Come essere produttivi negli spazi aperti

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Un hacker di vita ha scoperto come fermare le battaglie in ufficio quando per alcuni è soffocante, mentre altri stanno soffiando, ridurre al minimo il rumore e trasformare lo spazio aperto in un luogo piacevole in cui lavorare in modo efficace.

Perché lo spazio aperto fa male?

Gli uffici open space sono conosciuti fin dai tempi degli ingegneri di Henry Ford e sono ancora uno dei tipi di pianificazione più popolari. Numerosi studi dimostrano che questo formato è sopravvissuto alla sua utilità: l'efficienza del lavoro è inferiore rispetto agli uffici tipo gabinetto e i dipendenti si stancano più velocemente e fanno meno bene.

I principali problemi con lo spazio aperto:

1. Il rumore che fanno le persone e i macchinari.
2. Il rischio di diffondere il contagio se uno dei colleghi "responsabili" arriva in ufficio malato.
3. Mancato raggiungimento dello stato del flusso di lavoro a causa di frequenti interruzioni e riunioni.

Se lavori meglio al mattino o alla sera, quando la maggior parte dei tuoi colleghi non è al lavoro, e in due ore fai ciò che non hai fatto nelle altre sei, dai un'occhiata più da vicino ai nostri consigli.

Lasciando l'ufficio

Orario di lavoro flessibile

Se il formato del tuo lavoro lo consente, usa un programma flessibile. Per alcuni è meglio e più conveniente lavorare al mattino, quando la maggior parte dei colleghi non è ancora al lavoro, mentre altri si svegliano nel tardo pomeriggio.

Segui i tuoi bioritmi.

Può essere difficile concordare un simile programma con i tuoi superiori, ma vale almeno la pena provarlo. Se l'attività è completata, che differenza fa in quale periodo di tempo?

La pratica della casa editrice in cui ho lavorato ha mostrato l'efficacia di questo approccio. Solo i dipendenti che erano legati al servizio clienti e ai venditori avevano un chiaro inizio e fine della giornata lavorativa. L'editoria, la promozione e gli altri reparti iniziarono formalmente a lavorare alle 10:00, ma anche all'interno di un reparto c'erano distinzioni per gufi e allodole.

Passaggio a remoto parziale

L'esperienza di 37Signals, un'azienda composta quasi interamente da dipendenti remoti, ha dimostrato che è importante che le persone lavorino in modo efficace per attraversare più di quattro ore al giorno online. Per le altre quattro ore, le persone hanno lavorato secondo il proprio programma.

Ciò ha permesso alla società con sede negli Stati Uniti di riunire nel suo team programmatori di Hong Kong, Russia, Danimarca, Svezia e varie città degli Stati Uniti. Puoi leggere di più su questo nel libro “Remote. L'ufficio è facoltativo , scritto dai proprietari della società Jason Fried e David Hensson.

Non ti suggeriamo di lasciare l'ufficio e passare completamente al telelavoro, poiché un simile programma sarà molto difficile da coordinare con il tuo capo.

Ma, ad esempio, prima della consegna di un progetto o prima di una scadenza responsabile, è possibile concordare un paio di giorni di lavoro da casa per concentrarsi al massimo sull'attività da svolgere.

Se la presenza in ufficio è ancora necessaria

Negoziamo con i colleghi

Una delle cose più fastidiose sono le conversazioni non commerciali, che vengono ascoltate da tutti i colleghi che si trovano in giro. Porta le discussioni in una sala conferenze o in cucina.

L'appuntamento di riunioni e discussione di altri momenti di lavoro, le cui informazioni riguardano solo una parte delle persone, il trasferimento a e-mail, Skype, Telegram o qualsiasi altro messenger conveniente per la maggior parte dei dipendenti.

Negli uffici che hanno un orario di lavoro flessibile, c'è ancora un inizio prescritto della giornata lavorativa. D'accordo che dopo le 9 ufficiali, tutti quelli che sono entrati dopo non salutano l'intera stanza e non distraggono i colleghi già al lavoro.

Stabilisci una regola per impostare il telefono in modalità silenziosa e lasciare la stanza quando ricevi una chiamata.

Non venire a lavorare ammalato e quindi non mettere a rischio i tuoi colleghi.

Scienziati danesi hanno condotto uno studio su 2.403 dipendenti che lavorano in diversi tipi di uffici e sono giunti alla conclusione che le persone degli spazi aperti si ammalano il 62% più spesso dei dipendenti che hanno un account personale.

Imposta un programma per la messa in onda, quindi eviterai l'insoddisfazione che soffia di nuovo su qualcuno. Uscire nel corridoio e fare stretching per 10 minuti fa bene sia ai tuoi occhi che alla tua produttività.

Se queste regole sono enunciate nelle politiche aziendali e nelle descrizioni dei lavori, nessuno si offenderà quando gliele ricorderai con tatto.

Acquisto di cuffie con cancellazione del rumore

Sbarazzati del ronzio invadente con le cuffie con cancellazione del rumore. È di due tipi: attivo e passivo.

La cancellazione passiva del rumore si ottiene bloccando i suoni esterni con cuscinetti o tappi per le orecchie densi. E qui, quando si sceglie una sola ricetta, non c'è. È necessario misurare molte coppie per scegliere ciò che sarà comodo specificamente per te e piacerà il suono.

Le cuffie con cancellazione attiva del rumore sono più efficaci nello smorzare i suoni estranei, ma sono anche molto più costose. Il loro principio di funzionamento si basa sul fatto che sulle cuffie è installato un microfono aggiuntivo, che capta i rumori esterni e li riproduce in antifase.

Il ronzio ritmico di computer, ventilazione e stampanti scomparirà completamente non appena indosserai le cuffie. Per interrompere l'ascolto e le conversazioni, sarà sufficiente accendere la musica appropriata.

Per alcune persone, indossare cuffie con cancellazione attiva del rumore può causare vertigini o mal di testa. E il punto qui non è nella qualità delle prestazioni delle cuffie stesse, ma nelle caratteristiche anatomiche di una determinata persona e del suo apparato vestibolare.

Per non sprecare i tuoi soldi, chiedi agli amici che hanno tali cuffie di prenderle in prestito per un paio di giorni o chiedi al negozio le opzioni di reso prima di acquistare se le cuffie non funzionano per te.

Secondo la legge sulla tutela dei consumatori e l'articolo 502 del codice civile, puoi restituire un prodotto di buona qualità al negozio entro 14 giorni dalla data di acquisto. Ma il negozio potrebbe insistere sul fatto che queste cuffie sono articoli tecnicamente complessi che non possono essere restituiti o scambiati.

Siamo impegnati nella riqualificazione

Guarda in modo critico il layout del luogo in cui stai lavorando. Hai uno spazio dedicato per la cucina e cos'è: una stanza separata, una staccionata o un tavolo al centro della stanza con bollitore e caffettiera?

La caffettiera e gli altri elettrodomestici rumorosi dovrebbero essere isolati il più possibile dalla stanza principale. Se c'è una recinzione separata, prova a negoziare come portarla al soffitto e separare la cucina dall'area comune con una porta.

Le stampanti e i refrigeratori devono essere posizionati il più lontano possibile dai luoghi di lavoro.

L'ufficio dovrebbe essere diviso in aree rumorose e tranquille. Riunire esperti di marketing e programmatori è una cattiva idea per entrambi i reparti.

Organizza il tuo posto di lavoro in modo tale che sia piacevole per te essere lì, perché trascorriamo la maggior parte della giornata al lavoro. Un posto di lavoro confortevole è un equilibrio tra apertura e spazio personale. Puoi isolarti dai colleghi con fiori, un tramezzo o un armadietto senza lasciare lo spazio comune.

Risparmiamo tempo

Il pericolo dello spazio aperto è che ogni dipendente è quasi a debita distanza. Quindi il vantaggio di un tale layout si trasforma in una maledizione, perché sei costantemente distratto. Allo stesso tempo, quello che potrebbe essere un compito urgente e importante per il tuo collega si rivela non urgente e non importante per te.

Quando si prendono gli appuntamenti, attenersi alla regola dell'evidenziazione dei partecipanti obbligatori e facoltativi, al termine della riunione di pianificazione, inviare a tutti un protocollo con le decisioni finali e le scadenze per il completamento delle attività.

Dedica del tempo che sarà tuo solo per completare i tuoi compiti, quando nessuno dei tuoi colleghi ti distrarrà con le sue domande. Comunica in anticipo ai tuoi colleghi che ti stai preparando per una scadenza importante per l'intero team, quindi chiedi loro di non disturbarti in un determinato giorno o ora.

Lavorare in uno spazio aperto è una serie di compromessi. Inizia i cambiamenti con te stesso e il tuo ambiente immediato, poi gradualmente il resto dei tuoi colleghi raggiungerà i nuovi standard. Anche se non sei un manager, ma un normale impiegato, puoi cambiare in meglio la vita del tuo ufficio. Basta prendere una posizione attiva e promuovere le tue idee.