5 errori principali nella gestione del tempo che ci impediscono di poter fare tutto

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Facciamo un elenco di attività e cerchiamo di attenerci al programma, qualunque cosa accada. Ma non importa quanto ci sforziamo, appariranno comunque compiti nuovi e urgenti. La lista si sta allungando e non possiamo scrollarci di dosso la sensazione che il tempo ci stia letteralmente sfuggendo di mano. Quindi cerchiamo di capire quali errori commettiamo più spesso e come gestire correttamente il nostro tempo.

1. Non diamo priorità

Naturalmente, una lista di cose da fare è un modo efficace per organizzare i tuoi pensieri su ciò che deve essere fatto. Ma se non dai la priorità, la cosa più importante può semplicemente scomparire. Devi capire la direzione, lo scopo della tua attività e non saltare da un compito all'altro. L'assegnazione di priorità inappropriata può dire molto sull'ambiente di lavoro attuale.

Molte persone che lavorano in un team si sentono a disagio quando i loro capi o colleghi chiedono loro di fare qualcosa: posticipano i loro compiti attuali, non danno priorità e quindi non seguono il loro programma. Pertanto, se stai pianificando la tua giornata, settimana o mese, chiediti qual è il compito più importante per te durante questo periodo.

Accade spesso che lavorare su un compito importante prenda tutti i pensieri e sfocia gradualmente nella procrastinazione. Perché di solito richiede un serio sforzo mentale e una concentrazione completa. È molto più allettante fare piccoli compiti di cinque minuti tutto il giorno che un compito grande che non è facile, anche se alla fine porta molto ritorno.

2. Sopravvalutiamo la nostra forza

Sopravvalutare le tue capacità è un noto peccato nella gestione del tempo. Quando pensi che un compito durerà al massimo un paio di minuti, ma ci vuole almeno mezz'ora. Per evitare questa situazione, prima di iniziare il lavoro, scrivi da qualche parte quanto tempo ci dedicherai.

Se l'attività richiede 25-30 minuti, assicurati di inserirla nella pianificazione.

Un altro consiglio: pensa due volte quanto tempo potrebbe effettivamente richiedere l'attività.

Se sei sicuro che il lavoro durerà 30 minuti, metti da parte un'ora nel tuo programma per motivi di sicurezza. Altrimenti, potresti diventare uno di quegli sfortunati maniaci del lavoro che lavorano tutta la notte.

All'inizio della giornata, prenditi 10 minuti per controllare il tuo programma. Fatto: 10 minuti di pianificazione al mattino ti faranno risparmiare un'ora durante la tua giornata lavorativa. Ma non caricare tutta la tua agenda, ricordati di lasciare un po' di tempo libero per compiti nuovi e/o imprevisti.

3. Distratto

L'attenzione distratta è la causa principale della procrastinazione. E, soprattutto, i social network e la posta ci distraggono dal lavoro. Per evitare ciò, ti consigliamo di disattivare le notifiche della posta in arrivo quando provi a concentrarti sulle sfumature di un'attività o di specificare un intervallo per le notifiche, ad esempio ogni tre ore. Questo ti aiuterà a non essere distratto da lettere ogni due minuti.

Un altro ottimo modo per farlo è mettere da parte del tempo speciale nel tuo programma che dedicherai a lavorare con le tue caselle di posta. Controllare costantemente la propria posta significa prestarvi poca attenzione: si scansiona velocemente la lettera e altrettanto velocemente si invia una risposta, spesso imprecisa e con errori di battitura. Scusarsi e rispiegare ciò che intendi veramente è una perdita di tempo che avrebbe potuto essere evitata.

Il disordine può anche essere molto fastidioso. Cartelle sparse con fogli sulla scrivania, caos nelle forniture d'ufficio, appunti che non si trovano in questo casino… Imposta una regola per pulire la scrivania ogni volta alla fine della settimana e buttare spietatamente via le carte che non servono a te ed è improbabile che sia necessario.

4. Pensiamo che contare il tempo speso non sia necessario

Ci sono due modi per liberare tempo: ignorare nuove attività o razionalizzarne l'uso. Ma finché non inizi a tenere traccia di quanto tempo dedichi a una particolare attività, non saprai quale metodo è giusto per te.

Per una settimana o due, cerca di tenere traccia del tempo che dedichi agli incarichi di lavoro. Questo ti aiuterà a vedere e analizzare come trascorri il tuo tempo e, in futuro, a evitare i tuoi errori.

Sei costantemente interrotto da telefonate o bussi alla tua porta? Passi troppo tempo su Internet o controlli troppo spesso la posta? Scopri quanto tempo impieghi per svolgere queste attività improduttive e sviluppa una strategia per ignorarle o ridurne il numero.

5. Crediamo nel multitasking

Gli esperti di gestione del tempo dicono con una sola voce: non esiste il multitasking. Ciò che viene comunemente definito "multitasking" è in realtà il passaggio da un'attività all'altra, e non c'è niente di buono in questo.

Per il miglior risultato, devi concentrarti su un'attività, impostare un timer e lavorare solo all'ora designata.

Ripeti a te stesso come un mantra: "In questo momento finirò questo compito" - e non salterai da un compito all'altro.