Leo Babauta: le mie 10 abitudini di posta elettronica

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

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L'e-mail può essere un ottimo strumento di lavoro o può trasformarsi in una fastidiosa fonte di procrastinazione, ed è proprio come la usi tu stesso. C'è stato un tempo in cui ho presentato istanza di fallimento completo della mia e-mail, e ora la controllo 2-3 volte al giorno ogni giorno, ma va in modo rapido ed efficiente.

Ho sviluppato diverse abitudini che mi aiutano a lavorare in modo molto efficace con la mia posta e a concentrarmi meglio su altri lavori importanti. E ad essere onesti, la mia casella di posta è finalmente vuota e mi sento benissimo. Darò 10 delle mie abitudini in questo articolo. Non significa affatto che tu debba seguirli ciecamente, voglio solo mostrare il mio percorso, e sulla base di esso potresti spianare il tuo. Quindi, ecco le abitudini che funzionano per me:

Guarda nella posta meno spesso

Non tengo aperta la mia casella di posta tutto il giorno. E lo guardo di rado. Sono giunto alla conclusione che se 20-30 lettere si accumulano nella mia casella di posta, il mondo non crollerà, allo stesso tempo, sarà facile per me elaborare rapidamente esattamente questo importo. Attenzione! Dico processo, non lettura. Apro la mia casella di posta per disperdere i messaggi in altre cartelle, non per leggerli e lasciarli lì.

Spargi in cartelle

Apro la mia posta e inizio a prendere decisioni rapide: eliminare o archiviare, leggere e rispondere immediatamente (se ci vogliono meno di 2 minuti) o archiviare, inviare una risposta rapida e quindi archiviare, aggiungere alla mia lista di cose da fare per farlo in seguito (contrassegnare con un asterisco e poi archiviare). In ogni caso, NULLA deve essere lasciato nella casella di posta.

Aggiungi subito tutto al calendario

Se mi arriva una lettera con una data che devo ricordare, la inserisco subito nel calendario. Un incontro faccia a faccia o una conversazione su Skype, un allenamento o qualcosa che devo ricordare solo dopo una settimana: tutto viene immediatamente inviato al calendario. Ora questa è la mia migliore abitudine, è stata portata all'automatismo, e grazie ad essa raramente mi dimentico di qualcosa.

Utilizzare tasti di scelta rapida"

Uso Gmail, che fornisce una varietà di scorciatoie da tastiera per la mia posta. In effetti, mi ci sono voluti solo pochi minuti per impararli, e poi la memoria muscolare ricorda le chiavi.

Ecco le scorciatoie che uso:

"Gi" - torna alla posta in arrivo;

"E" - archivio;

"#" - Elimina;

"C" - crea un nuovo messaggio;

"R" - risposta;

"F" - avanti;

"A" - rispondi a tutti;

"Gs" - vai a contrassegnato;

"Tab + Return" - quando creo un messaggio, quindi lo invio immediatamente e lo archivio.

Utilizzo l'impostazione anche quando, dopo aver cancellato o archiviato un messaggio, passo automaticamente a quello successivo senza tornare alla posta in arrivo, questo ti permette di spostarti velocemente tra i messaggi.

Scrivi lettere brevi

La mia risposta a una lettera è di solito di 1-3 frasi. Raramente scrivo lettere più lunghe di 5 frasi. E ci deve essere una buona ragione per questo. Se ho davvero bisogno di scrivere molto, preferisco farlo in Google Docs e condividerlo con la persona giusta. Una lettera breve significa una risposta rapida da parte del destinatario, perché una persona non deve guadare la giungla della tua eloquenza per catturare e assimilare le informazioni chiave.

Aggiungi rapidamente attività a un elenco di cose da fare

Alcune persone usano la posta in arrivo come un elenco di cose da fare, ma non è adatto a questo scopo, ed ecco perché:

1. I compiti da svolgere si mischiano ad altre lettere, e quindi è difficile coglierli fuori dalla massa.

2. La storia nella lettera non contiene sempre una guida specifica all'azione, ma in base alla lettera puoi darti un compito. Quando stai per completarlo, dovrai rileggere di nuovo la lettera per ricordare quale compito specifico ti sei prefissato dopo averlo letto.

3. Ogni volta che guardi nella tua posta per catturare un'altra attività, ti imbatti in nuovi messaggi che catturano la tua attenzione e distraggono dalle attività principali, interrompendo il tuo ritmo di lavoro.

Un elenco di cose da fare semplice e conveniente è un normale documento di testo in cui è possibile aggiungere attività dalle e-mail in un paio di clic. E durante il lavoro, un tale foglio sarà uno strumento più efficace, perché non devi guardare sempre la posta in arrivo.

Memorizza solo i messaggi non letti nella posta in arrivo

Questo è un trucco per utenti avanzati. Ho hackerato la mia casella di posta Gmail in modo tale che non possa più memorizzare i messaggi letti. Ciò significa che se apro la lettera e non la lascio cadere in nessun'altra cartella, scomparirà semplicemente. Questo mi motiva a prendere una decisione su cosa fare con questa lettera, immediatamente, o semplicemente la perderò. Grazie a questa specifica impostazione, i messaggi aperti non si accumulano nella mia casella di posta, che gradualmente diventa spazzatura.

Metti da parte per la lettura

Spesso mi inviano link ad articoli. Li invio immediatamente a Instapaper per leggerli in seguito. Per questo cerco di dedicare meno tempo alla posta, perché ho tante cose interessanti da leggere oltre ad essa.

Filtra senza pietà

Quando nella mia casella di posta appare una lettera che non vorrei vedere, me ne occupo immediatamente. Non sono pigro per cancellarmi dalla mailing list o installare un filtro su questo mittente. E questo riduce significativamente il flusso di email in arrivo. Sono spietato per le lettere che intasano la mia casella di posta, e questa regola vale anche per le persone che mi danno troppo fastidio.

Chiudere la posta al termine del trattamento delle lettere

Messaggi disassemblati: chiudi la posta e non aprirla per diverse ore finché non ci sarà di nuovo un numero sufficiente di lettere.

Entrare in alcune buone abitudini di posta elettronica è una buona cosa. Noterai subito quanto sei diventato più calmo nello svolgere compiti più importanti, liberandoti del controllo invadente della posta ogni 10 minuti. La tua testa sarà libera per nuovi pensieri non appena la tua casella di posta sarà libera da email non necessarie. Buona fortuna!