utilizza filtri speciali che posizionano automaticamente la newsletter in questa cartella. Ci vogliono solo un paio di minuti per installare i filtri, ma questo semplice passaggio ti farà risparmiare molto tempo e fatica in seguito.

Se utilizzi questo metodo, otterrai tre cartelle attive, che differiscono per l'urgenza di rispondere ai messaggi: Posta in arrivo con messaggi non letti, Da fare e Leggi.

Archivia messaggi

Per tutto il resto, John Smith utilizza la funzione di archiviazione dei messaggi. Questo lo aiuta a svuotare la cassetta postale ea capo di attività non necessarie.

Non appena leggo il messaggio e prendo le misure necessarie, che si tratti di una notizia aziendale o di una newsletter a cui mi sono iscritto, lo archivio.

John Smith

Se un messaggio contiene informazioni importanti che John vorrebbe conservare per riferimento futuro, contrassegna il messaggio archiviato con un asterisco in modo che possa essere trovato più velocemente.

Presta particolare attenzione quando decidi di eliminare un post

John usa raramente la funzione di eliminazione del messaggio. Questa è una lezione che ha imparato dalla pratica reale. Un giorno, John ha cancellato un messaggio di un collega contenente informazioni che non considerava importanti in quel momento. Dopo che questo dipendente ha lasciato l'azienda, John aveva bisogno di informazioni da quella lettera. Poi si rese conto di essere nei guai.

Successivamente, ho iniziato a eliminare solo quelle lettere che sicuramente non mi saranno utili in futuro. Non offendetevi, cari colleghi, che mi mandano simpatiche-g.webp

John Smith

Per arrivare a questo sistema, John Smith ha provato molti approcci diversi che non erano abbastanza efficaci per lui. Ha testato i metodi usati da altre persone, ma ben presto si è reso conto che aveva bisogno di provare qualcosa di diverso. John è giunto alla conclusione che qualsiasi sistema funziona solo quando si adatta bene alle condizioni del tuo particolare lavoro.

Prova questo metodo o trova qualcosa di tuo. Potresti riuscire a trovare un modo per dedicare ancora meno tempo alla posta.